水利企業科技檔案信息化建設管理內容

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【摘要】為更好地挖掘水利企業科技檔案中有價值的資源信息，提升檔案的管理效率與管理質量，本文圍繞水利企業科技檔案信息化建設的相關內容進行討論。

【關鍵詞】大數據時代；水利企業科技檔案；信息化建設；管理

在大數據時代，現有水利企業科技檔案數量與種類已經變得越來越多，水利企業科技檔案的價值有待進一步開發，傳統的科技檔案管理形式已經無法滿足水利企業發展的需要。水利企業科技檔案的種類以及數量也在不斷增長，傳統的科技檔案管理模式亟待升級與優化。總體而言，企業科技檔案管理工作正朝著現代化與智能化的方向發展，廣大企業科技檔案管理人員應該重視自身的工作，更好地推動企業發展。

一、水利企業科技檔案概述

（一）科技檔案。科技檔案是甘肅省水利水電勘測設計有限責任公司的重要信息資源，包含企業的管理、經營、生產、交流等眾多內容。在生產流程中需要及時存儲，方便日后對外交流合作、企業自身經驗提取、同時生產環節中產生的過程資料存檔也是對企業員工的一種無形保護，甚至對特色水利項目的管理功不可沒，是為后人留下的一筆財富。隨著時代的發展，信息化檔案建設迫在眉睫。（二）水利科技檔案的特點。1.較強的專業性。水利行業的發展是老一輩工作者通過野外勘測、設計、實施等一系列扎實的專業知識與經驗提升的結果，其中要存貯的內容相對較多較雜，是針對特殊領域的研究與實驗結果。水利項目從測量與地質部門的勘測數據到設計階段的項目規劃、可行性研究、初步設計等對比方案研究，其中還穿插著試驗檢測、水利工程、電氣化等不同專業的配合，從而體現在施工圖階段的各項圖紙與報告等成果中，甚至水利項目的專項驗收，都要求水利檔案存儲的精簡性、專業性。2.多樣化特點。水利企業的科技檔案涵蓋內容較多，有著多樣化的特點。水利企業中因為設計模塊與方向不同，所承擔的各水利項目的要求也不同，進而啟用的設計專業不同，例如：常規的水利項目，我們啟用測繪專業為輔、水利工程專業為主的方式配合生產；新能源項目我們啟用測繪專業為輔、電氣專業為主的方式配合生產。另外，針對測量與地質專業，我們還設立專門的保密辦小組，專項地形圖、地質圖由檔案室實施專人專責保密化管理，這樣的過程要求科技檔案的記錄更加多樣、更加困難。這對水利科技檔案的管理工作提出了更高的要求，增強了科技檔案的多樣化管理。

二、大數據時代水利企業科技檔案信息化建設

企業科技檔案的信息化建設建立在多種學科基礎知識之上，是現代專業技術技能統籌與融合的產物，其在運作的過程中，不僅需要企業內部各個部門的支持與配合，還需要建立相應的系統，滿足企業運營過程中科技檔案管理工作的橫向與縱向需求，實現科技檔案管理工作的網絡化與信息化發展。在大數據分布數據庫的輔助下，科技檔案實現了信息資源的云存儲。在云存儲技術的輔助下，檔案信息數據庫能夠實現檔案信息數據的合理分配。當用戶想提取科技檔案資源信息時，只需通過終端，利用業務服務管理層級功能模塊的控制層，即可實現檢索、安全等級評估等操作，提升科技檔案的管理效率與管理質量。水利水電勘測設計研究院有限責任公司自2010年啟用北京施惠特科技有限責任公司研發的信息系統辦公軟件，并通過ISO9001質量認證，成立至今，一直服務于工程建設領域企業級信息化建設。

