重大活動(dòng)檔案管理研究

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一、高校重大活動(dòng)檔案與高校治理

(一)高校重大活動(dòng)檔案及其特征

高校重大活動(dòng)一般涉及重要慶典、紀(jì)念活動(dòng)、重要賽事、全校性重大專項(xiàng)工作、外事交流與合作等，具體指高校組織舉辦的對(duì)黨和國(guó)家、高校、行業(yè)、地方等各方面具有重大意義和重要影響的各類會(huì)展、迎檢評(píng)估、紀(jì)念、校慶、主題教育、大型文體活動(dòng)、重大學(xué)術(shù)研討會(huì)、重要賽事等，這些活動(dòng)的舉辦會(huì)形成大量的文件和聲像資料，其中對(duì)國(guó)家、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文件和聲像資料就應(yīng)當(dāng)完整地留存下來(lái)，形成高校重大活動(dòng)檔案。可見(jiàn)，高校重大活動(dòng)檔案是在各高校發(fā)生的涉及教學(xué)、科研、外事、學(xué)生、衛(wèi)生、體育等方面具有重要影響、規(guī)模較大的活動(dòng)中直接形成的的文字、圖片、音視頻、實(shí)物等不同載體和形式的真實(shí)記錄，[1]由于活動(dòng)涉及黨政部門、職能部門較多，工作環(huán)節(jié)多，因此形成的材料具有明顯的特點(diǎn)。首先是檔案來(lái)源廣泛。高校重大活動(dòng)一般會(huì)涉及學(xué)校兩辦、學(xué)工處、各二級(jí)學(xué)院(教學(xué)系部)、群團(tuán)部門、宣傳部門等。活動(dòng)過(guò)程中，各責(zé)任部門都會(huì)形成相應(yīng)的檔案，如學(xué)校兩辦印發(fā)的活動(dòng)方案、機(jī)構(gòu)成立文件、會(huì)議材料、報(bào)告、總結(jié)等；宣傳部門拍攝的有關(guān)活動(dòng)的照片、采訪錄音、錄像等；本校舉辦活動(dòng)獲得的印章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念章等；師生創(chuàng)作的與活動(dòng)主題有關(guān)的書畫、攝影、詩(shī)歌、朗誦、音樂(lè)、短視頻、抖音作品等。其次是載體和形式的多樣性。從載體和形式看，隨著國(guó)家關(guān)于電子文件管理相關(guān)規(guī)定、辦法的出臺(tái)，各高校也在電子文件管理領(lǐng)域進(jìn)行積極的探索，以數(shù)據(jù)形態(tài)存在的電子文件數(shù)量日益增多，在高校重大活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，除形成傳統(tǒng)紙質(zhì)文件、實(shí)物檔案外，還會(huì)形成大量的電子文件。最后是形成的階段性。高校重大活動(dòng)從動(dòng)議、籌劃、實(shí)施、總結(jié)驗(yàn)收等各階段都會(huì)形成相應(yīng)的文件材料，但是從形成的時(shí)限范圍看，主要集中在活動(dòng)啟動(dòng)至活動(dòng)實(shí)施這一時(shí)間段。其間隨著各項(xiàng)工作的不斷推進(jìn)，在某一個(gè)特定的時(shí)間段相關(guān)文件材料會(huì)呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，其形成規(guī)律是整個(gè)活動(dòng)越接近尾聲，相應(yīng)的文件材料就會(huì)迅速減少甚至無(wú)文件材料產(chǎn)生，體現(xiàn)了明顯的階段性。

(二)高校重大活動(dòng)檔案在學(xué)校治理中的作用

檔案不僅是高校一切活動(dòng)、工作的歷史記錄，更是各部門業(yè)務(wù)連續(xù)開(kāi)展的重要輔助和支撐，同時(shí)還是高校及師生合法權(quán)益的有效憑證。因此，可以說(shuō)檔案治理是高校治理體系中的基礎(chǔ)一環(huán)。高校重大活動(dòng)因工作需要，一般都需要成立臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會(huì)等機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，調(diào)度一定的人力和資源等活動(dòng)保障要素，這就是治理。而作為重大活動(dòng)真實(shí)記錄的重大活動(dòng)檔案，其管理和服務(wù)水平在一定程度上體現(xiàn)了高校治理水平的高低。

