高校財務電子檔案優化路徑

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摘要：在社會發展和科學技術突飛猛進的形勢下，會計檔案的載體形式和要求也在與時俱進，其中以往的紙質會計檔案被磁盤、硬盤等載體所代替，電子會計檔案也摒棄了過去的報表和憑證的查詢形式，取而代之的是校園網查詢。即使電子會計檔案的辦公技術發展很快，但是人們仍然不可避免的被傳統思維所束縛，陳舊的檔案管理方式也仍然存在，所以如何盡快引入先進的檔案管理方式，提高人們的工作效率，一定程度上也是電子會計檔案急需要打破的困境。本文先是介紹了電子檔案的優勢以及在存儲、容量、內容方面和紙質檔案的區別，其次闡述了目前電子檔案管理存在的檔案建立和查閱缺乏制度規范、檔案管理工作不到位等方面的問題，然后探討了高校財務電子檔案的優化路徑。

關鍵詞：高校；財務；電子檔案；現狀；路徑

在計算機如雨后春筍般的快速發展和被人們普及應用的背景下，檔案的管理方式產生了巨大而徹底的變革，檔案的存儲方式也基本上是以信息化為主，并且由于電子檔案的傳遞速度是無可比擬的，也能夠充分的讓人們進行共享，這針對性地強化了檔案部門的服務水平，但也同時暴露出來了一些需要改正的弊病。

一、財務電子檔案管理實施的重要性

高校在過去進行財務檔案管理的時候，基本上是依托于以往的紙質文檔，可是紙質文檔會暴露出來很多缺點，比如紙質文檔會占用過大的空間，保存的時間有限，需要較高的人力成本，查詢也非常的不方便等。在社會不斷發展和進步的背景下，電子信息技術也得到了廣泛的推廣和應用，高校中的工作人員和學生對于檔案的查詢需求也在與日俱增，這也意味著以往的檔案管理模式，在一定程度上不再滿足人們的需求。與此同時，以往的財務檔案管理，也不能充分保障檔案的安全，而實施和加快推進電子財務檔案可以解決此類問題，這一方面可以讓人們共享財務檔案的資源，另一方面還可以極大的符合高校中學生對檔案信息的需要。值得一提的是，采用加密和云端保存的手段，可以針對性的加強的財務檔案的穩定和安全性，也能讓其保存更長的時間。所以需要去采取措施變革過去的紙質財務檔案管理方式，加大力度來實施電子財務檔案，從而更好的符合信息時代下高校信息化的變革和發展。

二、電子財務檔案的特點

從實質上看，電子檔案是基于存儲介質的數字組合，是發揮先進的信息數字技術，將需要保存的內容存在磁盤等載體中。高校財務電子檔案是把財務中涉及的票據、賬簿等信息數據通過數字化的方式存檔，具備財務檔案所需要的不同功能和需要，一定程度上能夠代替實體的財務檔案。值得一提的是，信息技術的快速發展和顯著優勢，讓電子檔案也具備了獨樹一幟的特點，其在存儲介質上和傳統檔案相比更加多樣，方便進行修正、維護，要通過外部設備來實現讀寫等。財務電子檔案讓操作和服務變得更加方便、高效，并且也有了新的標準和要求，和以往的紙質檔案相比，電子檔案的特點有以下幾方面：從存儲介質而言，電子檔案改變了傳統的紙質載體，更為豐富，同時其存儲的容量讓紙質望塵莫及，在進行保存、更改和復制等操作也更便捷。就載體而言，電子財務檔案的查看、輸入等要通過外接設備來實現，這對檔案管理人員的技術也提出來很高的要求。電子檔案是現代化時代下的全新產物，其不僅有紙質財務檔案的內容，同時還涉及現代化的應用軟件、程序。

三、當前高校財務電子檔案的管理現狀

在數字、信息化技術蓬勃發展和日漸完善下，財務檔案的管理也慢慢的由傳統模式轉變為電算化模式，但縱觀一些高校財務電子檔案的現狀，還是有很多不成熟的地方。財務電子檔案的存儲介質發生了很大的變化，存儲的環境也不一樣。目前有相當比例的高校檔案的存儲環境是不理想的，具體反映在環境的通風、干燥不滿足存儲的要求，而環境的抗磁化也達不到要求。當前絕大部分的高校缺乏較為健全的檔案制度，也還未具體明確管理過程，這在一定程度上造成了管理工作的不到位。由于缺乏對電子檔案價值的認識，目前高校基本上是讓財務來管理檔案，沒有去專門設立電子檔案的相應職位，這造成了比較混雜和凌亂的現象，不僅為財務電子檔案的工作處理帶來了困難，而且還導致高校所投入的人力、財力不能得到充分的應用。財務電子檔案的利用也存在問題，在很多的高校中，財務檔案往往是保密的，如果密封基本不會再使用，同時在新時代的經濟形勢下，高校的財務資料往往不會被關注，被人們再利用的次數是少之又少，也不會去用來查看和審視過去的經濟事項，從而在一定層次上造成檔案資源的利用不充分。

