檔案專業論文范文

導語：如何才能寫好一篇檔案專業論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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即使在機關，檔案工作也參差不齊，存在許多問題。在年檢中我們發現，一是不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類、載體檔案沒有實行集中統一管理，業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象尤為嚴重；二是應當歸檔的文件材料沒有及時收集、歸檔，散存在部門或個人據為己為的現象屢見不鮮。

究其原因。一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉；二是《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。

社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。

新時期社會檔案意識的培養問題，我認為應從以下幾個方面入手。

一要探索新時期檔案宣傳的新方法。只有加強檔案宣傳，社會檔案意識才能得到提高。“酒好也怕巷子深”，檔案是一壇釀造多年又陳封許久的好酒，連聞名遐邇的國酒茅臺都做廣告，何況“養在深閨人未識”的檔案呢？

1、把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使工作與宣傳同步進行。

2、抓重點，不斷掀起宣傳工作的新。根據檔案工作的規律性，抓住重點時間、重點內容、重點形式，不斷掀起宣傳。要掌握好時間，不要錯過最佳宣傳時機；內容要典型生動，才能吸引觀眾；形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。例如：在《檔案法》頌布重點紀念日前后，開展規模較大的宣傳活動，內容上要集中宣傳檔案法規，除正面內容的宣傳外，配合一些違法案例宣傳，使人對法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不應僅搞搞展覽，展覽存在較大局限性，應考慮利用電視、報紙、網上、向各單位普發小冊子、向各鎮、街道提供宣傳內容要求他們在各社區、村居代為刊出宣傳板報等宣傳面廣的宣傳形式。

3、抓時機，把主管領導作為主要宣傳對象。各級主管領導對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用。但主管領導一般不僅僅是檔案部門的主管領導，往往分管幾個口、多個部門。檔案部門應積極主動、搶抓時機，向主管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，以取得領導的重視與支持。在實際工作中應突出一個“勤”字，即勤請示、勤匯報、勤動腦，不失時機、千方百計地爭取領導的關注與支持；勤動手，經常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導。檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領導參與，以便領導全面地了解檔案工作。

4、高瞻遠矚，把在校學生作為重點宣傳對象。學生是祖國的未來，檔案意識應從學生抓起，且學生量大面廣，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，目前也是檔案宣傳的一個薄弱環節，應高度重視。

建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。

二要加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。

十多年來，經過各級檔案行政管理部門的努力，檔案行政執法工作取得的成績有目共睹。但客觀地分析，檔案行政執法工作與社會預期和檔案事業的客觀要求相比，還存在許多問題，并暴露出一些深層次的矛盾。首先，檔案違法現象與行為仍具有很大的普遍性。其次，檔案行政執法乏力，違法行為長期得不到有效制裁。檔案行政執法的對象有其特殊性，主要是各級黨政機關和企事業單位，在許多部門、單位面前，倒顯得檔案局這個執法主體是弱勢部門，加上檔案法律法規授予檔案行政管理部門的執法權非常有限，導致許多檔案行政管理部門因此畏縮不前。

因此，加快立法步伐，通過立法，進一步擴大行政處罰的范圍，授予檔案行政管理部門更大的執法權。對于普遍存在的同時危害很大的在機關、企事業單位出現的拒絕歸檔、拒絕檔案安全保管等進館之前的違法行為作為檔案法規調整的重點。因為這些檔案在進館之間遭受損失的可能性很大，進館這后倒相對安全了。

同時，要加強組織領導，積極開展專項執法，使執法工作的影響面日益擴大，努力推進檔案工作法治化。

三要加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。

四要重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。

在建設社會主義新農村的新的形勢下，各地應制定新農村建設檔案工作的總體規劃，全面推進村級檔案規范化建設，建立健全村居建設檔案、農村基礎設施檔案、土地承包檔案、農村專業合作社、農村龍頭企業檔案、村民檔案、農民素質培訓檔案、村務公開和民主管理檔案、農業科技檔案、農村文化檔案。在現實條件下，推廣“村檔鎮管”管理模式。主動加強服務，以規范化為抓手，全面提高農業和農村檔案工作整體水平，有力地促進全社會檔案意識的提高。

