高校圖書館采編部業務流程改進研究

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摘要：以太原師范學院圖書館采編部為分析對象，從原有的采訪、加工、編目、典藏工作職責，以及實際工作的現狀，分析采編業務工作中存在的問題和原因，通過研究國內前沿相關理論和方法，從全新的角度去探討現代高校圖書館采編部采編業務流程的優化和重組。

關鍵詞：高校圖書館；采編部；工作職責；外包

一、引言

圖書館采編工作是圖書館各項工作的基礎，所謂采編，是對文獻信息資源的采訪和編目，采編部也一直是圖書館業界公認的最為重要、最為核心的部門。隨著計算機、網絡技術不斷進步，圖書館事業迎來新的機遇和挑戰，采編的工作方式也隨之不斷改變。然而，圖書館專業人才的不足及職責、制度的過時，使很多圖書館無法較好地保證館藏文獻的數量和質量。因此，優化和重組工作流程成了采編工作的當務之急，下文將結合太原師范學院圖書館采編部業務工作流程的改進進行分析和探討。

二、高校圖書館采編工作模式的變化

1.采訪工作的變化高校圖書館采訪工作隨著網絡環境的變化發生巨大的變化，從傳統零星采購到如今的招標采購，無論從采訪模式、采訪環境，還是采訪工具都有所變化。（1）采購方式的變化在網絡和計算機普及之前，圖書館文獻采訪工作主要依靠采訪人員從《新華書目報》《社科新書目》《科技新書目》《圖書館報》《全國新書目》等專業圖書出版信息類報刊中了解文獻信息，再根據本館實際情況和需求挑選出適合館藏的圖書，通過書店預訂、接受贈送、郵購等方式最終納入館藏。圖書供應商的興起打破傳統的采訪方式，他們提供比書店更低的折扣和更優質的服務，使得圖書館逐步開始依賴圖書供應商。圖書供應商可以直接為圖書館提供更適合他們的書目信息，采訪人員可以更為便利地挑選圖書，并且到書周期和到書率都有大幅度提升。為消除圖書采購過程中的“不正之風”，政府決心推行圖書招標采購。隨著政府招標采購方式介入，圖書館無法自主選擇圖書供應商，招標采購方式看似公正透明，但不乏一些圖書供應商為中標而惡意抬高折扣，服務好、供貨好的供應商可能無法中標，而一旦一些靠高折扣的供應商中標后，采訪人員自主預訂的圖書無法供貨，而供應商提供的書目又大多“又舊又爛”，或者勉強供貨合格的圖書，卻無法保證后續的完整服務，致使圖書館不能采購到符合自己館藏的圖書。招標采購在運行的幾年中，圖書館也在不斷推陳出新，招標過程中設置一些打分項，提出供應商需要有可供采訪人員現場采購的圖書批銷中心、有能力帶領采訪人員參加的大型書市、有網上選書平臺等條件，最重要的是投標書商需要有較高的信譽，這些條件的設置很大程度上提升了供應商的服務能力和服務水平，達到了圖書館和供應商在購書業務上的雙贏。近幾年，出版社直接與采訪人員聯系的采書模式也逐漸興起。大多數圖書館由于采訪任務緊迫和采訪人員主動獲取文獻信息的來源比較有限，很多時候約束在了供應商提供的書目中，而與出版社直接聯系可以獲取到該社最新、最暢銷并且最適合館藏的書目信息。采訪人員經過篩選后直接下單給圖書供應商進行采購。近幾年，很多圖書館還采用設置“館中館”的模式進行采購。由供應商提供圖書，圖書館設立單獨的閱覽空間，讀者可以在其中選擇適合自己的圖書，經現場簡單加工后即可借閱，履行了借閱手續的圖書即視為圖書館下單購買的圖書。（2）采訪環境的變化傳統的采訪模式限制其采訪環境，采訪人員只能夠在辦公室勾選出報刊中的書目，再進行整理，再通過郵寄或通過書店預訂，或去書店挑選合適書目，如有大型書市，也只能是本館自行組織人員前往采選。有圖書供應商后，采訪人員的主要采購環境切換為供應商的批銷中心，進行現場采購。隨著計算機普及后，采訪人員的采購環境又轉換為供應商批銷中心現場采購和使用計算機勾選書目采購。而在疫情期間和后疫情時代，很多供應商對自己網上采購平臺進行大幅優化，采訪人員在任何有互聯網的環境下，使用手機、平板電腦或計算機等終端均可進行采購。（1）采訪工具的變化隨著采訪環境的變化，采訪工具也發生了翻天覆地的變化，從最初的報紙、雜志勾選，變為圖書數字采集器采購，后又混合計算機自動化系統選購，再到現在的網絡采購，每一次的轉變也揭示了科技的進步。2.加工、編目工作的變化在圖書館使用計算機編目之前，大部分圖書館的加工、編目模式是：圖書到館拆包驗收——貼條碼、貼磁條、加蓋館藏章——分類、主題標引——查詢、分配排架號——打登錄號——編目——打印目錄卡片——卡片裝袋——貼書標和保護膜——典藏——入庫。這種流水式的加工、編目、典藏工作模式使得圖書館需要給采編部門配備大量的工作人員。而隨著圖書供應商的介入和圖書館工作人員編制的減少，加工、編目模式發生了改變，尤其是加工環節，加工環節大部分工作都由書商來提供服務。聯機編目的出現使很多圖書館加入聯機編目組織，從傳統手工編目轉為現代自動化、社會化，打破地域的限制，提高編目的效率和實效性，為編目工作節約很大的人力和物力。但是，圖書館真正的編目專業人員卻在不斷減少，圖書館不得不選擇把編目業務也外包給供應商，因此，現在大多圖書館的加工、編目模式是：供應商加工、提供MARC數據——圖書到館拆包驗收——編目數據核對——典藏——入庫。