四、高校財務電子檔案存在的問題

（一）電子會計檔案建立和查閱缺乏制度規范

目前有一部分高校缺乏完善的檔案存儲制度，沒有對歸檔程序進一步的明確，一定程度上對于財務電子檔案的搜集、整理未進行標準化的落實。并且電子檔案需要不同的部門共同處理，而在檔案創建、輸送以及接收中，有一些財務人員沒有考慮到電子檔案本身的特有屬性，往往會造成各自部門按照自己主張去做的情況，比如人們會選擇不同的財務電子檔案數據格式，這會導致財務電子檔案信息的破損和遺失，也往往會出現財務電子文檔總是重復儲存，或者會發生缺失的情況。與此同時，有一部分很珍貴的檔案因為沒有及時進行備份，如果數據出現遺失以及發生修改的行為，將會導致很難進行修復。因此高校要盡快健全和優化電子檔案在歸檔、查閱方面的規定，從而防止重要的財務電子檔案出現破壞和遺失。

（二）電子財務檔案得不到重視

即使當前財務電子檔案在有條不紊的推進和實施，可是在一些高校仍然沿用過去的檔案管理方式。由于一些學校的管理者不能充分的認識到電子財務檔案的價值，缺乏對電子財務檔案的關注，在一定程度上對網絡環境缺乏足夠的認知。這造成了一些學校的財務電子檔案僅僅搭建了表面上的框架，用來應付日常的檢查，可是沒有專門去優化和完善財務電子檔案的內在結構。另外因為財務電子檔案的管理要有完備的數據庫和查詢框架，要準備足夠的資源，可是部分高校管理者的不重視，這造成了電子財務檔案得不到所需要的資源，這在一定程度上使得電子財務檔案的建設嚴重的滯后。

（三）電子會計檔案管理工作不到位

電子會計檔案是用來記載和體現經濟事宜的關鍵資料和數據，但在一部分高校中，缺乏對電子檔案充分的認識，在部門管理中沒有針對性地去設立負責電子會計檔案的職位，基本上是讓擔任賬務的會計進行負責，這使得在會計憑證、賬簿和報表在使用、保存放置方面非常的雜亂；利用計算機打印的報表不進行規范性的填寫，科目目錄、報表等沒有集中性的存放，會計檔案移交過程中缺少相應的手續，經常會出現把憑證和賬簿放入檔案室敷衍了事的現象；針對存放到期限的會計檔案不根據制度盡快開展鑒定，有部分領導害怕肩負職責，對超過期限、沒有價值的財務檔案不采取銷毀的措施，這導致放置的財務檔案數量不斷增多，占用了很多的地方。比如有些高校一年所積攢的檔案數量有1000盒，財務檔案在其中的占比高達70%，檔案室中超過半數的空間都被會計檔案占用。而負責檔案的工作人員缺乏應有的技術水平，針對電子形式的財務檔案也想不出什么有效的管理手段，經常會出現不需要保管的進行保管，需要保管的卻已經銷毀的現象。可以想象，這在一定程度上會使得檔案管理的效率得不到提升，這也是對大量人力、財力的浪費。