五要促進家庭檔案觀的樹立。家庭是社會的細胞，家庭檔案工作做好了，社會檔案意識真正會達到深入人心的境界。家庭檔案應成為檔案工作的新領域，檔案部門要積極倡導開展家庭建檔工作，更好地為和諧社會服務。

隨著生活的逐漸富裕，不管是城市居民還是農村農民，家庭建檔都有了一定的物質條件。各地應積極開展家庭檔案宣講活動，通過建立示范家庭檔案，舉辦家庭檔案展覽、講座、經驗交流會等，讓百姓通過自己的檔案感受生活的變化和祖國的進步。這是一項新工作，在建檔過程中還存在著一些困難和問題，檔案部門應積極提供技術指導。家庭檔案的建立會使百姓充分體會到家庭檔案與社會文明的密切聯系，更多地感悟“修身齊家”的中華古訓，這樣社會檔案意識也隨之提高。

六要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。

要積極探索開展民營企業檔案工作的思路和方法，培育典型、以點帶面、主動服務。舉辦民營企業檔案業務培訓班，講解檔案管理業務知識，提高專兼職檔案人員的業務素質，及時向民營企業提供有關檔案工作業務標準、規范及制度匯編等適用的工作參考材料，引導民營企業檔案管理向規范化、制度化發展。積極主動上門為民營企業服務，引導、幫助其開展科學規范的檔案工作。通過挖掘檔案的利用價值，為企業發展創造效益，使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系，促進民營企業檔案意識的全面提高。

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1、高職院校專業教學檔案的特點

專業教學檔案作為一種特殊的檔案，不同于一般的人事檔案、城建檔案、組織發展檔案、民生檔案等等，具有自身諸多的特點。高職院校專業教學檔案專業性非常強，主要體現在高職院校涉及到很多學科的專業知識；高職院校專業教學檔案教育性很強，因為其直接涉及到諸多具體的教學內容與教學效果；高職院校專業教學檔案實用性很強，因為專業教學檔案直接關于實用學科的一些檔案資料。這些都是高職院校在推專業教學檔案信息化建設要好好把握的方面。

2、高職院校專業教學檔案的功能

高職院校專業教學檔案主要服務教學而存在，彰顯了其較強的教學功能與教育功能；同時，專業教學檔案也是一個反映和儲備教學相關資料的知識信息寶庫，能夠很好為教師進行專業教育的研究反思與相關專業發展的研究服務，具有很強的研究價值。作為學校的重要檔案之一，高職院校專業教學檔案能夠很好促進學校檔案事業的發展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和國際化發展的大趨勢。

二、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題及其成因

盡管專業教學檔案具有諸多的作用和功能，但是由于各個層面的原因，我國高職院校專業教學檔案信息化建設在價值取向與理念、模式與方式的選擇、內容與范圍的覆蓋、功能的拓展和發揮、管理人員的素質等方面均存在很多不適應信息化發展的方面，非常需要高職院校及時有效應對和切實處理。

1、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題。關于這方面主要體現體現以下幾個方面：從理念與價值取向問題上看，高職院校對專業教學檔案信息化發展的重要性沒有形成共識，國際化和信息化理念明顯不強。從內容和范疇視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，對專業相關的基礎檔案數據準備不夠，涉及到的專業范圍有待拓展。從模式與方式視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，沒有充分利用好網絡平臺，沒有整合好專業教學檔案的信息化模式與傳統模式的整合融合和創新發展。從功能的拓展視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，涉及到專業教學檔案開發利用不多，在某種程度上很缺位，彰顯了專業教學檔案信息化的功能開發不夠。從管理人員的素質與組織機構上看，高職院校在開展專業教學檔案信息化工作時，管理專業教學檔案人員的素質不高，而且檔案意識不強，一般都是教學秘書附帶在做；沒有成立專門的檔案管理機構，更不要說相應的專業教學檔案信息化的機制和體制建設。

