機關檔案數字化管理問題及策略

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摘要：推進檔案數字化管理是機關檔案管理發展必然趨勢。在共享視域下推進機關檔案數字化管理，必須牢固樹立共享服務理念，建立共享服務標準，整合共享服務資源，強化共享服務安全，提升人員素質能力。

關鍵詞：共享視域；機關檔案；數字化管理；共享

隨著現代信息技術在機關檔案管理中的深度融合和應用，機關數字檔案建設已成為時代潮流。機關數字檔案建設主要目的是提高檔案服務的效率，共享是提高檔案服務效率的重要途徑[1]。機關檔案數字化管理共享服務，可以更好地實現機關檔案資源的社會價值和經濟價值。

一、共享視域下機關檔案數字化管理的意義

機關檔案數字化管理的意義主要體現在以下幾個方面[2]。1.機關檔案數字化管理，有助于提高檔案管理效率。在機關傳統檔案管理模式中，檔案管理工作程序煩瑣、流程冗長、效率低下，特別是在檔案資料利用過程中，僅對于檔案信息資料的收集就可能會耗費大量的人力、物力和財力，如果檔案資料歸檔不規范、不完整、不準確，還會降低檔案信息查詢準確性，影響檔案管理人員的工作積極性。機關檔案數字化管理的實施可以優化檔案信息查詢流程，簡化檔案信息利用程序，減少檔案資料丟失損毀，明顯提高機關檔案管理人員工作積極性。因此，機關檔案數字化管理具備檔案管理的高效性、便捷性、準確性等優勢，有助于提高機關檔案管理效率。2.機關檔案數字化管理有助于提高檔案利用率。機關單位在開展業務工作過程中積累了大量檔案資料。這些檔案資料對于不同階段的業務開展具有很強的參考借鑒價值。如果機關檔案管理還是繼續采用傳統的管理模式，需要檔案資料的時候還要到檔案管理部門調取信息，不僅利用程序煩瑣、效率低下，還可能造成檔案資料的丟失。機關檔案數字化管理，可以把檔案信息儲存在檔案管理系統中，需要調取相關檔案的時候，可以直接通過檔案管理系統查閱，大大提高了機關檔案利用效率。由此可見，機關檔案數字化管理可以為檔案用戶共享使用創造條件，檔案用戶可以多人異地同時查閱，快速查找檔案信息，減少檔案查詢時間，提高機關檔案利用效率。3.機關檔案數字化管理有助于提高檔案管理效益。機關檔案管理，社會性應該是要放在第一位的，但是在確保機關檔案管理社會性的基礎上，還要提高機關檔案管理的經濟性，盡可能減少檔案管理的人力、物力與財力投入[3]。在機關檔案傳統管理模式下，檔案管理人員所從事的檔案工作挑戰性較小，以重復性勞動為主，長此以往導致他們在工作中存在一定的反感心理，可能導致工作質量和工作效率、機關檔案服務水平的下降，甚至對機關社會形象產生負面影響。因此，推進機關檔案數字化管理可以提高檔案管理人員工作積極性。電子檔案存儲節約了大量辦公用房，減少了實體檔案存儲維護費用，不僅提高了機關檔案管理效率和服務水平，還可以大大降低機關的資源投入，提高機關檔案管理效益。