（四）電子會計檔案的利用不充分

目前高校逐漸的發展為自主辦學的法人實體，在高等教育的競爭形勢演變得更加猛烈的同時，電子檔案中保存著很多收支的關鍵歷史數據，如果能夠發揮出電子財務檔案所蘊含的價值，將會有利于高校更好地對其發展進行規劃。當前有很多高校太過重視對學校經費的長遠計劃，嚴重缺乏對會計檔案的關注和利用，基本上不會通過電子財務檔案來查閱和沉思過去的經濟事宜，無疑這是對電子財務檔案重要資源的浪費。另外因為學校對檔案的管理進行嚴格的保密，其對查閱和更改電子財務檔案人員的身份和其意圖有著嚴重的約束，這會造成了一部分想要利用電子財務檔案的人員被拒絕，這造成了不能充分發揮檔案的借鑒作用。（五）電子檔案人員的專業技能需加強高校中的紙質檔案，通常會讓檔案部門來進行負責和管理，其余的會讓相應部門進行處理，而因為各個部門的領導對檔案也缺乏應有的重視，一定程度上工作的質量也良莠不齊。當前在社會財務電子檔案廣泛使用的背景下，需要檔案管理者有著扎實的財務和專業的信息技術知識，因為目前部門中的管理者缺乏一定的專業知識和技能培訓，這使得檔案的收集、存放的工作效率不高，也降低了財務電子檔案的整體管理水平。毋庸置疑的是在財務電子檔案推進的背景下，這對管理者的能力有了更高的要求，需要他們不僅要有專業的檔案管理能力，還要能夠有良好的計算機操作能力，可是因為一部分工作人員的能力不足，導致高校中財務電子檔案管理系統的建設不理想。另外因為檔案工作人員不去持續的提升專業技能，學校也沒有為其組織一些檔案的專業培訓，這就使得工作人員的能力不能得到有效的提升，在一定程度上讓財務電子檔案的管理不是很理想。

五、高校財務電子檔案的優化路徑分析

（一）建立健全高校電子會計檔案的歸檔和使用制度

高校財務電子檔案的數量非常繁多，而且種類也不勝枚舉，涉及到多個部門，初始文件的歸檔更是至關重要。高校要針對性的設立電子文件歸檔的規范性制度，同時還要專門的建立財務電子檔案的接受、查驗、保存和使用的制度，要明確操作過程，一定程度上要實現各個部門的專人專機。并且要制定部門中對檔案保存和應用軟件的具體規定，要避免電子文件在進行不同格式轉換的過程中，或許是因為不同軟件的兼容性，而導致電子文件出現可能的破損和遺失。關于處理和操作財務電子檔案的工作人員，要采取針對性的身份證明和簽名等驗證方式，同時要按專門的規定讀寫權限，這可以有效的避免財務電子檔案被無意的刪除、修改以及惡意訪問。要在能夠充分的保障財務電子檔案安全的基礎上，去實現對電子檔案的分享。

（二）提升高校領導層的重視，建設相應的管理系統

要定期開展高校講座、報告會等方式，通過專家的介紹、講解，讓高校的管理者可以充分了解目前網絡形勢，并且也知道學校職工和學生對信息的強烈需求。這樣才可以提高管理者的認知水平，一定程度上讓學校對財務電子檔案投入相應的資源，從而去建設出適合學校的財務電子管理系統。在投入了相應的資源后，也要及時的打造出屬于高校的電子檔案管理系統。涉及平臺管理、辦公管理、公文傳輸系統，并且將其和已有的辦公系統聯動。去創建學生訪問平臺的方式，讓他們可以利用權限來查詢財務電子檔案，去滿足他們學習和生活上的需求。

（三）加強組織領導，提高電子會計檔案管理水平

領導是否足夠重視，極大程度上影響著電子檔案的管理水平，要盡快健全檔案管理的責任制，要規定好不同人員的工作職責和內容，這樣才能在一定程度上確保電子財務檔案的歸檔、存放工作做好。與此同時，檔案和會計兩個部門要進行良好的合作，要經常去學習電子財務檔案管理制度，在一定層次上讓工作人員可以認識到檔案管理的重要性，去自覺地提升自身的專業素質，從而能夠極大地提高電子財務檔案的收集、歸檔等工作的效果。如果因工作需要去查看電子財務檔案，則要嚴格的遵守高校權限制度、查閱制度，在沒有得到部門領導許可的前提下，不能隨意把電子財務檔案進行復制給其它單位，并且要禁止把會計數據帶離出檔案室。同時部門要定期核查所保存的檔案情況，避免發生人為等因素，導致電子財務檔案出現損壞或者遺失的情況；針對達到保管期限的電子財務檔案，要抓緊去通知領導開展鑒定工作，針對不具有繼續保存價值的，要認真的編寫銷毀清冊，在得到準許后再實施對檔案的銷毀。