2、引發高職院校專業教學檔案信息化建設問題的成因造成我國高職院校專業教學檔案信息建設存在各種問題的因素，來自學校層面、師生層面和管理人員等層面。一是學校層面的重視力度不夠，這主要體現在高職院校投放到專業教學檔案信息化建設工作的人力、物力和財力明顯不足，導致了專業教學檔案管理人員缺乏、管理設施設備陳舊落后。二是受到學校本身信息化建設的影響，主要體現在高職院校開展學校層面的信息化建設工作的力度不大，一種放眼全球和面向世界的態勢還沒有真正形成，這就嚴重影響了專業教學檔案借鑒國際高校專業教學檔案及其信息化建設的成功做法。三是教師和學生對專業教學檔案信息化的利用和開發不夠，主要體現在高職院校師生專業教學檔案意識不強，沒有認識到教學檔案與教學工作、學生專業學習成長的互動關系，導致專業教學檔案的信息化建設的精神支撐和內在驅動力不足。

三、提升高職院校專業教學檔案信息化建設水平的對策

針對高職院校專業教學檔案信息化建設過程存在的問題，我們應該積極借鑒和吸收國外大學專業教學檔案信息化建設的經驗教訓，構建國際化和科學化為主的價值取向和理念，緊跟高校教育發展的需要，不斷拓展和更新專業檔案信息化建設的內容，整合好專業檔案傳統模式與現代信息化模式的關系，充分調動專業教學檔案信息化的功能和作用，大力提升專業教學檔案管理員檔案學和專業學科的知識與視野，注重提升其檔案信息化管理的水平和能力。

1、努力構建信息化與國際化為主的價值取向與理念，推動高職院校專業教學檔案信息化工作科學發展。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時要從人才培養模式視角下，不斷拓展豐富自己的建設理念，不斷規范自己的價值取向。一是堅持質量理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要重視專業教學檔案信息化過程各個環節做到質量第一。二是堅持科學化和人性話的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要遵循高職院校的教學規律、學生學習規律和檔案信息化發展的規律，將專業教學檔案信息化發展納入科學化和軌道；同時注重根據教師和學生的需求，不斷調整專業教學檔案的發展內容和范圍，力求服務于學校師生的成長發展。三是堅持國際化與標準化的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要積極借鑒國外發達國家高校的專業教學檔案信息化建設的經驗和成功做法，努力與國際接軌，力求標準化發展。

2、與時俱進拓展專業教學檔案覆蓋的范圍與內容，不斷提升高職院校專業教學檔案信息化的覆蓋面和惠及面。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要根據高職院校本身發展的需要，根據教師和學生的需要，不斷延伸專業教學檔案信息化建設的覆蓋范圍，從而健全高職院校專業檔案信息化發展的內容體系，力爭囊括整個教學系統的各個方面和各個環節。

3、努力整合創新專業教學檔案的信息化模式與方式，提升高職院校專業教學檔案信息化發展的實效性和時效性。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要積極利用網絡平臺，大力推進專業教學檔案信息化建設模式；同時也要不斷更新傳統教學檔案管理模式，力促兩者形成整合互動的發展態勢，形成高職院校專業教學檔案信息化發展的合力。

4、不斷拓展專業教學檔案信息化的功能，努力增強高職院校專業教學檔案信息化的發展空間和平臺。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要通過各種方式，不斷宣傳專業教學檔案信息化的功能，讓之努力服務于高校。

5、全方位提高專業教學檔案管理人員的素質，不斷增強高職院校專業教學檔案信息化建設的人力基礎。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要通過各種形式和平臺，從檔案業務、教學業務、學科專業與網絡技術等方面不斷提升專業教學檔案人員的能力和素質，力求為高職院校教學檔案信息化建設發展提供堅實有力的人力資源準備。

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一、學生課程成績與畢業論文檔案資料特點

在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。

二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理

傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業）學生成績冊（畢業論文），××學校××屆××院系（專業）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。

因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。

三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點

檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。

學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。

參考文獻：

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[2]錢愛華.高校教學檔案分類探討[J].安慶師范學院學報（社會科學版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.網絡環境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.

[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.

