高校檔案信息化建設與服務創新路徑

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摘要：數字時代背景下對高校檔案管理工作提出了新要求。部分高校未積極推進檔案信息化建設和檔案管理工作的轉型升級，在服務能力、服務水平和服務方式等方面存在明顯不足。高校應認識到數字信息技術的優勢和特點，結合檔案服務對象的需求，對高校檔案服務方式、服務內容進行創新，更好地實現檔案信息的價值和作用。

關鍵詞：信息化建設；檔案；高校；服務創新

在數字化轉型背景下，高校檔案工作出現了新的特征和需求。新時代高校有必要給予檔案信息化建設足夠的重視，充分認識數字化轉型對于高校檔案信息化建設產生的影響，將現代信息技術與高校檔案管理工作有機融合，提升高校檔案信息化建設水平［1］。探討在這一背景下高校檔案信息化建設的現狀、路徑等問題，對于推動高校檔案管理現代化，跟上時代發展步伐，具有重要意義。

1數字化轉型背景下高校檔案信息化建設與服務創新現狀

信息化是高校教學科研及發展的重要方向和任務，高校應將檔案信息化建設與其他工作放在同等重要位置，同步推進。但目前部分高校檔案信息化建設還存在一些問題，制約了檔案信息化建設與數字化轉型。

1.1高校檔案信息化建設水平需提高

部分高校對檔案信息化建設重視不足，使其滯后，檔案信息資源整合能力較差，檔案管理只停留在檔案保管和簡單的服務層面，難以與高校其他系統和政府相關部門系統建立起有效的檔案信息共享機制，無法實現對電子檔案信息的充分利用，“信息孤島”問題依然存在，限制了高校檔案信息資源的開發、利用與整合。部分高校缺少從宏觀層面對檔案信息化建設的系統規劃，較少對檔案信息化建設的必要性和技術可行性的考慮，影響了高校檔案數字化轉型的有序推進。一些高校檔案信息化建設思路不清晰，仍然處于起步探索階段，或者多借鑒其他高校的發展思路，缺少自身特色，在服務環節難以為用戶提供多元化的信息服務，對信息資源挖掘深度不夠，檔案信息化服務質量和效率提升緩慢。

1.2檔案信息化建設人才隊伍建設相對滯后

人才隊伍建設對于高校檔案信息化建設具有重要影響，高校在檔案信息化推進過程中，應充分認識到傳統檔案管理模式已經很難適應時代發展趨勢［2］。當前，部分高校檔案人才隊伍建設不盡如人意，一些檔案管理人員雖有豐富的檔案管理經驗和相關專業知識，但缺少信息素養和信息技術能力，難以為檔案信息化建設和數字化轉型提供助力。部分高校檔案管理人員非專業出身，對檔案管理了解不深，推進檔案信息化建設的主動性和專業能力不足。部分高校未開展相應的技能培訓和安全教育。一些高校雖然從宏觀層面將人才建設納入檔案信息化建設體系之中，但落實不力，影響了高校檔案信息化建設的整體推進和質量提升。

1.3檔案信息化服務基礎相對薄弱

部分高校對服務基礎建設重視不足。一是數字檔案信息收集不全面，標準不統一。高校檔案信息化建設涉及多個主體、多個層面，要想實現對檔案信息資源的全面收集和利用，就需要高校相關部門的密切配合和廣泛參與。但高校一些部門對檔案信息化重視不足，并未主動與檔案管理部門溝通協調，導致部分重要的檔案信息收集不全面。有的檔案信息內容不全面、格式不準確，也在一定程度上影響了數字檔案信息的質量。二是數字檔案信息服務范圍較小。部分高校所形成的檔案信息資源只為校內師生服務，在一定程度上阻礙了高校檔案信息資源共享的發展步伐。

2數字化轉型背景下高校檔案信息化建設與服務的創新路徑

數字化轉型背景下，高校在推進檔案信息化建設過程中應切合檔案信息服務的實際需要，從宏觀層面對高校檔案信息化建設進行規劃和設計，進一步明確高校檔案信息化建設的具體思路，積極推進高校檔案信息化創新發展和服務創新。

