財務共享中心總賬流程優化分析

導語：財務共享中心總賬流程優化分析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在信息技術不斷發展的當下，越來越多的集團企業為了提高工作效率、降低運營成本和實現對業務風險的控制，都建立了自己的財務共享中心，這也是未來財務管理的發展趨勢。本文在對K公司財務共享中心總賬流程的問題分析基礎上，將目前較為先進的機器人流程自動化技術（RPA）技術應用于財務共享中心的總賬流程中，通過RPA技術實現總賬流程中的憑證處理自動化、月結自動化及報表業務處理的自動化，以此提高K公司財務共享中心總賬流程的自動化水平和整體運行效率，實現流程優化。

關鍵詞：RPA；財務共享中心；總賬流程優化

一、引言

信息技術的進步，迎來一個充滿變化的商業環境，它帶來了財務管理流程的跨越式發展。從傳統的手工記賬到財務軟件記賬，從單體的財務組織到業務集中處理的財務共享中心集成組織，這些都是信息技術不斷推動的結果。如今，越來越多的企業，尤其是業務規模較大、子公司較多的大型集團企業，為了降低財務成本，都成立了自己的財務共享中心，通過運用信息技術開發手段，以現有的財務處理軟件為載體，建立一套與企業實際業務高度聯系的、科學的、標準化的業務流程，所有的財務人員、業務人員都按照設定的業務流程處理財務業務，將原有財務業務分類，按設定的流程對原業務進行集中處理。K公司是江蘇省的一家大型農牧食品行業的上市公司，其業務范圍主要涵蓋了飼料加工、禽肉屠宰分割等。在信息技術迅猛發展的背景下，為了統一對各子公司的核算要求，實現對子公司的集中控制，提高工作效率和控制風險，于2016年底，K公司成立了財務共享中心。K公司財務共享中心主任受集團財務總監的領導，財務共享中心主任下設費用報銷、應付賬款組、應收賬款組、總賬組及資金中心五個業務組，由這五個業務組將原財務業務重新整合、處理。經過近6年的發展，標準化的財務業務處理流程基本完成搭建，規模效應開始顯現。但是，由于集團業務規模的不斷擴大，原有的業務流程難以承受這樣重大的工作負荷，面臨挑戰，因此需要針對實際情況，對其業務流程進行優化。機器人流程自動化技術（RoboticProcessAutomation，簡稱：RPA），是一種可以實現自動化的軟件，是一類處理工具，它能夠根據預先設定的規則，讓日常的常規性工作自動化處理，不需要人的過度干預。RPA技術的第一次應用于財務領域，可以追溯到2017年，世界四大會計師事務所之一的德勤率先研制出財務機器人，并給出財務賬務的自動化解決方案，最先實現了財務賬務的自動化處理，轟動一時。與此同時，有不少學者開始將RPA技術應用于財務共享中心總賬業務流程作為研究內容，例如，對于結賬流程，楊魯峰（2020）等人研究后認為，利用機器人流程自動化技術，可以設計自動化月結平臺，應用效果預期較好。此外，胡愛平等人（2021）充分肯定了智能化技術的發展前景，并提出基于云服務的財務共享服務平臺，將有利于資源的高效配置。因此，本文以K公司財務共享中心為研究對象，對其總賬業務流程存在問題進行分析，將RPA技術應用于總賬流程的優化，以實現運行效率的提高和運行成本的降低。