[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務網絡管理系統的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術學院為例[J].湖南醫科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.

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俗語說得好：“巧媳婦難為無米之炊”，沒有材料的無法寫出好文章。我們要想順利完成并寫出有一定水平和質量的畢業論文，就必須做好畢業論文寫作前的準備，關鍵是要選好題目，并做好寫作前充分調查和收集資料的工作。

首先，選擇論題。客觀上要求選有科學價值的，有現實意義的論題。其一是指那些對本專業，本學科的建設與發展能起先導作用，開拓作用，對各項工作起重要指導，推動作用的重大理論和問題。其二是指那些現實社會政治文化活動和經濟發展實踐中迫切需要解決的實際問題。具體來說，選題應該著重考慮的是人們在社會生活和工作中的重點，難點，疑點和人們關注的熱點，爭論的焦點問題。大的如各項工作中的主要矛盾，中心工作，亟待解決的大問題，事關全局的關鍵性，根本性問題等。細分如秘書專業的秘書工作性質，特點，內容，工作規律以及秘書職能，秘書，秘書角色，秘書價值，秘書禮儀，秘書的參謀和秘書的組織與協調等等問題。又如：秘書的檔案工作性質和程序，檔案的屬性和定義，檔案的鑒定，檔案的銷毀，檔案的分類，檔案的利用，電子檔案的利與弊等等問題。總之，在現實生活中，工作中的“老大難問題，人們議論紛紛，眾說紛紜，有不同見解的觀點，和爭論的焦點等等，所有這些問題都是切身的，近期的，是比較適合文秘專業學生考慮的選題，這樣選擇不僅具有現實性，適用性，即有價值有意義，同時，題目也會不大不小，容易把握，有助于順利完成論文的寫作。

其次，詳細地占有材料是研究工作的起點，它也是撰寫論文的素材。在選定論題之后，要做的工作就是圍繞論題有目的，有條理地收集材料。，論題的核心材料即所研究對象本身的資料。例如，如果選擇《秘書在實際工作中如何把握角色意識》這樣一個題材目，那么，其核心資料就是圍繞秘書工作中的角色的認識，把握和各種角色之間轉換方面的知識，如《秘書學》，《公共關系學》，期刊《秘書》，《秘書之友》，《公共關系》，《公關世界》等。因為秘書專業的實用性非常強，如果有相關的實踐經驗，則更有利于充實論文的內容，避免論文的空洞化，完全的理論化。，背景資料。包括已有研究成果資料和與論題相關的共時或歷時的參考資料，它是對核心材料的參照，比較和深化。因此，要重視已有成果資料和具有代表性的各派觀點的材料。這些比較性資料有助于學生進行發散思考，尋找新的角度，提新的見解，有些資料有時還可以運用于行文中的理論探討，以增強文章的理論厚度。，理論資料。畢業論文不能停留在就事論事，羅列事實的層面，要運用科學的思想和學科的理論來分析事例，使問題的分析上升到理論的高度，揭示一般的規律，從而產生宵用價值，指導和解決實際工作當中的問題。因此，必須注意理論資料方面的收集。同時，鑒于秘書專業的特殊性，還應要關注和熟悉國家有關方面的行政法規與政策，加強論文的現實性。此外，在收集材料的基礎上，要注意對資料進行分類整理，以便于充分地利用。如把材料劃分為理論類，事實類和隨筆類等。總之，無論是收集還是整理工作都必須要明確，它們都是為方便論文寫作而存在。

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科技學術論文歸檔與利用存在的問題

北京衛星環境工程研究所是由所辦負責科技學術論文、著作的收集、管理、歸檔工作，主要是通過每年舉辦1～2次國內空間環境工程等專業學術會議，出版會議論文集。科技論文年均兩百篇左右；每年本所參加國際聲和振動、空間環境材料、空間碎片等相關專業國際會議十項；在國際會議上發表的論文年均20余篇，均圍繞該領域及相關專業的研究和發展。由于參加國內外各種學術交流活動逐年增多，為技術發展和人才培養提供了支持，提高了所的整體學術地位和技術水平；同時由于學術水平顯著提高，導致對空間環境及相關科技信息需求也不斷增加，但在科技論文齊全歸檔和有效利用的管理工作方面，筆者認為還存在一些問題。