2.1推動高校檔案信息化建設創新

數字轉型時代，高校應轉變傳統的檔案管理思路，樹立起檔案信息化建設理念，給予高校檔案信息化建設足夠的重視，將其納入高校整體發展規劃。應從全局出發對高校檔案信息化建設進行科學謀劃，有組織、有目的、有系統地推進高校檔案信息化建設工作，進一步提升高校檔案信息化建設的智能化水平［3］。在具體實施過程中，應結合各校實際，完善相應制度機制，加大對高校檔案信息化建設的資金投入力度，落實好相應的軟硬件配套措施，確保高校檔案信息化建設順利開展。一是給予高校檔案信息化建設足夠的重視。高校應充分認識到檔案信息化建設的必要性和重要性，制定相應的制度規范加以推進。同時，在檔案信息收集管理過程中應形成統一標準的管理模式，實現高校檔案管理規范化，確保高校檔案信息齊全完整，為后續檔案信息資源開發利用創造有利條件。高校有關領導應對檔案信息化建設遇到的問題進行研究，拿出具體的解決方案，進一步提升檔案信息化建設的成效。二是完善高校檔案信息化建設軟硬件設施。高校應結合檔案信息化建設實際需要，制定相關硬件設施采購方案，并給予一定的資金支持，確保檔案信息化建設有扎實的硬件保障。同時，根據檔案信息化建設實際需要，構建軟件管理系統，進一步增強軟件管理系統的可操作性。嚴格按照高校檔案管理發展規劃，加大對高校檔案管理信息軟件系統開發力度，從設計之初就充分考慮高校教學科研對檔案信息的多樣化需求以及在檔案管理過程中可能出現的不確定因素，確保高校檔案軟件管理系統能夠適應不同環境，切實為高校檔案信息化建設提供扎實的軟件保障。三是重視高校檔案信息安全。高校檔案信息涉及多個方面，特別是高校很多科研成果和教學方案具有非常重要的科研價值和經濟價值，很容易成為網絡黑客竊取的目標。因此，高校在推進檔案信息化建設過程中應做好檔案信息安全工作，切實防止檔案信息泄密，保證檔案安全。一方面，高校應圍繞檔案信息化建設的具體訴求，對檔案信息安全保密機制進行完善，并加大安全保密制度機制落實力度，為高校檔案信息安全提供扎實的制度保障。另一方面，加大對高校檔案信息安全教育宣傳，強化高校檔案管理人員安全保密意識，將高校檔案安全管理工作落到實處。同時，及時對高校檔案管理系統進行升級，定期對其進行維護，安裝必要的殺毒軟件，對數據進行加密等，防止外部黑客和病毒的惡意攻擊。

2.2推動高校檔案信息化服務創新

隨著網絡信息技術與高校檔案管理工作結合得越來越緊密，為高校檔案信息化建設提供了更為多元化的技術支撐。高校傳統檔案管理模式以人工為主，在服務過程中需要大量人員參與，同時還要耗費大量時間成本和經費成本。因此，新時代高校檔案信息化建設具有其現實的必要性和必然性。高校應將推動檔案信息化服務創新作為改革的重要方面，結合教學、科研實際需要，對服務內容、服務方式進行創新。同時，加大對高校檔案信息資源的整合力度，建立專門的檔案服務網站，將不涉及機密的高校檔案信息資源上傳到服務網站平臺，為社會公眾和高校廣大師生提供更為專業、更為便捷的檔案信息服務。通過檔案服務網站也能夠加強與用戶之間的溝通和互動，了解用戶的現實訴求，并對與用戶需求有關的檔案信息進行系統的分析挖掘，進而為用戶提供更有針對性的智能化檔案信息服務。一是創新高校檔案管理方式。高校應在黨的領導下，結合廣大用戶的實際需要，加強檔案管理部門與用戶之間的溝通和互動，通過互動式的高校檔案信息服務模式，擴大檔案管理部門在高校內部和社會上的影響力。高校檔案部門要充分認識到創新高校檔案管理方式的重要性和必要性［4］。高校檔案部門及人員應深入教學、科研一線，了解教學科研人員對檔案信息服務的具體訴求，并形成相應的高校檔案課題方案，為教學科研工作提供更為系統、扎實的檔案信息支持。同時應廣泛征求廣大人民群眾對高校檔案信息服務的具體要求，在此基礎之上，對高校檔案信息化服務形式進行創新，更好地滿足廣大人民群眾對高校檔案信息服務的多元化要求。二是統籌推進檔案管理工作。高校應結合檔案信息化建設的實際需要，對當前檔案信息化建設的各類資源進行統籌整合，按照檔案信息化建設的具體方案區分輕重緩急，突出重點，推進檔案信息化建設，實現高校檔案數字化轉型。應從源頭抓起，注重高校檔案信息資源的收集工作。高校應對檔案信息化建設的現實意義和必要性進行廣泛宣傳，要求其他部門加強與檔案管理部門的溝通互動，進一步明晰高校檔案信息收集的具體范圍、主體責任、交接環節和執行標準，實現高校檔案信息資源的全面收集，為后續檔案信息資源開發利用和共享創造有利條件。三是加強高校檔案管理人員教育培訓。數字化轉型背景下，高校檔案信息化建設需要優秀的檔案管理人員參與。但目前部分高校在檔案信息化建設過程中對于檔案管理人才培養重視不足，在一定程度上弱化了檔案信息化建設成效，也難以為高校教學、科研和廣大人民群眾提供高質量的檔案信息服務。因此，高校在檔案信息化建設和數字化轉型過程中，應將檔案管理人才教育培訓放在突出位置。一方面，結合高校檔案信息化建設和數字化轉型的實際需要，提升檔案管理人員的信息化素養和專業技術能力，使高校檔案管理人員對于大數據、云計算、人工智能技術有全面了解，并能夠主動將掌握的信息技術與檔案管理工作有機結合，為檔案管理質量提升積極貢獻力量。另一方面，向社會引進優秀的檔案管理人才，充實到檔案管理隊伍之中，為高校檔案信息化建設提供扎實的人才保障。