三、采編業務的重組和優化

1.采編業務重組和優化策略（1）業務流程重組業務流程一般是指為完成組織特定目標而進行一系列邏輯相關活動的有序組合，它服務于組織的發展戰略，也為用戶提供服務。從采訪、加工、編目工作的不斷變化可以看出，采編工作不再是一個流水式的工作，不再需要每個環節都設立不同的工作人員，而是可以“身兼數職”。以筆者所在的地方高校圖書館——太原師范學院圖書館為例，近幾年采編部經過不斷總結和探索，每個館員都可以變身為采訪員、驗收員、編目員，但為了更高效地完成工作任務，需要根據采編部現有的工作任務和現有工作人員，重組并優化工作流程，重組后的流程是：查重——采購——書商負責加工——到館分組驗收（多人同時進行）——分組核對編目數據——編目典藏——入庫。（2）重組后的崗位職責流程重組后，過去的崗位職責已經不適應現有的流程。因此，為保證重組后的流程暢通，落實崗位職責，必須要重新梳理崗位職責，制定適合重組流程后的崗位職責。根據太原師范學院圖書館采編部現有人員，設立部主任崗、文獻采訪崗、文獻總驗、審校崗、文獻驗收、編目崗、具體崗位職責如下表。2.采編業務重組后的優點流程重組后，發現了許多優點：①采編流程重組后，層次豐富的采訪方式有利于文獻資源的采集更具針對性，更能滿足廣大師生讀者的科研學習需求。②工作人員各司其職，彼此有獨立工作任務，互不影響，即提高采編工作效率，同時新書的流通速度又有大幅度提升。③任務分配更加平均，各個工作人員之間的工作少有交叉點，工作任務好安排，館員之間也鮮少產生矛盾。④流程中加入審校環節，可以及時向書商反饋加工及數據中的各種問題，提高編目加工的質量。⑤年底的量化考核更加方便，也更有效激勵館員創新工作方法。

四、結語

綜上所述，計算機和網絡技術的不斷更新換代，為圖書館事業的變革提出新的機遇和挑戰，尤其處在疫情當下和后疫情時期的地方高校圖書館，需要館員不斷轉變觀念，提升自己業務能力的同時，變革和優化舊有的業務流程，利用現代化技術提高管理水平和服務水平，進一步發揮自動化、網絡化在采編過程中的作用，將采編業務流程的優化和改進作為一個可持續化的過程，從而更好地為讀者提供更優質的服務。

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作者：段佳慧