1.檔案管理不到位。雖然目前對科技論文的歸檔范圍已有明確要求，但在具體執行過程中，并未及時采取相應的管理措施，疏于嚴格管理。使科技論文歸檔的管理還存在一些薄弱環節，檔案人員不能主動收集科技論文，致使部分科技論文作者將論文存在自己手中。

2.審查不嚴格。航天科技有嚴格的保密審查和技術審查規定，但有部分作者為了圖方便和省事，未經審查就直接將科技論文投在國內外的刊物上發表，造成科技論文歸檔不受控。

3.檔案意識不強。部分科技人員不能自覺地將所發表的論文主動歸檔，特別是被EI、SCI等國際主要檢查收集的優秀論文，甚至將論文視為自己的私有財產，未能意識到科技論文是航天科技的寶貴財富，是促進科技快速發展的重要資源和技術支持。

解決科技論文歸檔與利用的途徑

1.加大宣傳力度，增強檔案意識。在各項緊張繁忙的科研型號任務管理工作中往往對檔案工作的不夠重視，導致科技學術論文的歸檔和利用價值被忽視。

為了進一步加強宣傳力度，增強科技人員的檔案意識：一是在所網頁“學術交流”專欄，增設“論文歸檔”欄目，大力宣傳科技論文歸檔的要求及其重要性；二是利用每年舉辦的學術交流會活動，在征文通知中明確提出論文歸檔的要求；三是采用職務晉升方式，將是否歸檔作為一項硬指標，作為晉升的加減分項，把歸檔工作納入科技人員的職責范圍；四是通過各種載體的有效宣傳，樹立科技論文歸檔意識，將檔案意識融入到相關的工作中，將科技論文歸檔工作納入所的檔案工作計劃中。

2.樹立正確的價值觀，共享科研成果。我國《檔案法》第三章第十條明確規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作者移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”科研單位的科技人員是國家的工作人員，任何個人或團隊在科研工作過程中形成的科技成果都是屬于國家的，是國家的寶貴財富，不能據為已有，要做到學術科研成果資源共享。

3.健全完善規章，做到有法可依。在已有規章制度的基礎上，根據科技人員的需求，不斷完善相應的管理規定，從制度上進行管控、不留死角，使科技學術論文歸檔工作制度化、程序化。保證科技學術論文歸檔工作規范有序地開展。

4.嚴格審查手續，保證受控。為了徹底堵塞未經審查就發表科技論文的漏洞，確保發表的科技論文歸檔。應在嚴格執行所有關保密管理辦法及學術交流管理辦法的基礎上，由所辦負責學術交流的管理工作和科技論文的歸檔工作，做好一出一歸的閉環管理。

首先，要逐級審查待發表的科技學術論文。通過《國內會議及刊物的審批表》進行審查管控，采用處室、專家兩級審查制度，經單位保密部門審核后出具《保密審查證明》后，方可對外提供和發表。從根本上杜絕了未經審查就的問題。

其次，所辦將全部發表的論文及論文審查表均按照歸檔要求進行存檔，分類整理立卷，并編制檢索目錄供大家查詢利用。

5.實行獎勵政策，鼓勵。本所自2008年起開始實施科技獎勵制度，鼓勵科技人員積極撰寫，極大地提高了學術交流水平，數量逐年上升，論文歸檔數量也逐年增加。為了更加有效地開展學術交流工作，2011年對論文獎勵制度又進行了修訂和完善，明確規定被國際六大著名檢索系統——美國《科學引文索引》（SCI）、美國《工程索引》（Elsevier EI）、英國《科學文摘》（SA）、美國《化學文摘》（CA）、俄羅斯《文摘雜志》（AJ）、日本《科學技術文獻速報》（JST）收錄的論文及在國內核心學術刊物上發表的論文給與物質獎勵，對于及時歸檔的論文作者，于每年年終特別發放現金獎勵。調動了科技人員撰寫論文的積極性，同時極大地推動科技學術論文歸檔工作，收效顯著。