二、高校重大活動(dòng)檔案管理工作的意義

(一)檢驗(yàn)高校重大活動(dòng)開(kāi)展的成效

完整系統(tǒng)的高校重大活動(dòng)檔案不僅能有效檢驗(yàn)活動(dòng)開(kāi)展的成效，還有利于推進(jìn)活動(dòng)開(kāi)展的常態(tài)化、長(zhǎng)效化和深化情況。學(xué)習(xí)黨史、國(guó)史是堅(jiān)持和發(fā)展中國(guó)特色社會(huì)主義、把黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)繼續(xù)推向前進(jìn)的必修課；[2]是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，在不同的批次都會(huì)以不同的主題來(lái)進(jìn)行。這次黨史學(xué)習(xí)教育形成的檔案材料對(duì)檢驗(yàn)各高校重大活動(dòng)開(kāi)展成效，鞏固后續(xù)黨史學(xué)習(xí)教育成果，推進(jìn)黨史學(xué)習(xí)教育的常態(tài)化和長(zhǎng)效化具有重要的作用。

(二)優(yōu)化高校館藏結(jié)構(gòu)

隨著科技的進(jìn)步特別是信息技術(shù)的進(jìn)步，非紙質(zhì)載體和形式的檔案也在高校大量出現(xiàn)，高校重大活動(dòng)如黨史學(xué)習(xí)教育開(kāi)展過(guò)程中形成的檔案載體和形式豐富多樣。如上級(jí)黨委及黨史學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)下發(fā)的紅頭文件，領(lǐng)導(dǎo)巡回指導(dǎo)照片、講話音視頻，本校黨史學(xué)習(xí)教育中產(chǎn)生的文字、照片，媒體報(bào)道材料，錄音、錄像等，對(duì)其進(jìn)行收集，整理入庫(kù)，有利于高校形成分類科學(xué)、門類齊全的檔案資源體系，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。

(三)為高校文化建設(shè)提供具體可感的素材

高校重大活動(dòng)檔案是高校文化傳承與創(chuàng)新的基礎(chǔ)和重要載體，重大活動(dòng)檔案能夠?yàn)樾@文化提供鮮活、豐富的素材，提升文化建設(shè)內(nèi)涵，離開(kāi)檔案搞文化建設(shè)就猶如無(wú)源之水、無(wú)本之木。校園文化建設(shè)若能有效利用重大活動(dòng)檔案這一鮮活、真實(shí)的檔案資源，必將大大豐富校園文化內(nèi)涵。

(四)賦能高校內(nèi)部治理體系不斷完善

高校檔案工作是學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，高校重大活動(dòng)一般以高校黨委、黨辦、校辦及相關(guān)職能部門牽頭，有關(guān)部門具體承辦，重大活動(dòng)檔案管理水平在某種程度上真實(shí)反映了高校的執(zhí)行力和內(nèi)部治理能力的高低。2020年12月12日，國(guó)家檔案局頒布的《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，對(duì)3類主體的分工進(jìn)行了明確，方便不同主體明晰各自任務(wù)，在職責(zé)范圍內(nèi)推動(dòng)工作的開(kāi)展。[3]這為高校重大活動(dòng)檔案管理提供了重要的思路和參考，有利于理順上級(jí)檔案主管部門、重大活動(dòng)責(zé)任部門和高校檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，建立分工明確、權(quán)責(zé)清晰的重大活動(dòng)檔案責(zé)任體系，客觀上推動(dòng)高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的改革和完善。

三、高校重大活動(dòng)檔案管理工作建議

(一)建立健全高校重大活動(dòng)檔案管理制度

在高校內(nèi)部，重大活動(dòng)一般由一個(gè)主要部門牽頭負(fù)責(zé)，其余多個(gè)部門配合完成，但檔案管理工作往往因相關(guān)協(xié)調(diào)機(jī)制、制度沒(méi)有建立而被擱置和忽視。因此，要抓好重大活動(dòng)檔案管理工作，就必須站在學(xué)校治理的高度加以重視。以黨史學(xué)習(xí)教育檔案管理為例，首先是高校黨委要加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理工作的督導(dǎo)，履行好主體責(zé)任，切實(shí)推進(jìn)高校檔案管理工作“三同步”制度的落地見(jiàn)效。其次，檔案管理部門應(yīng)站在檔案業(yè)務(wù)部門的角度，強(qiáng)化檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，制定重大活動(dòng)檔案管理的制度、辦法等，并報(bào)校長(zhǎng)辦公會(huì)審議，強(qiáng)化制度的權(quán)威性。