三、水利企業科技檔案信息化建設的內容

（一）基礎設施建設。要想推動企業科技檔案的信息化建設，必須對企業原有的檔案管理設施進行更新。如果企業的科技檔案管理基礎設施無法滿足信息化建設的需求，那么無法推動科技檔案管理的進一步發展。基礎設施是實現科技檔案信息傳遞與交換的基礎，也是實現水利科技檔案資源信息共享的重要基礎。提升基礎設施的質量，建設更加完善、可靠的基礎設施，有助于推動企業科技檔案信息化建設水平的有效提升。甘肅省水電勘測設計研究院成立于1958年，水電院檔案部門成立于1963年，為了更好地管控各個水利項目所產生的各階段、各專業的科技資料，如今我們按照三段式檔號對科技檔案進行管理：根據水利項目的地域分布，將項目一級劃分進適合我們甘肅的8大流域（分別為：黃河、黑河、渭河、涇河、長江、黨河、渭河、石羊河），每個項目的各階段、各專業進行二級劃分并給予代號，三級劃分為序列號。例如：檔號為黃308-0815-001的科技檔案可解讀為黃河流域第308個項目甘肅省引洮供水二期非農業配套工程的施工圖階段（代號08），水工專業（代號15）的第1卷。我們有著大量的科技實體檔案作為基礎，隨著信息系統的啟用，將已有各個檔案條目錄入信息系統，完成檔案庫模塊的基礎信息建設，我們再將經營源頭部分實現網絡化管理，最終網絡數據管控表現為經營部門下達任務→線上管控、上傳各階段、各專業成果→線上歸檔，這三大步驟完美提升了企業科技檔案信息化建設水平。（二）綜合管理信息系統的建設。應用系統是保障科技檔案信息化建設質量的重要內容，應用系統也是收集、管理、應用企業科技檔案資源信息的重要途徑，其與科技檔案信息化建設及服務管理的效果有著密切的關系。北京施惠特科技有限責任公司研發的信息管理系統具備多項不同的功能，大幅推動了水利企業科技檔案管理的信息化建設，實現了檔案業務的全面化管理。其不僅推動水利企業科技檔案管理水平的有效提升，還實現了檔案管理業務與水利企業辦公管理業務、項目管理業務的有效對接。利用該信息管理系統，檔案信息能夠實現自動歸檔與采集，大幅推動電子檔案庫的智能化、自動化、信息化發展。除此之外，該信息管理系統還具備訪問權限功能，能夠根據訪問人員的等級，提供不同范圍的閱檔與瀏覽權限。（三）標準規范的建設。標準規范建設包括了電子文件的形成、電子文件的歸檔、電子檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸管理等方面內容，針對上述內容，制訂相應的標準與規范，并進行指導與實施，即為標準規范建設。標準規范建設是保障科技檔案管理信息化服務安全性與信息化建設成效的重要工作。（四）信息資源的建設。科技檔案的信息資源建設由多部分內容組成，其中包含了數據庫的建設、數字化檔案的整理、電子文檔的采集與收入等方面工作。信息資源建設需要的時間較長，是一項持續性較強的工作。信息資源建設是深挖企業科技檔案價值的重要途徑，其能夠反映一個企業科技檔案的信息化建設水平。（五）人才隊伍建設。人才隊伍建設的主要內容是引進與培養綜合型人才。隨著水電院檔案事業的發展，我們逐漸意識到檔案是一門學科，具有一定的專業性、技術性及較強的邏輯性，這就要求從事這門學科的人員必須具備一些基礎性的專業知識與保密意識。我們逐漸減少兼職人員，加強專業技術人員的培訓與業務能力的鍛煉，如今水電院檔案室的專職人員共7人，包含1名副研究館員，3名館員、3名助理館員，分別從事統籌檔案管理、文書檔案、科技檔案、涉密檔案、實物檔案及其他類型檔案的管理。與此同時，全員助力檔案信息化建設，在公司信息平臺的幫助下，為日后數字化檔案室建設添磚加瓦。