6.與晉升考核掛鉤，刺激歸檔熱情。為了促進科技學術論文的歸檔工作，保護知識產權，要求申報者和科技學術論文歸檔主管部門分別遞交清單，將主管部門提供的發表清單作為依據，每年參照論文歸檔情況進行評比。評比數據與員工的職稱評定、晉升考核掛鉤。將科技學術論文的歸檔工作與員工的切身利益密切相連。此方法能夠更加有效地刺激論文作者主動歸檔的積極性，由被動歸檔變為主動歸檔，更加有利地確保科技學術論文歸檔工作的順利開展，實現了科技論文歸檔的齊全完整。

利用信息化管理手段實現科技成果共享

自從2004年開始，在網頁主頁面上建立了“學術工作”專欄，下設學術動態、學術論文、學術成果3個欄目。該專欄自建立起，通過較高的點擊率，充分說明大家對學術成果檢索利用的關注程度。利用信息化管理網頁平臺，達到了宣傳和交流空間環境工程領域里技術和成果的目的，也促進了航天器環境工程的發展。

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關鍵詞：檔案學專業；課外專業閱讀；問卷調查

全國檔案事業發展十三五規劃綱要指出培養高素質、專業化的檔案人才是時代的要求，也是檔案事業發展的客觀需要。本次研究旨在通過對檔案學專業學生課外專業閱讀情況調查分析，了解課外專業閱讀現狀，提升其學科熱情和專業素質，以期培養高素質、專業化的檔案學人。

1 總體情況

本文主要采用問卷分析法和定量分析與定性描述相結合的方式，結合條形圖、統計表等統計形式，對檔案學專業學生課外專業閱讀的總體特征和情況進行分析和描述，使結果更直觀。此次調查采用結構性問卷，以電子問卷為主要形式，通過QQ、微信等自媒體進行分發。問卷題數為16題，填寫時間控制在5分鐘以內，內容主要包括閱讀態度、閱讀時間、閱讀方式、影響閱讀的因素、閱讀的技能5個方面。本次調研時間從2016年5月7號到7月9號，涉及18個省，26所學校，總問卷數138份，有效問卷數137份，問卷實際完成率99.2%。樣本分布情況如下表：

由表2知，東部地區樣本數量為60，占比43.80%；中部地區樣本數量為67，占比48.91%；西部地區樣本數量為8，占比5.84%；國外樣本數量為2，占比1.46%。此次調查涉及26所學校，東中西均有分布，本科生、研究生及博士均有涉及。調查符合簡單隨機抽樣和分層抽樣原理，基本能反映實際情況。

2 檔案學專業學生課外專業閱讀情況分析

2.1 閱讀時間與已閱讀著作、論文數量分析。調查表明，檔案學專業學生每天進行課外專業閱讀的平均時間為1小時及以上的人數占比18.25%；30分鐘至1小時的人數占比23.36%；30分鐘以內的人數占比26.28%；而每天幾乎不進行課外專業閱讀的人數最多，占比32.12%。受調查者中已閱讀的本專業著作（除本專業教材外）數量在0～4本、5～10本、11～13本、30本以上的人數分別占比65.69%、21.17%、10.22%和2.92%。被調查者已閱讀本專業相關論文0～9篇的人數占比43.07%，10～49篇的占比28.47%，50～100篇的占比8.03%，100篇以上的占比20.44%。大部分受調查者每天進行課外專業閱讀的時間不足30分鐘，已閱讀的專業著作（除專業教材外）不超過4本，已閱讀與專業相關的論文不超過9篇，這不能不讓人警醒。

2.2 閱讀媒介分析。由表3知，83.94%的被調查者通過中國知網、萬方等相關數據庫進行檔案學課外專業閱讀，中國知網、萬方等相關數據庫因內容的專業性、學術性、資源豐富性、便捷性等特點成為選擇人數最多的媒介。

