集團(tuán)辦公操作規(guī)程

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集團(tuán)辦公操作規(guī)程

為了規(guī)范辦公操作程序，提高辦公效率，制定《遼東實(shí)業(yè)集團(tuán)辦公操作規(guī)程》。

一、公文處理

(一)來(lái)文處理

1．凡中央、國(guó)務(wù)院、總省市行、市人民銀行及市委、市政府、市人大、市政協(xié)等有關(guān)單位及其所屬部門(mén)的文件、信件及對(duì)本集團(tuán)工作的指示，一律由辦公室登記，并根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)處理。

(1)辦公室文書(shū)收到文件后，在文件處理單上標(biāo)明辦理時(shí)間要求，即送辦公室主任或副主任簽注意見(jiàn)呈送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批閱。

(2)如主管領(lǐng)導(dǎo)不在東港，文件又急于轉(zhuǎn)至部室辦理的，可將文件復(fù)印件先送有關(guān)部門(mén)，由有關(guān)部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意辦理。

(3)有關(guān)部門(mén)收到文件后按領(lǐng)導(dǎo)批示立即辦理，重要事項(xiàng)要在上報(bào)前3個(gè)工作日(特殊情況按要求時(shí)間)將辦理結(jié)果報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。

(4)特別緊急和重要的文件，辦公室主任可直接請(qǐng)示董事長(zhǎng)或總經(jīng)理，特事特辦。

(5)有關(guān)部門(mén)應(yīng)將辦理的結(jié)果或會(huì)議研究的意見(jiàn)，及時(shí)形成正式文件，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或印發(fā)給轄屬有關(guān)單位。

2．其他單位、部門(mén)來(lái)文、來(lái)函的處理程序是：

(1)辦公室收文后，即在文件處理單上標(biāo)明處理時(shí)間，由辦公室主任或副主任簽批意見(jiàn)，呈分管副總經(jīng)理閱批。

(2)分管領(lǐng)導(dǎo)批示后，由文書(shū)送有關(guān)部門(mén)處理。

3．各公司以正式書(shū)面材料請(qǐng)示工作、需作答復(fù)的，辦公室登記后，由辦公室主任直接簽批有關(guān)部門(mén)處理，重大問(wèn)題或超出職權(quán)范圍的問(wèn)題先由有關(guān)部門(mén)將辦理意見(jiàn)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審定，必要時(shí)召開(kāi)總經(jīng)理辦公會(huì)審定。

(二)公文起草

第一，起草。各部門(mén)文件、材料的起草人，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)文件精神和領(lǐng)導(dǎo)意圖，起草的文件、材料要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)，做到情況真實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰、直述不曲、切實(shí)可行、符合規(guī)范，篇幅力求簡(jiǎn)短。文件初稿要附上填寫(xiě)完備的發(fā)文稿紙，一并提交給部門(mén)經(jīng)理審閱修改。

第二，審核。部門(mén)經(jīng)理作為文件起草的負(fù)責(zé)人，要對(duì)文件的時(shí)間要求、質(zhì)量要求負(fù)全面責(zé)任。對(duì)文件的政策依據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)要求等進(jìn)行認(rèn)真審核把關(guān)，并根據(jù)文件內(nèi)容要求、重要程度、發(fā)送范圍等初步核定密級(jí)和緊急程度，簽名后送主管副總經(jīng)理審批、修改和簽發(fā)，然后由辦公室主任或秘書(shū)對(duì)公文格式、文種使用、公文主題詞、語(yǔ)言表述、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等方面進(jìn)行認(rèn)真審核和修改后交文書(shū)編號(hào)、打字、印刷和郵送。

(三)文件簽發(fā)

上報(bào)各級(jí)政府、各政府職能部門(mén)的文件，一般性文件由分管副總經(jīng)理簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審核后簽發(fā)。

文件簽發(fā)、印制的程序：

主辦部門(mén)起草并填寫(xiě)發(fā)文單→送分管副總經(jīng)理（總經(jīng)理）審核→送辦公室核稿（提供文件拷貝）→由辦公室編號(hào)→由辦公室修改、打印→裝訂分發(fā)。