四、推進水利企業科技檔案的電子化

檔案電子化是推進企業科技檔案信息化建設的重要工作。檔案管理工作人員要加強原始電子檔案的接收與歸檔工作，重視企業內部檔案的電子化歸檔工作。結合檔案的利用率與利用方式，有機融合檔案管理與業務處理。在開展企業科技檔案電子化工作的過程中，要結合后續檔案的使用需求，對檔案處理流程進行優化，可以在流程管理中引入大數據技術，實現全過程信息化檔案管理。科技檔案信息管理系統已經能夠實現專利、科研、項目檔案的電子歸檔，大幅減輕了檔案管理人員的工作量。（一）強化水利檔案管理系統的安全性。檔案信息資源在應用的過程中還存在著一些安全問題，機密檔案一旦被泄露，就會為水利企業帶來嚴重的損失。為解決水利企業科技檔案管理系統的安全性問題，企業利用權限控制、訪問密碼等措施，提升檔案管理系統的安全性與機密性，為檔案信息資源的安全提供保障。企業員工均有個人賬號與密碼登錄信息管理系統。普通員工在登錄個人賬號后可在信息系統檔案庫模塊檢索與瀏覽已歸檔的各項目、各階段、各專業的科技檔案文件，檔案管理人員在應用信息管理系統時，需輸入自己的賬號與密碼，在系統核查無誤后，才能根據自己的權限，提取與整編檔案。例如：普通員工在完成電子借閱流程后，所需的電子科技檔案會自動發送至借閱人的系統郵箱中；檔案管理人員在普通員工權限的基礎上，還具有整編檔案的權限，但沒有刪除檔案的權限；企業的管理人員擁有提取、整編、刪除等所有權限。充分利用檔案信息管理系統的身份驗證功能、訪問權限功能、賬戶密碼功能，既能保障檔案信息資源的安全性，又能減少檔案管理人員的工作量。除此之外，還可以根據員工所處的部門不同，對檔案進行分類，對不同部門員工開設不同檔案，設計部門的員工擁有提取項目檔案、技術圖紙等信息資源的權限，但不具有提取財務檔案、人力檔案的權限。檔案信息管理的系統大幅提升了用戶檢索與借閱電子檔案的效率，相較于傳統檔案管理模式復雜的申請流程，信息化企業科技檔案管理模式效率更高。除此之外，為了避免用戶提取檔案后無意或惡意泄露檔案。檔案管理人員要嚴格控制的檔案的使用流程，對于密級程度較低的檔案，用戶完成借閱流程后允許下載檔案；對于密級程度較高的檔案，用戶需完成上級部門領導及保密辦主任審批流程后，方可前往檔案室采用線下借出方式借閱；對于機密檔案，要求用戶必須執行檔案申請流程，獲取機密檔案臨時使用許可后，在檔案管理人員的監督下閱讀檔案。機密檔案嚴禁在線使用，不提供任何下載與保存手段。總而言之，企業要根據檔案機密性不同、員工權限不同，嚴格規定檔案的訪問權限。合理規劃檔案的開放區域，并利用大數據技術實時記錄員工提取檔案、閱讀檔案、下載與保存檔案的臺賬記錄，跟蹤檔案文件的信息流，嚴格記錄檔案的流向，謹防檔案泄密事故。（二）提升檔案管理人員專業技術能力。檔案管理人員作為企業科技檔案信息化建設的主體，其專業技術能力的高低將對信息化建設的質量與效率產生重要影響。檔案管理人員積極學習最新的信息技術，將信息技術與檔案專業管理技術進行結合，通過不定期的信息管理檔案模塊升級，與施惠特公司數據處理專責人員保持聯系，通過傳幫帶的方式進行內部培訓，完成信息技術的知識更新，我們還定期與甘肅省檔案局申請線下指導，參與檔案專業的繼續教育。我們在企業內部營造了良好的檔案管理氛圍，企業內部始終堅信科技檔案信息資源的安全與甘肅省水利水電勘測設計研究院有限責任公司的發展有著密切的關系。所以檔案管理人員在開展日常工作過程中，都能夠意識到檔案管理工作的重要性，愿意自覺地更新自身的專業技術能力，主動學習檔案管理相關的最新知識與技術，為企業科技檔案的安全保駕護航，推動甘肅省水利水電勘測設計研究院有限責任公司健康可持續發展。

五、結語

企業科技檔案與企業的發展有著密切的關系，隨著大數據時代的到來，企業科技檔案呈現出了信息化建設發展趨勢。企業科技檔案的信息化建設由多部分內容構成，其包括了基礎設施、應用系統、標準規范、信息資源、人才隊伍等多方面內容。企業科技檔案管理人員從上述方面入手，從多方位推動企業科技檔案的信息化建設。企業通過選擇合理的信息化建設路線、推動企業科技檔案的電子化發展等，多方面措施推動檔案管理工作質量與效率得到提升，實現企業的健康可持續發展。

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作者：王靜媛 單位：甘肅省水利水電勘測設計研究院有限責任公司