二、財務共享中心總賬流程問題分析

K公司財務共享中心總賬組的業務范圍主要包括記賬憑證審核、成本和報表業務及模塊與總賬的結賬工作。基于已有的業務流程，大部分的總賬業務都能夠集中處理，體現了一定的規模效益。當下，無論是集團財務報表合并、板塊及公司級財務報表對外報送，都由總賬組主導、負責。因此，總賬業務流程在財務共享中心扮演著十分重要的角色?？傎~業務流程主要包括以下幾個部分。第一，開賬。各公司總賬模塊開賬是總賬業務流程的起點，開賬后，才能在財務系統錄入財務憑證等信息。第二，憑證處理。憑證處理業務有兩個方面含義，既包括固定、計提費用的憑證生成業務，也包括所有憑證的審核工作，這是總賬組的主體工作。第三，報表處理。通過報表編制、報表數據復核、報表上報等程序，提供準確、客觀的報表數據，這一工作主要是在結賬完成后。第四，完成月結及關賬。成本計算完成，結轉憑證生即完成了月結工作，此時需要關閉總賬，進入下一個會計期間。作為整個財務共享中心業務流程的核心，總賬業務流程目前反映出的最大問題是自動化程度仍不高，同時，作為月結業務中最重要的成本計算，并未在總賬業務流程，目前仍是有子公司財務人員操作，可能造成核算口徑的差異。此外，報表編制、報送環節人工干預較多，這樣容易造成會計信息質量問題。總賬流程目前主要存在以下幾個方面的問題。1.大量人工操作，工作效率低在財務共享中心建設之初，K公司就以減少人工操作，提高賬務處理的自動化水平為主要目標，但是在集團規模不斷擴大的背景下，財務業務處理量猛增，僅總賬組負責的憑證審核量每月就有近5萬筆。此外，隨著業務規模的擴大，每月需要總賬組提供財務報表及經營管理報表的組織也急劇增加，報表業務雖能根據嵌入公式對報表項目自動取數，但是仍然不得不使用人工對報表數據進行核對、使用人工上報報表?？傊?，人工操作在報表業務中占據十分大的比重。憑證及報表數據在人工審核過程中，也時常會發生遺漏、錯誤等情況，從而導致賬務系統和報表數據的不準確，影響會計信息質量和財務報表使用者根據財務報表做出的決策。2.憑證生成及審核未實現自動化憑證生成業務中，K公司財務共享中心總賬組的財務人員主要負責的總賬業務憑證包括固定費用的攤銷憑證等財務憑證，由他們對憑證上游相關數據勾稽關系、數據準確性進行審核，最終生成會計憑證。而總賬組的財務人員在生成總賬業務憑證時，并未實現自動化，仍是以手工生成為主要方式，投入了巨大的人力，造成工作效率的低下。憑證審核業務中，其他業務組的報銷憑證、賒銷憑證及收付款憑證等在憑證提交后，都由總賬組財務人員進行憑證的審核，判斷憑證反映的實際業務處理是否合規，憑證數據是否準確等。目前的憑證審核仍采用較為傳統的人工審核方式，未實現自動審核，憑證審核的工作量較大，每個月幾萬條憑證，極容易出現審核失誤，讓有問題的憑證計入總賬，不僅影響最終財務報表的質量，也增加了總賬組財務人員的工作量，使得總賬業務流程的運行效率不高。3.成本計算分散成本計算在總賬業務流程中有著很重要的地位，但是K公司的成本計算業務存在一定的分散性。時間維度上，由于集團各個板塊的業務存在一定的差別，不同板塊月末業務的結束時間點不同，月末進行成本計算的時點也不統一，因此成本計算時間上是分散的。從公司的地域分布上看，各子公司跨越3個省，與財務共享中心總賬組的辦公地點都存在一定距離，造成成本計算的地域上分散?？傊?，成本計算的相對分散，會使各公司按照操作標準對成本計算的操作存在差別，影響成本數據的準確性。完成成本計算的時間都由各子公司的財務人員確定，缺乏一個完成成本計算的標準截止時點，而集團合并財務報表等必須要等所有公司完成成本計算操作、結賬完成后才能進行，因此分散的成本計算操作也會導致財務報表編制、報送滯后，影響報表需求方的使用。4.人工干預較多，缺少過程監控K公司財務共享中心總賬業務流程，由于自動化程度相對不高，各業務在數據核對過程中，都需要大量的人工進行操作，人工操作過程中很容易出現關鍵項目遺漏或者數據錯誤的情況。成本計算是整個總賬業務流程中最關鍵、最重要的業務，成本計算業務分散在各子公司，執行成本計算操作的都是子公司的會計人員，在執行成本計算操作時缺少對成本計算過程的監督，成本數據客觀性受到影響，甚至會影響會計信息的質量。報表業務的處理環節，通過人工對報表進行操作，由人工復核、提交報表給使用者，而人工對報表數據干預過多，可能會對報表數據的真實性產生影響，甚至會給公司帶來損失。

