國家衛生縣城檔案管理工作要點

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摘要：創建國家衛生縣城檔案資料是創建國家衛生縣城工作的重要組成部分，能夠有效記錄創建國家衛生縣城過程的各個環節。通過建立和完善檔案資料，能夠真實記錄國家衛生縣城創建過程中所經歷的艱辛和努力，這直接關系到了國家衛生縣城創建的成敗，因此在開展國家衛生縣城創建的過程中，加強創建檔案資料的收集和管理工作至關重要。通過明確創建國家衛生縣城工作資料收集的意義，從而健全檔案管理機構，加強對檔案館工作的管理。結合國家衛生縣城創建工作涉及資料的內容進行分級管理、屬地管理，從而提升檔案的管理效率。本文結合當前創建國家衛生縣城檔案管理工作的要點進行深入分析，并提出合理策略，從而為創建國家衛生縣城檔案工作貢獻綿薄之力。

關鍵詞：國家衛生縣城；衛生健康；檔案管理；管理機構；資料收集

國家衛生縣城是現階段國家關于縣級城市衛生狀況的最高榮譽，也是該地區實力和競爭力的綜合體現，為了有效提升縣級衛生縣城的創建成果，營造優美潔凈的城鄉環境，提高縣城品位，促進群眾身心健康，各個地區都在積極創建國家衛生縣城，在活動開展過程中，加強檔案管理工作至關重要。通過檔案管理工作不僅能夠對創建國家衛生縣城的工作內容有效記錄，也能夠真實反饋創建國家衛生縣城工作的開展現狀。通過檔案記錄的方式能夠直觀展現該地區衛生狀況。因此，本文結合創建國家衛生縣城檔案管理工作開展的意義進行深入探討，通過提出合理的應對策略，從而提升國家衛生縣城檔案管理工作的整體效率。

一、國家衛生縣城檔案管理工作開展的意義和作用

在政府提出創建國家衛生縣城這一目標后，受到廣大群眾的熱烈響應，各個單位積極參與其中，很多單位在以往的愛國衛生工作中已經獲取了許多優秀經驗，而這些經驗大多以文字資料保存下來。通過對這些資料的調取，能夠對當前的創建國家衛生縣城工作起到很好的指導和借鑒作用。因此，在開展創建國家衛生縣城的過程中注重檔案工作的開展至關重要。首先，在創建國家衛生縣城的過程中，開展檔案管理工作能夠使各項活動有效記錄。在各項活動開展過程中，創建活動資料能夠對以往工作和活動開展的歷史原貌有效記錄，是制訂國家衛生縣城實施計劃及處理問題、保持工作延續的必要條件。通過資料的有效收集，能夠確保各項工作的開展更具有科學性和針對性，為各項工作的開展提供便利條件，有效提升工作效率。其次，開展國家衛生縣城檔案管理工作，加強對資料的收集和運用能夠為后續的總結提供便利條件。擁有完善的創建資料不僅能夠為各項工作提供參考依據，了解以往工作的實施經過，也可以通過對比分析的方式汲取以往的成功經驗和失敗教訓，為創建工作的有效開展打下堅實基礎。通過總結以往的工作經驗，從而進一步提高縣城建設的管理水平。最后，在國家衛生縣城創建的過程中，開展檔案資料收集工作，更加便于檢查和考核。在創建國家衛生縣城工作資料收集的過程中，資料的產生并不是憑空編寫的，而是以往工作經歷的原始記錄，是創建活動的真實反饋和有效憑證。通過驗收和查閱相關資料，能夠對一個單位的創建活動軌跡進行全面掌握和了解，有利于確保工作開展的準確性和有效性，便于各項工作的查收，因此在國家衛生縣城創建的過程中，開展檔案管理工作具有極其重要的意義。