二、共享視域下機關檔案數字化管理現狀與問題

推動機關檔案數字化建設，對于提升檔案管理服務水平具有重要作用[4]。但在實踐過程中，受管理意識、人員能力素質、服務體制機制等影響，機關檔案數字化管理過程中還存在諸多問題，主要體現在以下三個方面。1.機關檔案數字化管理缺少服務意識。在推進機關檔案數字化建設過程中，檔案管理部門不僅承擔了機關檔案內部管理職責，還承擔著外部服務職能[5]。在機關檔案數字化管理過程中，機關檔案不僅要服務本單位或本部門，還要為社會公眾做好檔案服務，才能更好地體現檔案服務經濟社會發展的作用。但是，在機關檔案數字化管理過程中，檔案管理部門的服務意識較為淡薄，主要是由兩個方面的原因造成的：首先，機關檔案管理缺乏必要的外部監督。監督機制是機關檔案數字化管理機制的重要組成部分，但是現階段沒有建立機關檔案數字化管理的內部監督機制，外部監督機制也缺失，從而導致機關檔案管理人員的服務意識淡薄，不僅影響了機關檔案數字化管理工作的開展，也限制了機關檔案的共享服務。其次，機關檔案數字化管理工作宣傳引導不到位，未能牢固樹立機關檔案服務社會的思想理念，阻礙了機關檔案數字化管理服務質量的提高。2.機關檔案數字化管理人員素質能力不足。在機關檔案數字化管理過程中，人才是最活躍、最關鍵的因素，也是主要的推動力量。機關檔案數字化管理與傳統檔案管理之間差距較大，特別是要求檔案管理人員具有專業的數字檔案管理素質與能力。一些機關在推進數字檔案建設的時候缺乏專業數字檔案管理人才，主要是由兩個方面原因造成的：首先，機關檔案管理人員招聘工作缺乏規劃，過于看重人員學歷、畢業院校和專業，但是對于人員的數字檔案管理實際能力缺乏考察，導致招聘的檔案管理人員素質能力無法勝任實際工作需要，不僅影響機關檔案管理工作的開展，還影響了機關數字檔案發揮信息服務功能。其次，機關檔案管理工作中，由于人員編制緊張和工作任務量較大等多方面原因，缺少對檔案管理人員知識與能力的持續培訓，導致其知識無法勝任機關檔案數字化管理要求。3.機關檔案數字化管理共享服務體制機制不健全。基于共享視域推進機關檔案數字化管理，必須建立機關檔案數字化管理共享服務體系，這也是機關檔案數字化管理共享服務開展的重要保障，對其具有決定作用。在機關檔案數字化管理實踐中，還面臨著共享服務體制機制不完善等問題，主要表現在以下兩個方面：首先，機關檔案管理制度落后，與機關檔案數字化管理實際不相匹配，對機關檔案管理人員的數字共享服務行為缺乏約束，特別是對機關數字檔案信息的安全管理缺乏約束力，在設計機關檔案管理制度時，缺乏對共享的規劃與融入，導致機關檔案管理制度中缺失數字檔案共享服務要求。其次，機關檔案管理制度缺乏獎懲機制。開展機關檔案數字化管理共享服務，必須有相應配套的獎懲機制，從而更好地提高機關檔案管理人員的工作積極性。但是在設計機關檔案數字化管理共享服務制度的時候，由于未能建立完善的獎懲機制，導致機關檔案數字化管理共享服務意識缺位、能力不到位。

