秘書部門的職能

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秘書工作的基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這種服務(wù)可以分為兩大類；1、事務(wù)服務(wù)，主要是后勤保障。2、政務(wù)服務(wù)，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發(fā)、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務(wù)。辦事，包括調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有個范圍，在這個范圍內(nèi)，盡量服務(wù)好一些，周到一些。秘書的服務(wù)一定要對準領(lǐng)導(dǎo)角色，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作進行服務(wù)，而不是不分主次什么都干。領(lǐng)導(dǎo)干部除了領(lǐng)導(dǎo)的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰(zhàn)友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務(wù)。有的秘書拋開自己主要工作，去為領(lǐng)導(dǎo)帶孩子，搞家務(wù)，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務(wù)正業(yè)。

（一）辦公室的文書職能

辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議書等，文書印出來，還要發(fā)出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復(fù)以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫作是這次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調(diào)幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)公文寫作知識，學(xué)習(xí)相關(guān)知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結(jié)，要打一仗進一步，就要多總結(jié)，這樣才能進步，人家的經(jīng)驗固然重要，但最管用的還是自己的經(jīng)驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結(jié)經(jīng)驗，一個不善于總結(jié)，幾年后寫作水平會有較大差距。

在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓(xùn)是難免的，教訓(xùn)和經(jīng)驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復(fù)，不要怕領(lǐng)導(dǎo)批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經(jīng)驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓(xùn)班學(xué)習(xí)了一些公文寫作的知識和規(guī)則就可以寫好公文了。我在這里強調(diào)吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學(xué)習(xí)中央領(lǐng)導(dǎo)的講話和中央文件，學(xué)習(xí)黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導(dǎo)工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據(jù)當?shù)爻霈F(xiàn)的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結(jié)出新經(jīng)驗。

（二）辦公室的信息職能

人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)來說，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領(lǐng)導(dǎo)。秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)，是秘書部門的重要職責。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：

一要精選信息，每天都發(fā)生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領(lǐng)導(dǎo)那里去，領(lǐng)導(dǎo)工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發(fā)揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當?shù)静荨?/p>

第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據(jù)的東西也往上報，給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發(fā)性的事件，需要領(lǐng)導(dǎo)盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發(fā)生了什么事情，詳細情況以后再續(xù)報。現(xiàn)在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規(guī)定發(fā)現(xiàn)×××人員有外逃、聚集滋事或散發(fā)傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內(nèi)上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調(diào)在維護穩(wěn)定方面要多報預(yù)警性和內(nèi)幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預(yù)謀階段和萌芽狀態(tài)。

第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業(yè)危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產(chǎn)生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導(dǎo)致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領(lǐng)導(dǎo)思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺了，文件下發(fā)了，這只能說任務(wù)完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環(huán)節(jié)和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務(wù)，又要為決策的落實搞好服務(wù)。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應(yīng)選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現(xiàn)的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關(guān)鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點問題是指決策落實中出現(xiàn)的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關(guān)系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯(lián)系，對這樣的問題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區(qū)都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經(jīng)驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結(jié)合自己的實際進行創(chuàng)新，總結(jié)推廣他們的經(jīng)驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態(tài)的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。

搞督查工作要有求真務(wù)實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發(fā)，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應(yīng)付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。

（四）辦公室的協(xié)調(diào)職能

辦公室是綜合協(xié)調(diào)部門，是協(xié)調(diào)各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系內(nèi)外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現(xiàn)，有大量的協(xié)調(diào)工作要做。如黨委、政府發(fā)文件，涉及到政策、法律問題要協(xié)調(diào)；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協(xié)調(diào)；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調(diào)整要協(xié)調(diào)；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協(xié)調(diào)。通過協(xié)調(diào)理順關(guān)系，調(diào)動大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養(yǎng)自己的協(xié)調(diào)能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調(diào)查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的許多具體事務(wù)。除以上各項任務(wù)外，還有會務(wù)接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛(wèi)、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯(lián)系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現(xiàn)。所以一定要耐心接待。凡應(yīng)該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應(yīng)該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創(chuàng)造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應(yīng)，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學(xué)習(xí)黨的政策，特別是新出臺的政策要學(xué)習(xí)好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當然，我們不主張大規(guī)模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產(chǎn)秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規(guī)模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規(guī)模群眾來上訪才去做工作。