二、在創建國家衛生縣城檔案管理中歸檔的內容和方式

1.歸檔的內容結合省級領導統一安排部署，我地區在進行國家衛生縣城創建的過程中，必須通過上級技術評估，達到國家衛生縣城的標準。各個部門在開展檔案收集、整理、歸檔工作的過程中，應當嚴格按照相關標準。在具體的實施過程中，應當結合相關文件中對國家衛生縣城創建工作的職責，參考《創建國家衛生縣城標準》中9大類、52小項和218個考核要點以及該地區創建國家衛生縣城檔案參考目錄大綱，嚴格按照相關要求進行資料的收集和歸檔，確保檔案資料不缺不漏，真實反映我縣創建衛生縣城的成效。2.歸檔方式結合相關規定在進行創建國家衛生縣城檔案資料歸檔的過程中，大多以兩種形式進行歸檔：第一，文書檔案。在進行國家衛生縣城創建的過程中，所形成的檔案資料要按照組織管理、健康教育、環境衛生、環境保護、病媒生物防治、食品安全、生活飲用水及公共場所衛生、傳染病防治、社區衛生、鄉鎮轄村衛生等9大類，52個小項進行分年度分類歸檔。這些檔案資料都需要采取無酸紙檔案歸檔，而且檔案和封面標簽要分為三級標題，一級標題標注該地區某單位創建國家衛生縣城資料；二級標題為格式類別標題，如食品安全、公共場所等；三級標題則反映出盒內的文件內容，并對主題詞文字進行有效標識，如領導、小組、網絡、規劃、計劃、總結等內容。除此之外，歸檔的文件需要有目錄標識，而且所有的檔案資料都必須加蓋單位公章，同一份材料所涉及不同的參考點，也應當進行分類歸檔，確保每一個考核的要點都有相關的資料做支撐；第二，聲像檔案。在進行相關資料收集的過程中，會收集到創建國家衛生縣城的相關工作照片和視頻，如日常工作、召開會議、舉辦活動、志愿者服務等，這些照片和視頻要求畫質清晰，照片格式應當以JPEG格式儲存，大小不低于1M，并且每一張照片都應當標注照片所發生的時間、地點、人物以及事件的起因、經過、結果。在進行照片和視頻記錄的過程中，需要在收集完成后以郵箱或直接拷貝的形式交給縣愛衛辦，每個單位不少于10張。