三、基于RPA的財務共享中心總賬流程優化

基于以上的問題描述和分析，為了進一步提高總賬業務流程的運行效率，提高總賬業務的準確性，在原有總賬業務流程中，融入RPA技術，通過這一技術的應用，可以解決上述分析中識別出的問題，最終形成K公司財務共享中心的總賬業務流程優化方案。總賬業務流程優化方案主要體現在以下幾個方面。1.憑證處理自動化總賬業務流程中的憑證錄入環節，需要手工新增的財務憑證主要是生產性固定費用的計提和長期資產的攤銷及折舊憑證。尤其是計提和攤銷類的憑證，由于不像銷售和采購那樣有上游單據支撐，因此一直沒有實現憑證生成的自動化操作。為了實現自動憑證錄入，可以在計提、攤銷憑證設置上游單據，像銷售、采購那樣由上游的單據生成對應的財務憑證。借助RPA技術，每一類長期資產攤銷業務都在系統中設置明細信息，例如將周轉材料、長期待攤費用等明細寫進系統；而生產性費用的計提則通過設置費用申請單，將生成憑證主要信息字段都添加到費用申請單中，隨后，設置單據轉換規則，轉換規則可以自動提取明細表里的各類信息，包括摘要、部門、金額等，按設定的定時任務，在固定的時間內生成憑證。這樣就能夠從根本上解決憑證自動錄入的問題，最大限度提高財務人員的工作效率，保證憑證的質量。在完成相關總賬業務憑證后，就需要對這些財務憑證以及其他各業務組的財務憑證，例如賒銷憑證、付款憑證等進行審核和過賬操作。這一過程主要就是核查業務憑證與上游單據或附件是否匹配，相關業務的憑證處理是否符合準則的要求。此時，利用RPA技術，首先在系統中預先寫入控制活動，將憑證需要核對的字段、邏輯信息設置在系統，對于機制憑證，由于是系統自動生成的，主要由財務機器人檢查生成邏輯是否正確，沒有問題的憑證則自動執行審核和過賬操作，完成機制憑證的自動化審核。而對于其他手工生成的財務憑證，則由總賬組的財務人員進行手工審核。憑證自動審核及過賬的實現，可以幫助財務共享中心總賬組的財務人員有效提高憑證審核效率和憑證的審核質量，有利于解決人工工作量過大的問題。2.月結自動化K公司財務共享中心總賬組的成本計算業務分散在不同區域，為了有效解決成本數據缺乏客觀性和過程控制，進而影響報表質量的問題，在已有的流程基礎上，可以增加集中成本計算的業務流程。將原先在各子公司執行的成本計算業務全部上收到財務共享中心總賬組。上收后，總賬組的財務人員并不是繼續手工執行成本計算操作，而是借助RPA技術，對成本計算的各個步驟模擬人工操作，將各項操作程序的計算邏輯寫進系統，實現自動化結賬。在成本計算數據準備完畢并準確無誤后，只要財務人員點擊開始結賬按鈕，機器人就會按照設定的程序，自動依次完成材料的價格設定、制造費用總賬取數、成本分配標準數據取值及維護、成本計算前檢查及成本計算的操作，并在總賬組財務人員對成本計算單的數據檢查無誤后，按憑證自動生成的邏輯生成庫存商品入庫、結轉成本和結轉損益的憑證，完成最后的結賬工作。自動化月結的實現，不僅能夠使成本計算操作按標準化流程實現，也能夠從根本上提高整個財務共享中心總賬組的運行效率。3.報表業務自動化針對總賬組報表業務所反映出的問題，可以利用RPA技術，實現報表從編制到上報的全面自動化。具體的操作方法是，對于經營管理類報表，可以在系統中添加報表模板，在表格中設置取數公式，在完成月結后，由系統按照設定的取數公式自動獲取系統財務數據工作，完成報表的編制，并按照報表的核對邏輯自動校驗數據的準確性。而對于報表的上報工作，可以利用機器人流程自動化技術，在系統中設定好報表上報的范圍及上報報表的固定時間點，在編制完成后，由系統自動完成財務報表及經營管理報表的上報工作，總賬組的財務人員只負責對報表數據進行總體復核，關注報表的上報進度及其他一些異常問題的處理。通過RPA技術，極大地減少了總賬組財務人員對報表數據的干預，能夠對編制及上報的客觀性進行控制，這不僅有利于提高總賬組人員的工作效率，也能很大程度上提高財務報表的質量。系統對報表的批量生成、批量上報，能夠讓總賬組財務人員從繁雜的編制、上報操作中解放出來，從事更具有價值的工作，例如去研究整個集團的財務分析，尋求企業經營的價值創造點，從而創造價值。

四、結語

業務流程優化是整個財務共享中心優化中最重要、最關鍵的部分，只有有效處理業務流程優化過程中的各項問題，才有可能降低財務成本。因此，業務流程優化是降低財務成本和提高效率的基礎。在企業業務規模不斷擴大、信息技術快速發展的背景下，注重對財務共享中心的業務流程，尤其是總賬業務流程的調整優化，將最新技術應用于調整優化之中，也是財務共享體系建設的重要組成部分。本文以K公司財務共享中心為例，對其總賬業務流程運行現狀進行描述、充分分析的基礎上，肯定了總賬流程在成本節約及效率提升方面取得的成效，歸納出總賬業務流程運行中目前尚存在的幾點問題，針對這些流程問題，考慮將RPA技術融入具體流程中，讓其在流程的各個節點發揮作用，優化總賬業務流程，增加自動化程度，提升運行效率。在將RPA技術融入K公司的總賬業務流程后，反映出的各類流程問題能夠被從根本上解決，同時也減少了人工對系統數據的干預，使得系統的財務數據處理更客觀，提升了會計信息的質量。隨著科學技術的進步，目前使用的RPA技術一定會不斷地迭代、完善，這些技術進步將會進一步解決共享中心總賬業務流程運行中出現的新的問題，從而從整體上提升企業的財務管理水平和信息化水平。在未來，除了RPA技術，一定會有更新先進的技術會出現，例如人工智能技術等，這些技術對企業運營管理和財務共享中心的總賬業務流程優化產生深遠影響，也將幫助企業實現數字化經營管理，讓財務共享中心的總賬業務流程自動化程度更高，總賬業務處理也更加智能化，進一步降低運行成本和提高效率。當然，企業管理者也應該時刻對這些技術保持應有的關注，引導財務共享中心總賬業務流程及其他業務流程持續地進行調整、優化，以適應外界競爭環境變化和內部戰略發展要求。只有這樣，才能不斷完善財務管理方式，促進財務工作的發展。

參考文獻：

[1]楊魯峰,葉青盛,周衛華.基于RPA的財務共享通用月結自動化平臺建設與應用[J].財務與會計,2020(17):62-64.

[2]胡愛平,張春艷,周莎.財務共享對企業財務績效的影響研究[J].會計之友,2021(19):14-19.

作者：劉宇 單位：江蘇益客食品集團股份有限公司