3數字化轉型背景下高校檔案信息化建設與服務的保障機制

新形勢下，高校檔案數字化轉型有利于實現檔案的高效利用。在推進高校檔案信息化建設過程中應始終樹立“以服務用戶為中心”理念，對高校檔案信息化建設的各個方面進行優化和完善。在具體實施過程中既要對信息化建設和服務方式進行創新，也需要構建全方位的支持和保障機制。

3.1強化物質基礎和技術支持

數字化轉型背景下，高校檔案信息化建設與服務創新是一項系統工程，既要檔案管理人員的主動參與和奉獻，也需要強大的物質基礎和技術支持。因此，一方面，高校應加大對高校檔案信息化建設的資金投入力度，給予檔案信息化建設足夠的資金支持，淘汰老舊的設備，引進先進的信息化設備，為高校檔案信息化建設提供良好的硬件支持。另一面，注重數字化檔案管理技術的引入。當前大數據、云計算、人工智能技術對于高校檔案信息化建設和服務方式創新都產生著直接重要影響［5］。為確保高校檔案信息化建設真正落地，有必要結合用戶需求對高校檔案檔案管理信息系統及服務網站的功能進行優化和完善，并立足校園特色，按照不同的用戶需求，對整個檔案信息服務體系進行創新和優化，提升高校檔案信息服務網站的全面性、系統性和便捷性。此外，還要增強高校檔案信息化安全責任意識，充分認識到現代信息技術在為高校檔案信息化建設帶來技術手段和便捷方式的同時，也面臨著網絡的諸多不確定因素。因此，必須增強信息化檔案安全管理制度機制落實力度，采用更為全面的網絡檔案安全防護措施，保障檔案信息及系統安全。

3.2建設高校檔案數據庫或專題數據庫

隨著高校檔案信息化建設的不斷推進，越來越多的高校檔案需要存儲、開發、利用。因此，有必要引進大數據、云計算等技術，建立高校檔案數據庫，為檔案管理工作和服務工作提供扎實的數據保障。應結合高校檔案數據庫多應用、多用戶任務環境的實際，對檔案數據庫系統進行調整和完善，更好地適應高校各種復雜環境，豐富數據庫功能，實現對高校數據庫檔案信息的深度開發，為用戶提供更為全面的數據庫系統利用體驗。另一方面，應結合高校教學、科研實際，建立專題數據庫，將某一方面的檔案信息資源進行整合，存儲到專題數據庫之中，更好地支持不同專業、不同學科的教學科研工作需要。可以將高校檔案數據庫劃分為學術論文數據庫、科研專利數據庫、檔案內容數據庫和科研成果數據庫等，進一步提升高校檔案信息服務的針對性和系統性。總之，數字化轉型背景對高校檔案管理工作提出了新的要求，特別是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出，要加快推進檔案數字化建設。在此背景下，高校應認真落實國家各項政策和法律法規要求，積極推進檔案信息化建設，進一步提升高校檔案信息資源的管理水平和服務能力。

作者：黃靜 閉線林 黃凡玨