干部人事檔案材料收集歸檔工作分析

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[摘要]由于現代化的干部人事檔案材料收集歸檔工作在內容復雜性和層次高度的要求上都有所提升，因此需要不斷完善管理工作制度和管理工作方法。文章從干部人事檔案收集歸檔管理的重要價值探索及需要注意的要點出發,提出了優化干部人事檔案材料歸檔工作制度建設的有效策略：完善宏觀制度體系、制定針對性制度規范、利用信息技術實施管理、注重形成長效管理機制，以期增強干部人事檔案材料收集歸檔工作規范化建設實效。

[關鍵詞]人事檔案材料；收集歸檔；制度建設；完善措施

一、引言

干部人事檔案材料的收集和整理歸檔是一項對細致性和專業性要求都非常高的工作。尤其是隨著工作單位規模的擴大以及相關管理工作層次的提升，干部群體的人事檔案收集和管理更需要在工作思路和工作方法上實現完善和提升。制度對于檔案材料的收集與歸檔工作發揮著非常重要的指導作用，基于新時代檔案管理的要求，不斷完善制度，豐富制度內涵，實現各系統共同管理和支持，是提高干部人事檔案資料質量的有效途徑。

二、干部人事檔案收集歸檔工作的重要價值探索

（一）提升干部隊伍素質

雖然干部人事檔案具有內容固定的特征，但基于檔案形式的信息資源是相對比較完善而充分的。在這種情況下，單位內部的干部群體的整體文化素質水平、工作經歷以及一些細節的個人信息都可以通過檔案信息進行反映。這意味著做好人事檔案材料的收集歸檔工作，能夠通過規范而系統的方法和資源，對干部的整體形象進行全方位的了解[1]。若部分干部的檔案材料中出現與工作單位要求不符或本身的內容方面存在問題的情況，則有利于相關工作人員及時通過檔案材料的信息發現干部隊伍的基礎工作能力、文化素質以及思想覺悟水平等，都可以初步通過人事檔案材料的信息進行把握和判斷，確保長期服務于單位的干部隊伍在素質水平上達到較高的層次。

（二）優化檔案內容結構

在實施檔案材料管理工作的同時，檔案材料中的信息也需要同步及時進行更新和優化。不同類型的干部在其工作內容和工作崗位能力要求上存在一定的差異。干部檔案信息所需要捕捉的側重點除了基礎的信息內容外，也會存在一定的差異。做好這方面檔案資料的管理工作有利于管理人員結合各崗位工作人員的實際能力需求和具體情況，通過管理工作實現檔案信息內容的不斷更新與采集，幫助上層決策者對干部群體工作能力提升狀態進行把握。在干部隊伍檔案信息的優化完善過程中，也能夠幫助上層管理者對干部信息的準確性和有效性進行進一步的控制和把握，在不斷完善的過程中，對照觀察出干部隊伍的成長和發展趨勢，為調整好干部隊伍的內部結構、找準干部隊伍進一步提升和發展的方向提供參考[2]。

（三）解決管理工作問題

干部隊伍檔案材料的收集和整理過程中可能會發現的問題有兩種類型。一是檔案信息內容本身存在問題和不足，需要在歸檔整理的環節加強管理力度，從細節出發控制檔案信息的內容結構和內容真實性，提高檔案信息本身的有效性和可靠性。二是在干部隊伍檔案信息材料的管理過程中，由于所應用的管理方法存在問題和不足，導致檔案管理工作可能出現信息采集和信息調用環節的漏洞。例如單一應用人力資源開展檔案信息的歸檔整理工作，可能會由于人員自身的工作責任心不足或工作中的常規誤差，導致一些重要的檔案信息內容在收集整理中出現準確性不足的問題[3]。在不斷完善檔案信息管理制度方法和執行流程的過程中，這些問題都可以基于新方法的應用和新的工作思路的應用得到有效的解決，使得干部檔案信息和材料的管理工作在成效上得到更進一步的提升。

三、現階段干部人事檔案材料收集歸檔工作需要注意的要點

（一）提升原始信息的可靠性

原始檔案信息內容對于整體性的檔案管理和完善工作具有非常重要的作用。當原始的檔案信息內容出現問題，后續的檔案信息完善可能會存在方向性和有效性上的誤差，因此，對原始信息資源的采集和整理工作管理人員應當提出更高層次的標準化要求，一方面促使原始信息資源在實踐應用中發揮出應有的作用，另一方面，這也是為后續的檔案管理和分析工作提供便利的一個重要條件。人事資料是整個檔案信息系統得以構建的重要基礎，在現代化的干部人事檔案收集歸檔工作的開展中，只有保障基礎性的信息檔案在全面性和有效性上達到更高的水平層次，才能在進一步發展變化過程中，確保人事信息檔案能夠相互銜接，這也是給檔案管理人員提供信息內容，對照觀察便利的有效方法。只有原始信息的準確性和合理性達到預期的要求，才能確保干部人事檔案材料在收集歸檔時能夠進行準確的分類和全面的收集。