(四)文件制發(fā)與歸檔

1．文件制發(fā)。經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件，要及時(shí)交辦公室核稿和印制。由文書(shū)進(jìn)行登記，編制發(fā)文文號(hào)，核定印制份數(shù)，文件經(jīng)校對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后發(fā)送。文件按發(fā)送時(shí)間分為特急件、急件和一般文件。對(duì)特急件辦公室要隨到隨印制并發(fā)送；急件要抓緊印制并發(fā)送；一般文件要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)印制并發(fā)送。

2．文件歸檔。所有文件制發(fā)完畢后，文件底稿交給辦公室文書(shū)，由其妥善保存，于次年年初統(tǒng)一分類(lèi)整理、立成案卷。

二、會(huì)議管理

(一)公司外的會(huì)議

公司外會(huì)議是指政府及其各部門(mén)要求或其他單位邀請(qǐng)本公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的工作性會(huì)議。

各級(jí)政府或職能部門(mén)通知本集團(tuán)參加的會(huì)議，由辦公室秘書(shū)及時(shí)、準(zhǔn)確做好記錄，并立即送辦公室主任或副主任提出擬辦意見(jiàn)。凡要求董事長(zhǎng)參加的會(huì)議，由辦公室送董事長(zhǎng)批示；凡要求有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議，由辦公室主任簽注后呈分管領(lǐng)導(dǎo)批示。參加會(huì)議準(zhǔn)備的材料，由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，秘書(shū)通知有關(guān)部門(mén)在限期內(nèi)完成，送董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審定。

(二)本集團(tuán)召開(kāi)的會(huì)議

1．會(huì)議的組成和議題

(1)董事長(zhǎng)辦公會(huì)議。出席人員為董事長(zhǎng)和各位董事。董事長(zhǎng)可根據(jù)需要確定有關(guān)人員列席。

主要議題是討論決定集團(tuán)總體工作思路、重大經(jīng)營(yíng)方針政策和重要改革舉措。

(2)總經(jīng)理辦公會(huì)議。參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理。總經(jīng)理可根據(jù)需要確定有關(guān)人員列席。

主要議題：研究決定各公司班子建設(shè)、后備干部隊(duì)伍建設(shè)、員工隊(duì)伍建設(shè)及干部的獎(jiǎng)懲、任免、調(diào)動(dòng)等重要事項(xiàng)；審議決定對(duì)案件的審查處理和處理有關(guān)違規(guī)違紀(jì)人員；研究決定以集團(tuán)名義授予的先進(jìn)集體、個(gè)人榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)及表彰決定。

(3)部門(mén)經(jīng)理辦公會(huì)議。參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理。由總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持會(huì)議。主持人可根據(jù)需要確定有關(guān)人員列席。

主要議題：研究決定本集團(tuán)的改革發(fā)展規(guī)劃和重要措施；研究決定經(jīng)營(yíng)管理方面的重要事項(xiàng)，制定各公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、計(jì)劃和目標(biāo)；討論決定重要規(guī)章制度和辦法；聽(tīng)取審議各部門(mén)工作、分析業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)狀況。

2．會(huì)議紀(jì)律

(1)與會(huì)人員要在會(huì)議召開(kāi)前5分鐘就座，參加經(jīng)理辦公會(huì)和全體職工大會(huì)的人員要在簽到簿上簽到。因事不能參加，必須事先請(qǐng)假。

(2)會(huì)議期間，會(huì)場(chǎng)上嚴(yán)禁吸煙，與會(huì)人員不準(zhǔn)會(huì)客，不處理其他公務(wù)，關(guān)閉通訊工具，專(zhuān)心聽(tīng)取有關(guān)問(wèn)題的討論并認(rèn)真發(fā)表意見(jiàn)。

(3)會(huì)議保密。參加會(huì)議的人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，會(huì)議內(nèi)容嚴(yán)格按照會(huì)議主持人的要求進(jìn)行傳達(dá)，不得私自泄漏需要保密的會(huì)議內(nèi)容和議定事項(xiàng)。

3．會(huì)議記錄、紀(jì)要

(1)會(huì)議記錄。每次會(huì)議都要進(jìn)行記錄。由辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)。

(2)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議主持人決定是否編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要要寫(xiě)明會(huì)別、會(huì)次、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、記錄人，會(huì)議的主要內(nèi)容和議定的事項(xiàng)、議定事項(xiàng)的承辦單位和承辦人、完成的時(shí)間和原則要求等。