三、共享視域下提升機關檔案數字化管理水平的對策

針對當前機關檔案數字化管理過程中存在的問題，主要從以下五個方面提升機關檔案數字化管理水平[6]。1.樹立機關檔案數字化管理共享服務理念。共享視域下推進機關檔案數字化管理，必須把共享服務理念放在第一位。機關數字檔案的共享服務開展，要以協同理念為基礎，清除機關數字檔案共享服務的界限，以“一盤棋”思想來構建機關數字檔案共享服務體系。首先，要重視現代信息技術，特別是大數據技術、云技術在機關檔案數字化管理中的深度應用，對機關各類檔案資源進行整合，建立基于用戶需求的機關數字檔案共享服務平臺。其次，在推進機關檔案數字化管理過程中，結合機關檔案用戶需求和現代信息技術特點，提供適配場景需要的機關數字檔案資源服務場景，重點可以借助各類移動終端和智能終端，建立機關數字檔案共享服務系統，并確保機關數字檔案資源接入服務的快速性和便捷性。2.建立機關檔案數字化管理共享服務標準。檔案用戶需求是機關檔案數字化管理共享服務開展的源頭。但是，機關檔案數字化管理過程中推進共享服務，利用空間的有限性是其主要制約因素。機關檔案傳統管理模式中，各個區域、行業、部門的檔案管理要求不盡相同，基本上采取各自為政的檔案服務標準，不僅技術標準存在差異，服務標準也各不相同，直接限制了機關檔案數字化管理中的共享服務工作開展。因此，要建立健全機關檔案數字化管理共享服務標準，就要對機關數字檔案共享服務范圍和內容進行明確，在共享服務的技術標準和管理標準上實現協同，以一個標準框架推進機關檔案數字化管理共享服務工作。總之，機關檔案數字化管理共享服務工作的推進，不僅要針對機關檔案管理工作實際開展，還要在共享理念之下建立統一的服務標準。3.整合機關檔案數字化管理共享服務資源。資源整合是實現機關檔案數字化管理共享服務的重要內容。首先，在對機關檔案數字化管理共享服務資源進行整合過程中，不僅要考慮機關檔案的自身特點，還要充分考慮檔案用戶的實際需求，確保供需平衡。因此，要建立基于用戶需求的機關檔案數字資源系統，確保機關數字檔案資源是用戶真正需要的。其次，在推進機關檔案數字化管理共享服務過程中，機關檔案管理部門和檔案管理人員要主動轉變服務方式，把機關檔案服務工作積極延伸到社會更多群體之中，變被動為主動，對機關檔案數字化管理共享服務范圍進行拓展延伸，把機關數字檔案價值發揮到最大化。最后，要主動應用現代信息技術，特別是大數據技術，對用戶需求進行深度挖掘，精準把握用戶對機關數字檔案資源的個性需求，為其提供精準檔案服務，提升機關檔案數字化管理共享服務的效率與水平。4.強化機關檔案數字化管理共享服務安全。安全是機關檔案數字化管理共享服務的生命線。為了加強機關檔案數字化管理共享服務的安全性，必須從管理、組織、技術等方面共同入手，全面保證機關數字檔案資源安全。首先，要加強機關檔案數字化管理共享服務制度建設，采取自上而下和自下而上相互結合的方式，建立共享服務安全制度體系，涵蓋管理制度、執行制度、行為制度和監督制度。其次，要加強機關檔案數字化管理共享服務組織建設，成立專門的推進保障機構，明確機關檔案數字化管理共享服務實施部門和人員的職責，以及檔案管理部門和機關其他部門之間的配合職責，建立“分工不分家”的工作推進局面。最后，要加強機關檔案數字化管理共享服務技術保障，注重云技術在機關數字檔案傳輸、存儲中的利用，注重大數據技術在機關數字檔案開發、利用中的應用，不僅可以保障機關檔案數據資源安全，還可以確保機關檔案數字化管理共享服務質量。5.提升機關檔案數字化管理共享服務人員能力。在推進機關檔案數字化管理過程中，要建立一支專業的數字檔案管理人員隊伍，并加強對他們的服務能力培訓。首先，要注重機關檔案管理人員招聘選拔，不僅要注重對檔案管理知識與能力的考察，還要注重對數據管理能力的要求，以及對檔案共享服務意識的考核，選拔和培養檔案管理基礎知識扎實、大數據技術應用熟練、檔案管理能力強的專業服務人員。其次，要加強對機關檔案管理人員的共享服務能力培訓，通過舉辦各類培訓活動提高機關檔案管理人員的素質與能力，使他們能夠更好地適應機關檔案數字化管理發展趨勢，更好地應對機關檔案數字化管理共享服務新要求。在共享視域下，現代信息技術在機關檔案管理中廣泛應用，機關檔案數字化管理共享服務是必然趨勢，也是機關檔案資源更好發揮社會效益和經濟效益的重要路徑。在推進機關檔案數字化管理過程中，要牢固樹立共享服務理念，建立共享服務標準，整合共享服務資源，強化共享服務安全，提升人員素質能力。

參考文獻

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[6]吳加琪.區域檔案信息資源共建共享實現機制研究———以浙江省檔案信息資源共建共享工作為例[J].檔案與建設，2016（6）：17-20+29.

作者：姜東艷