（二）做好檔案信息檢驗工作

定期的檢驗和分析主要是為了確保大量的信息檔案在保存的全面性和歸檔整理的系統性上，達到較高的水平層次。尤其是干部隊伍人員，根據其在本單位的重要職責和工作性質，在這部分人員的檔案管理工作的基礎上，更要注重細節性和規范性。定期的整理和檢驗有利于及時發現實踐中可能存在的漏洞和問題，對于可能出現誤差和出現錯誤的檔案信息內容進行及時的甄別和調整。隨著人事變動和人員崗位的變動，檔案信息內容和相關材料也在不斷地充實和變化。這種變化不僅意味著干部人員本身的能力素質和履歷含金量在不斷提升，也提示管理人員需要結合檔案信息變化的趨勢和具體內容進行定期歸檔和整理。這不僅是為了避免檔案信息資源的管理出現混亂的現象，也是定期幫助相關工作人員整理個人工作思路、找到現階段工作中的實際問題的過程。在對已經歸檔整理的信息資源和材料進行定期檢驗的過程中，若發現檔案存放方式不合理或檔案信息在歸檔時的類別出現誤差時，也能夠及時進行調整和改善，使得系統化的檔案信息管理在準確性上得到保障。

（三）提升管理人員能力水平

盡管現階段檔案信息管理、檔案收集等各個環節的細化工作已經逐步引入信息化的管理方法，但管理者仍然是負責相關工作開展的核心和重要力量。因此，從管理者本身的角度入手提升其工作責任心、保持其積極的工作態度發揮著非常重要的作用。只有管理者本身能夠保持穩定的工作態度和積極的工作狀態，才能確保大量而連續性較強的歸檔資料和信息管理工作在落實效果上達到預期的要求。基于檔案資料的收集和歸檔管理工作的細節性和專業性方面的特殊要求，從事相關工作的人員群體，也需要在責任心和工作態度上達到更高的水平層次。管理者能夠本著嚴謹認真的態度，結合工作實際要求落實執行各個環節的工作任務，才能確保復雜而內容豐富的干部人事檔案材料收集歸檔工作在具體落實中取得更好的效果。過硬的工作態度和工作能力也是通過責任心和工作中對細節問題的把握來體現的。管理者在工作責任心和工作細節性上存在缺乏現象，也會導致具體工作的開展在實踐中出現問題和漏洞，嚴重時會影響到管理部門或各部門工作的順利開展。

四、現階段干部人事檔案材料歸檔工作制度建設的有效策略

（一）完善宏觀制度體系

宏觀制度體系是指支撐整個干部人事檔案管理工作開展和單位發展的制度體系。這部分制度體系的內容不僅要結合已有的管理工作經驗進行制定，也需要結合現階段單位發展和建設的實際情況，以及干部隊伍建設的基本要求進行完善和制定。基于干部群體的特殊性，這部分人事檔案的管理工作中，需要對具體的信息內容和管理工作方法進行嚴格的規范，一方面保障管理工作本身能夠順利推進，另一方面也應注重對這部分信息內容本身進行一定程度的保密，以確保干部人事檔案在實踐工作中作用的充分發揮。宏觀上的管理制度在其中發揮的作用是非常重要的。單位內部的相關管理人員和決策者應當基于干部隊伍的實際情況，首先進行初步了解，對于已有的檔案信息內容結構和側重點進行全方位的把握，在此基礎上結合不同的檔案材料類型，制定宏觀上具有體系性的管理制度內容，重視檔案信息材料的完整性。另一方面，對于檔案信息的準確性和可靠性也要加大核實和檢驗力度。具體到宏觀制度體系的建設方面，內容可包括以下幾部分：一是制度體系中應針對檔案材料收集和歸檔工作的開展程序進行明確的規定，為相關工作人員的具體工作落實和執行提供依據和指導。二是制度體系中應明確需要把握的內容結構，確保各方面的檔案信息資源形成一個獨立而完善的內容體系。避免雜亂無效的檔案信息進入整體檔案信息資源庫，干擾檔案信息的分類管理和實踐應用。三是制度體系中還應包括對檔案管理質量的具體要求，以及如何采取措施，消除檔案管理中的問題和漏洞，懲處責任人。只有在制度體系中除了常規的崗位要求外，還包括一些獎懲措施，才能充分發揮制度管理和約束的積極作用。