（四）加強電子會計檔案的利用

電子財務檔案能夠如實記錄和反映過去的經濟事項，其如實記錄的數據可以給人們很好的借鑒和參考，也讓高校在進行規劃設計和一些重要的決策活動，提供了非常有效和可靠的借鑒資料。在電子會計檔案廣泛發展的背景下，打破了傳統手工財務下信息輸出的極大限制，借助對過去數據的反思和借鑒，有利于科學地計算學校的經費。特別是在實施部門預算的情況下，關鍵的工作內容就是校準保存的資料內容，只有合適的利用好電子財務檔案的價值，才可以讓預算編制的有效性、科學性以及完整性更高。另外由于電子檔案信息研究具有便捷的優勢，這能夠促進財務報告披露的深度、廣度能夠有效的進行拓寬，從而使得檔案信息輸出保持良好的即時性、豐富性和動態性等。

（五）提高管理人員的素質

想要從根本上去提升電子檔案的管理成效，要針對性地提升管理人員的專業素質，其一是要加強工作人員的職業道德水平，對其進行思想政治和職業道德的提升。高校要經常帶領檔案的工作人員進行相關的思想政治教育培訓，發揮優秀員工的榜樣力量，去激發工作人員主動的投入到管理工作中，也培養他們對工作的熱愛。其二是要加大資金投入，為財務電子檔案管理人員提供免費的學習培訓機會，去針對性的加強管理人員的專業能力，可以去提升他們應用軟件的能力，掌握數據管理的技巧，讓他們能夠符合電子檔案管理的要求。這樣可以防止出現人員流失的狀況，避免管理的無序，而且通過對工作人員開展檔案管理和信息技能方面的系統化學習，可以循序漸進的提升他們的技能水平，在一定程度上滿足目前高校財務電子檔案工作的需要。與此同時高校還要針對性地設計相應的激勵方案，在對積極自我提高的檔案人員進行獎勵的基礎上，去定期組織不同形式的培訓。可以利用輪崗培訓的模式，在去變革財務檔案管理人員思想意識的同時，加強其崗位技能，只有去重視提升檔案管理人員的專業能力，才能讓他們逐漸適應財務電子檔案的管理工作。

（六）強化安全建設和管理能力，做到優勢互補

首先要建立安全管理體系，對財務電子檔案的工作人員，要針對性的加強保密、安全意識的學習和培訓，讓他們可以真正的去注重財務電子檔案的安全。與此同時，還要設立檔案的準入制度，這樣可以防止檔案外泄的現象出現。其次對于財務電子檔案的訪問，還可以設計不同權限的方法，來對訪問的用戶加以區分，在一定程度上保障訪問權限。另外還要建立電子信息的安全庫，經常的對財務電子檔案中的信息實施數據備份，這樣可以防止數據丟失的意外情況。采用財務電子檔案，也不是不能使用紙質財務檔案，在現實中的財務檔案管理過程中，紙質財務檔案也有一些顯著的優勢，比如紙質財務檔案的呈現會更直觀，所以在實際的財務檔案建設中，可以進行聯合使用，去發揮出紙質和電子財務檔案的共同優勢。另外對于電子和紙質財務檔案，要使用同一套的編碼，在發現財務檔案存在的問題時，在一定程度上可以進行有效的填補。在管理紙質檔案中，要把其內容和電子檔案進行關聯，要精簡沒有價值的紙質檔案，要針對性的強化紙質檔案的管理效果，讓有價值的紙質檔案保留的時間更長。

六、結語

在社會發展和科學技術突飛猛進的形勢下，會計檔案的載體形式和要求也在與時俱進，其中以往的紙質會計檔案被磁盤、硬盤等載體所代替，電子會計檔案也摒棄了過去的報表和憑證的查詢形式，取而代之的是校園網查詢。即使電子會計檔案的辦公技術發展很快，但是人們仍然不可避免地被傳統思維所束縛，陳舊的檔案管理方式也仍然存在，所以如何盡快的加快引入先進的檔案管理方式，提高人們的工作效率，在一定程度上也是電子會計檔案急需要打破的困境。首先高校要針對性的設立電子文件歸檔的規范性制度，同時還要專門的建立財務電子檔案的接受、查驗、保存和使用的制度，要明確操作過程，在一定程度上要實現各個部門的專人專機；其次領導要足夠重視，要盡快的健全檔案管理的責任制，要規定好不同人員的工作職責和內容，這樣在一定程度上才能確保電子財務檔案的歸檔、存放工作做好；然后要定期的組織財務電子檔案的管理人員，進行相關的思想政治教育培訓，發揮優秀員工的榜樣力量，去激勵工作人員主動的投入到管理工作中，也培養他們對工作的熱愛。

作者：陳甲智