三、創建國家衛生縣城檔案管理工作的工作要點

1.建立完善的檔案管理機構，加強對創建國家衛生縣城檔案工作的管理在創建國家衛生縣城的初級階段，相關部門應當對各個崗位的創建方案資料進行初步了解和調查，及時發現以往工作中存在的問題，并采取有效措施進行調整。結合目前絕大多數地區在開展創建國家衛生縣城過程中的工作現狀可以了解到，從事相關工作的工作人員大多是剛接手愛國衛生方面的人員或者臨時借調人員，這些工作人員由于缺乏工作經驗和專門的檔案管理意識，因此對相關資料的管理較為混亂，而且各部門、單位所收集的資料并不完整，不能對該地區以往創建工作的全過程進行充分展現，尤其是在健康教育、病媒生物防治方面，很多部門的記錄資料幾乎為零。由于檔案資料在整理的過程中不規范，很多資料分類不清楚，管理起來較為混亂。因此，給檔案審核人員帶來了極大的不便。針對這些問題在本次創建國家衛生縣城過程中，應當汲取失敗教訓。首先，應當組建專業的國家衛生縣城創建團隊，通過提升整體工作人員的綜合素質，確保檔案收集工作能夠滿足相關部門的實際需求。在團隊組建的過程中，應當明確由單位的主要領導為檔案資料收集的第一負責人，通過實行統一標準，分配管理方式來促進檔案資料的有序開展。此外，各單位應當設置專門的創建國家衛生縣城檔案管理人員和協調人員，通過專人專項的設立，從而便于創建國家衛生縣城檔案管理以及相關部門之間的協調配合，促進各項工作的有序開展。通過明確職責劃分的方式，提升整體的工作質量，確保國家衛生縣城檔案管理工作的有序開展。2.按照創建國家衛生縣城檔案資料的內容分級管理在國家衛生縣城創建初期，各單位應當對本單位的資料進行收集，對于一些不符合規定和不完整的資料進行明確標識。在接下來工作的開展過程中著重注意。除此之外，在創建國家縣城的過程中，由于很多部門沒有相關經驗，因此資料收集的方式較為混亂。針對這一問題相關部門應當進行實時監督和指導，通過對管轄范圍內的各單位和部門進行分層次、分級別、分屬地劃分，對其開展針對性的指導、檢查、督辦工作。各個單位應當結合上級部門的要求，對相關內容進行有效收集、審核、整理和歸檔。但值得注意的是，由于各個單位之間工作性質不同，在開展各項工作的過程中，難免會出現工作內容交叉重復的現象，因此，需要由專門的機構制定標準，并由具體的單位實施落實。通過點對點、線對線、點線結合的方式，對各個單位的資料管理方法和手段進行層層把關，有效解決各部門、各單位資料整理無序混亂的現狀，提升整體的管理質量。3.結合創建國家衛生縣城工作特性設立資料收集原則為了使創建國家衛生縣城檔案資料更能凸顯自身的特性，在進行資料收集的過程中應當保持文件之間的歷史聯系。通俗地講，在文件資料形成和辦理的過程中，應當注重各個資料之間的內部聯系。比如，在收集年度創建國家衛生縣城工作資料的過程中，要對相關內容進行統一收集。在收集年度創建國家衛生縣城工作資料時，還需要收集創建國家衛生縣城組織管理方案、創建國家衛生縣城規劃年度計劃、目標責任書、考察檢查記錄、年終總結等，這些資料內容都是創建國家衛生縣城工作中不可分割的重要組成部分，只有采取全面收集方式，才能為創建工作的資料形成系統的歷史記錄，才能夠真實反饋創建國家衛生縣城工作的開展現狀，為資料后續的利用提供價值。此外，在進行檔案資料收集的過程中，應當創建便于保存和利用的資料，即在進行資料收集過程中，資料與資料之間的內容界限應當涇渭分明、互有區別，這種界限的劃分能夠使資料利用人員快速找到所需的材料，無論是創建國家衛生縣城工作的專職人員，還是各個地區的專家檢查人員都能夠迅速、準確地找到所需的資料。如果資料和資料之間的界限不清晰，所體現的問題不具有獨立性的特點，內容互有交叉，這就會為查找工作帶來難度，影響各項工作的有序開展。因此，在實際的資料收集過程中，應當結合實際情況制定針對性的基本情況采集表，通過這種方式能夠對創建國家衛生縣城活動進行直觀反映，也能夠提升資料利用的便利性，便于后續工作的開展。4.充分掌握創建國家衛生縣城工作資料收集和立卷的標準和范圍在對國家衛生縣城創建工作資料收集的過程中，應當了解相關資料如何收集，收集哪些內容，以及收集后應當對資料怎樣進行整理。為了有效解決上述問題，相關人員應當了解創建國家衛生縣城所涉及資料的具體內容及其范圍。凡是上級下發的創建國家衛生縣城的指導性文件和能夠反映單位或部門在創建國家衛生縣城過程中所做的調整和貢獻的資料都應當在資料收集和立卷的范圍之內。結合國家衛生縣城文件資料收集、整理、建檔工作的相關要求可以了解到，創建國家衛生縣城資料收集、立卷范圍和內容大致可分為三部分：首先，應當掌握資料收集的依據。在創建國家衛生縣城的過程中，會形成各種各樣的文檔資料，包括紙質文字資料、照片資料、影像資料、電子文檔、實物等，這些都需要納入收集范圍之內。其次，應當正確把握收集范圍，自從提出創建國家衛生縣城工作開展以來，所涉及的資料都應當準確包含在內。應當做到資料完整、數據準確、口徑一致，同時還應當確保具有創建縣城的特色。因此，關于創建國家衛生縣城工作的所有資料都應當妥善保存。最后，創建國家衛生縣城工作資料的整理形式。在進行相關資料的收集整理過程中，應當建立健全檔案管理制度，通過設置專門的資料儲存室、分類裝盒，使所有的文檔能夠有序排列，分類保管。本單位還應當對相關文件進行有效備份，避免數據丟失。在相關文檔書寫的過程中，不應使用圓珠筆、鉛筆等進行書寫，確保文檔資料規范整潔，資料分類要清晰，應當按照年度項目收集整理成卷，并結合不同的特性和內容進行有效分類。對于卷目、卷碼以及照片都應當按照統一標準和規范內容進行裝訂。

四、總結

結合上述分析，在創建國家衛生縣城的過程中形成的檔案是衛生縣城創建的全部展現，是考核評估環節的重要內容，也是考察后期參考的重要依據。因此，檔案在國家衛生縣城創建過程中具有極其重要的意義。為了促進創建國家衛生縣城檔案管理工作的有序開展，應當建立完善的檔案管理機制，加強對檔案工作的管理并按照創建國家衛生縣城檔案資料的內容進行分級管理。通過采取有效的措施，從而提高整體的管理質量。通過結合創建國家衛生縣城的工作特性，建立檔案收集原則，為后續工作的開展提供便利條件，充分了解創建國家衛生縣城工作資料收集和立卷的范圍，為后續的評估和鑒定工作打下堅實基礎，及時總結創建工作的經驗，從而使縣城建設管理水平進一步提高。

作者：黨建軍