（二）制定針對性制度規范

所謂的專項制度，內容是制度體系建設中體現精確性和針對性的一系列制度。對于干部人事檔案收集和歸檔管理工作來說，不同類型的檔案信息在應用的需求和對干部本身的意義上有一定的差別。因此，各方面的檔案信息在保密級別重要程度上也具有一定的層次性劃分。制定專項的管理制度，有利于將一些常規數據信息與保密級別較高的信息有效區分開來，通過制度差異，提高相關信息資料的歸檔和保護，從而確保多元化的信息在實踐應用中能夠充分發揮出其作用。對于歸檔收集工作本身來講，層級化的制度也能夠為具體崗位工作人員的工作開展提供更加具有細節性的方式方法指導，使得最終的檔案管理工作和歸檔操作能夠在實踐中更加精準有效地得到落實。具體來說，針對干部人事檔案材料收集與歸檔工作的制度可包括檔案調用程序的相關制度、檔案信息完善或瀏覽查閱時的程序制度等多個方面。只有具體的檔案信息管理實踐有了針對性的制度支撐，管理工作中可能出現的一些細節漏洞和問題才能得到針對性的控制和解決。

（三）利用信息技術實施管理

信息化管理模式的引入應用，不僅體現了加強網絡平臺和信息技術與各行業的融合，也是實現制度建設質量提升的有效途徑。尤其是對復雜度高、專業要求高的干部人事檔案資料的采集和歸檔管理，信息系統和管理思想的引入應用更有利于保障干部人事檔案管理質量，使這部分支持發展整體單位，并從根本上保障和優化建設骨干的信息資源。信息化管理系統的引入和應用，不僅體現了現代干部人事檔案管理和收集的先進性，而且管理模式本身在效率和質量上也將達到更高的水平。因此，在制度建設中，還要配合這種現代管理制度和管理模式，制定有針對性的管理制度，促使信息化的檔案管理和歸檔采集工作在執行落實時也有相關的依據作為指導。具體來說，在信息化背景下，檔案管理中的人員角色分配和權限分配是確保管理和歸檔工作順利開展的重要前提條件。制度建設的過程中，要結合不同人員的崗位特征和所承擔的檔案采集管理工作內容，制定相應的管理制度，確保在先進的信息化管理體系指導下的檔案管理工作也有相應的制度做支持。另外，制度的執行和管理層級的劃分也可以基于信息化系統進行共享和瀏覽，這也是確保制度在歸檔管理工作中能夠全方位發揮作用的一個重要方法。

（四）注重形成長效管理機制

制度作為開展管理工作的重要依據，其本身也應當結合實際進行不斷完善和優化。只有制度體系能夠結合工作單位的實際發揮出持續性的保障作用，才能夠在具體工作的開展中體現出應有的價值。因此，無論是檔案管理人員還是上級的制定人員，都應當認識到制度體系的不斷完善是充分發揮出制度作用的重要前提條件，從而在制度執行落實的過程中及時發現問題，為制度的進一步完善和優化提供重要的依據。同時，制度體系的完善和優化也包括一些創新的制度內容和制度制定執行思路的融入，只有結合本單位的工作實際以及現代化的檔案管理與檔案材料歸檔工作方法引入應用先進的落實方法和整體思路，才能確保制度在現代化的干部人事檔案材料收集歸檔工作中發揮出應有的作用。另外，不斷完善制度體系本身也是為單位的長期發展建設提供重要動力的保障性措施。

五、結語

干部人事檔案材料的收集歸檔工作在專業性、針對性和系統性方面都提出了非常高的要求。干部人事檔案的收集歸檔工作也需要相應的制度體系做支持?；诖耍瑥闹贫润w系本身的角度實現完善和優化是從根本上提升檔案管理和收集工作有效性的科學方法。相關管理人員應當重視針對單位干部人事檔案材料的收集歸檔工作，提高工作開展的技術性、細節性，促使這項工作的開展能夠穩定有序地推進。

參考文獻：

[1]張永梅.干部人事檔案材料收集歸檔工作探討[J].卷宗,2020,010(005):66.

[2]譚小兵."五個抓住"讓干部人事檔案材料收集不再難[J].檔案時空,2019(1):1.

[3]余璐.干部隊伍建設與干部人事檔案工作內在邏輯和實踐路徑[J].辦公室業務,2021(19):2.

作者：吳桂芬 單位：桂林師范高等?？茖W校