(二)明確職責(zé)分工和收集范圍

首先要明確責(zé)任分工。一是檔案管理部門要保持職業(yè)敏感性。在重大活動(dòng)開(kāi)展期間，密切關(guān)注活動(dòng)進(jìn)展，積極與責(zé)任部門溝通，調(diào)研黨史學(xué)習(xí)教育檔案資料的形成情況、完整性、管理現(xiàn)狀；主動(dòng)服務(wù)對(duì)接檔案的收集工作，重點(diǎn)圍繞黨史學(xué)習(xí)教育過(guò)程中形成的文字、照片、專題材料、音頻、視頻、實(shí)物等各種載體形式檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并及時(shí)制定本校黨史學(xué)習(xí)教育文件材料歸檔范圍和保管期限表。二是各責(zé)任部門要認(rèn)識(shí)到黨史學(xué)習(xí)教育檔案收集、管理工作是黨史學(xué)習(xí)教育工作的重要組成部分，[4]及時(shí)和參與活動(dòng)的部門建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制，要求各工作組定期向協(xié)調(diào)組檔案人員移交所形成的最終版本的文件材料，并最終由協(xié)調(diào)組檔案管理人員將收集整理好的檔案文件材料向?qū)W校檔案管理部門移交。其次要明確收集范圍。高校重大活動(dòng)檔案主要分為兩大類。第一類是黨和國(guó)家有關(guān)部門重大決策部署、領(lǐng)導(dǎo)批示、印發(fā)的正式文件；第二類是本校工作機(jī)構(gòu)成立文件、活動(dòng)方案、專題會(huì)議材料、工作計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)清單和任務(wù)清單、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、新聞媒體報(bào)道材料、社會(huì)力量參與等相關(guān)材料。從形成主體、載體形式來(lái)看，既有上級(jí)機(jī)關(guān)的正式文件，又有本校及各二級(jí)學(xué)校(教學(xué)系部)組織和舉辦活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件、紙質(zhì)文件、音視頻文件，圖像文件和各類實(shí)物等，還有師生個(gè)人、校友及社會(huì)形成的檔案材料等。以上各類檔案文件材料，各高校都應(yīng)該遵循“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則，將具有查考利用價(jià)值和長(zhǎng)期保存價(jià)值的過(guò)程性材料和總結(jié)性材料一并納入歸檔范圍。

(三)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案資源的信息化管理

實(shí)施重大活動(dòng)檔案的信息化管理，能夠更加多維、立體地呈現(xiàn)和留存高校記憶，更重要的是使檔案利用突破時(shí)空限制，便于網(wǎng)絡(luò)傳輸和信息交流。因此，高校要列支專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，確保重大活動(dòng)檔案電子化管理資金鏈的持續(xù)性。就黨史學(xué)習(xí)教育檔案管理而言，一方面除了要收集管理原生的電子文件外，還可以通過(guò)對(duì)相關(guān)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工，形成黨史學(xué)習(xí)教育專項(xiàng)數(shù)字化檔案，為高校文化傳承與創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(四)利用重大活動(dòng)檔案豐富校園文化建設(shè)內(nèi)涵

高校重大活動(dòng)檔案在一定程度上反映了高校的辦學(xué)實(shí)力和成效，檔案材料中蘊(yùn)藏的校領(lǐng)導(dǎo)、基層干部、一線教師、學(xué)生等的動(dòng)人故事、學(xué)校良好的精神風(fēng)貌等，具有重要的感召、育人功能。因此，高校檔案管理部門要充分彰顯自身的文化性和學(xué)術(shù)性，有效利用館藏優(yōu)勢(shì)，積極參與校園文化建設(shè)。一是要在對(duì)黨史學(xué)習(xí)教育檔案進(jìn)行收集整理、編制規(guī)范檢索工具的基礎(chǔ)上，多角度、多領(lǐng)域地開(kāi)發(fā)黨史學(xué)習(xí)教育檔案信息資源。有條件的要深挖和整理黨史學(xué)習(xí)教育專題檔案史料，開(kāi)展編研工作，編纂、出版專題文獻(xiàn)資料，開(kāi)發(fā)更多適宜網(wǎng)絡(luò)傳播、符合青少年口味的優(yōu)秀作品。[5]二是舉辦黨史學(xué)習(xí)教育專題展覽，在校史館等特色場(chǎng)館建設(shè)中融入黨史學(xué)習(xí)教育檔案文化元素，為校園文化建設(shè)提供豐富、鮮活的紅色素材，豐富校園文化建設(shè)內(nèi)涵。

四、結(jié)語(yǔ)

重大活動(dòng)檔案治理是高校治理的有機(jī)組成部分，我們要站在高校整體治理的角度去審視重大活動(dòng)檔案管理工作。要從實(shí)現(xiàn)學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)的需要出發(fā)，深入高校內(nèi)部治理釋放的用檔需求，在具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中有意識(shí)地收集、積累和開(kāi)發(fā)重大活動(dòng)檔案資源。高校檔案管理工作只有從這個(gè)原點(diǎn)出發(fā)，才能在高校治理中充分發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)性和支撐性作用。就黨史學(xué)習(xí)教育檔案管理而言，高校檔案部門要積極統(tǒng)籌做好黨史學(xué)習(xí)教育檔案文件材料的收集、整理和歸檔及開(kāi)發(fā)利用工作，為黨史學(xué)習(xí)教育檔案賦能高校治理創(chuàng)造條件。

作者：金滿銀