會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人審定并決定是否印發(fā)。凡是需要印發(fā)的會(huì)議紀(jì)要，在送會(huì)議主持人簽發(fā)前，要先送參加會(huì)議的有關(guān)單位負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審查。會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)范圍為出席會(huì)議的部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)需要，經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)，可擴(kuò)大分發(fā)范圍。凡是不需要印發(fā)的會(huì)議紀(jì)要，但要求辦理的事項(xiàng)由辦公室通知承辦單位辦理。

(3)會(huì)議記錄、紀(jì)要的歸檔。由辦公室主任封閉立卷，交文書(shū)存檔。

三、對(duì)外活動(dòng)

1．本集團(tuán)組織的重大活動(dòng)，需要邀請(qǐng)政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或其他單位領(lǐng)導(dǎo)參加的，一律由辦公室請(qǐng)示總經(jīng)理同意后，以遼東實(shí)業(yè)集團(tuán)名義邀請(qǐng)。

2．市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、各部(委、辦、局)來(lái)集團(tuán)視察工作，由總經(jīng)理接待。總經(jīng)理不在，可授權(quán)副總經(jīng)理接待。

3．非業(yè)務(wù)部門(mén)，如新聞宣傳、檔案等來(lái)商談工作的，由分管副總經(jīng)理或辦公室主任安排接待。

四、請(qǐng)示、報(bào)告、議事

(一)請(qǐng)示

1．本集團(tuán)內(nèi)部，各公司向總經(jīng)理請(qǐng)示工作，涉及重要決策的，應(yīng)以書(shū)面材料送交，總經(jīng)理批示后辦理，原件交辦公室存檔。

2．向各級(jí)政府或有關(guān)部門(mén)請(qǐng)示工作，以正式文件辦理，由總經(jīng)理簽發(fā)。

(二)重大情況報(bào)告

建立緊急重大情況報(bào)告制度。

1.報(bào)告內(nèi)容。本集團(tuán)轄內(nèi)各機(jī)構(gòu)發(fā)生的重大事件，如被盜、被搶、爆炸、綁架、攜款潛逃，重大職工人身安全事故、員工突發(fā)重病或交通事故、員工家屬亡故，及其他需要報(bào)告的重要情況。

2．報(bào)告程序和方式

各部門(mén)要及時(shí)以電話(huà)形式向辦公室(值班室)報(bào)告情況，辦公室根據(jù)情況提出處理意見(jiàn)或報(bào)總經(jīng)理批示。

(三)議事規(guī)則

1.議事程序

(1)各崗位工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中，遇有涉及普遍性的問(wèn)題或有明確規(guī)定或在分工范圍內(nèi)的問(wèn)題，由分管人員及時(shí)答復(fù)；不能答復(fù)的重要、疑難問(wèn)題，要在部門(mén)經(jīng)理主持下經(jīng)部門(mén)內(nèi)研究后予以答復(fù)和解釋?zhuān)卮髥?wèn)題報(bào)分管副總經(jīng)理或提交有關(guān)會(huì)議研究決定。

（2)處理業(yè)務(wù)涉及其他部室門(mén)的，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人主動(dòng)與其他部門(mén)溝通協(xié)商，統(tǒng)一意見(jiàn)后，由主辦部門(mén)處理。

(3)超出部門(mén)職責(zé)范圍或與其他部門(mén)溝通協(xié)商不能統(tǒng)一意見(jiàn)，需提請(qǐng)分管總經(jīng)理定奪的問(wèn)題，要在本部門(mén)認(rèn)真研究并提出處理意見(jiàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

(4)副總經(jīng)理在分管部門(mén)提請(qǐng)研究決定事項(xiàng)涉及其他分管部門(mén)時(shí)，亦應(yīng)主動(dòng)與其他副總經(jīng)理溝通協(xié)商，并提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)。統(tǒng)一意見(jiàn)后，由主辦部門(mén)處理。

(5)經(jīng)過(guò)上述程序不能形成統(tǒng)一意見(jiàn)的事項(xiàng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理決定。

(6)涉及機(jī)構(gòu)人事及全公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)重大問(wèn)題時(shí)，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)研究。

2.議事紀(jì)律

(1)做到雷厲風(fēng)行，力求急事先辦、特事特辦，提高辦事效率。對(duì)總經(jīng)理明確答復(fù)和會(huì)議決定的事項(xiàng)要抓緊辦理，不得拖延。

(2)樹(shù)立政策觀(guān)念，堅(jiān)持科學(xué)決策，不得擅自、盲目決斷。杜絕拖拉、推諉，上交矛盾的不良作風(fēng)。

(3)各部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的工作事項(xiàng)承擔(dān)責(zé)任。不得越程序、越級(jí)請(qǐng)示、匯報(bào)、研究工作。部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門(mén)答復(fù)、批復(fù)的事項(xiàng)負(fù)總責(zé)。

(4)各部門(mén)負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理及會(huì)議匯報(bào)工作要簡(jiǎn)明扼要、觀(guān)點(diǎn)明確。

(5)對(duì)回避矛盾、不負(fù)責(zé)任、貽誤時(shí)機(jī)造成影響和出現(xiàn)后果的，要追究有關(guān)人員責(zé)任。

五、督促檢查

辦公室是督查工作的負(fù)責(zé)部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)總經(jīng)理辦公會(huì)議、經(jīng)理辦公會(huì)議確定事項(xiàng)和總經(jīng)理的批示進(jìn)行督辦。各部門(mén)協(xié)助辦公室落實(shí)總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)確定和交辦的事項(xiàng)。

辦公室定期匯總督辦事項(xiàng)辦理結(jié)果，向總經(jīng)理匯報(bào)。

(三)督查事項(xiàng)辦理時(shí)限

對(duì)總經(jīng)理批示或交辦事項(xiàng)，要即收即辦，由辦公室根據(jù)要求提出辦理時(shí)限并督查催辦，各部門(mén)必須在時(shí)限內(nèi)辦理完畢。如有困難要提前向辦公室備案并作出說(shuō)明。

六、出差

(一)公司工作人員出差包括：離東港參加各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)，參加有關(guān)部門(mén)組織的各種培訓(xùn)班；其他因公事項(xiàng)。

（二）實(shí)行逐級(jí)報(bào)批。離東港在丹東市內(nèi)參加各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)和有關(guān)部門(mén)組織召開(kāi)的會(huì)議活動(dòng)，參加部門(mén)應(yīng)持有關(guān)部門(mén)的正式通知，報(bào)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后參加；在丹東市外的一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。同一部門(mén)正副負(fù)責(zé)人不能同時(shí)全部外出，如有特殊情況確需全部外出時(shí)，事前報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并指定臨時(shí)負(fù)責(zé)人。

（三）做好出差匯報(bào)。出差結(jié)束后要撰寫(xiě)出差情況報(bào)告，包括出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、結(jié)果等。凡離東港參加各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)，都要寫(xiě)出書(shū)面專(zhuān)題報(bào)告呈報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。部門(mén)負(fù)責(zé)人出差結(jié)束后要向集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。其他人員出差結(jié)束后要向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

七、信訪(fǎng)

(一)辦理來(lái)信

1.拆封、登記。信訪(fǎng)件由辦公室秘書(shū)拆封，寫(xiě)給公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人姓名的信件，由其本人或委托秘書(shū)拆封；寫(xiě)給各部門(mén)的來(lái)信，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或指定專(zhuān)人拆封。各部門(mén)和辦公室收到信訪(fǎng)來(lái)信后，應(yīng)將來(lái)信姓名、單位、地址、日期、內(nèi)容等逐一登記。

2.辦理、答復(fù)。信訪(fǎng)件經(jīng)辦公室主任批示后，由交有關(guān)職能部門(mén)辦理；

(二)接待來(lái)訪(fǎng)

1.來(lái)訪(fǎng)人員先由辦公室秘書(shū)接待，然后根據(jù)來(lái)訪(fǎng)人初步反映的情況和涉及問(wèn)題，由秘書(shū)通知有關(guān)部門(mén)接待。

2.部門(mén)負(fù)責(zé)人得到通知后應(yīng)立即指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)接待，重大問(wèn)題由部門(mén)負(fù)責(zé)人親自出面接待。

3.接待來(lái)訪(fǎng)部門(mén)在職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)根據(jù)有關(guān)政策規(guī)定解答來(lái)訪(fǎng)者所反映的問(wèn)題。

4.遇有集體來(lái)訪(fǎng)或反映重大問(wèn)題的上訪(fǎng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告董事長(zhǎng)或總經(jīng)理，視情況由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理接待處理。

5.對(duì)于違反《信訪(fǎng)條例》、無(wú)理糾纏鬧事的來(lái)訪(fǎng)者，由保衛(wèi)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助處理。

本辦法自2004年6月1日起執(zhí)行