“傳統媒介的閱讀時長呈緩慢下降趨勢，新興媒介的閱讀接觸時長呈增長趨勢”[1]，調查發現，70.8%的被調查者經常運用自媒體（如微信公眾號、微博等）來獲取與專業相關的信息。可以預見的是，隨著檔案學專業相關自媒體的不斷發展和完善，日后其在課外專業閱讀中必然會發揮更大的作用。

2.3 閱讀文獻種類分析。調查表明，在課外專業閱讀文獻種類的選擇上，63.5%的受調查者選擇學術研究類，28.47%選擇檔案故事雜談類，8.03%選擇其他類。這一方面是因為檔案學相關課外閱讀材料學術研究類居多，故事雜談類的閱讀材料較少；另一方面是因為檔案學專業學生進行課外專業閱讀主要是為了學習研究（僅有15.33%的被調查者進行專業文獻閱讀是為了休閑娛樂（見表4）），所以在閱讀材料的種類選擇上較側重學術研究類而非故事雜談類。

2.4 閱讀方式與閱讀技能分析。調查表明，在進行課外專業閱讀時，45.26%的被調查者經常略讀，35.77%經常選讀，精讀的人數最少，僅有18.98%。17.52%的被調查者寫讀書筆記，22.63%不做任何標記。閱讀方式和閱讀技能影響閱讀效果。11.68%的被調查者不能正確理解檔案學課外專業閱讀內容，28.47%能理解閱讀文本并觸發新的思想方法，59.85%能理解并接受文本中的內容。有針對性的選讀在一定程度上可以提高閱讀效率，但閱讀時也不能忽略上下文的聯系和文章的整體結構，否則容易斷章取義、曲解誤解文章內容。

2.5 閱讀態度分析。檔案學專業學生對課外專業閱讀有一定程度的重視，但有待進一步提高。這一點由進行課外專業閱讀時經常精讀的人數僅占比18.98%可以表明。許多大學生在閱讀中存在浮躁心理，常因過于注重閱讀量而忽視了對質的追求。另外，16.6%的被調查者在閱讀時會摘抄文中的經典好句，17.52%會寫讀書筆記，43.8%只做讀書批注和標記，這表明77.92%的被調查者對待課外專業閱讀比較認真。但仍有22.63%在課外專業閱讀時不作任何標記，因此筆者建議，在進行檔案學課外專業閱讀時要提高重視程度、端正閱讀態度。

2.6 影響閱讀的因素分析。被調查者選擇課外專業閱讀材料時的主要影響因素是自己的興趣和需要以及專業老師的推薦（見圖1），而阻礙其閱讀的主要因素是忙于學習或實踐活動以及不知道閱讀哪些專業書籍（見圖2）。由此可見，培養閱讀興趣是促進學生進行課外專業閱讀的有效措施。此外，學生在進行課外專業閱讀時要合理安排閱讀時間、培養自主選擇課外專業閱讀材料的能力，教師也要發揮引導作用。

3 結論與建議

第一，從閱讀態度和閱讀技能上看，雖然檔案學專業學生在進行課外專業閱讀時的閱讀態度會隨著學歷層次的提高而得到一定的改善，但本科階段的閱讀態度和閱讀技能對學生日后的專業學習無疑有著很大的影響。由于檔案專業本科生多因志愿調劑而學習檔案學，專業興趣不高。喜歡閱讀和經常閱讀并不是與生俱來的習慣，而是通過后天培養的。[2]因此，學校方面應加強對本科生的專業要求，督促其進行更廣、更深層次的閱讀，端正其閱讀態度。

第二，從閱讀媒介上看，在新媒體時代下，自媒體（如微信公眾號、微博等）占據主流地位，以網絡為媒介的閱讀通過圖像、聲音、三維動畫等活潑多樣的形式在很大程度上提高了大學生的閱讀興趣。同時，基于網絡平臺的閱讀不僅實現了讀者與讀者、讀者與作者之間的互動，而且打破了閱讀的時空限制，具有較大的優越性。因此，要鼓勵檔案學專業的學生充分利用網絡與新媒體，激發其創新性思維。但網絡上的專業知識呈零散狀態，筆者認為學生應多閱讀經典著作，進行系統化、整體化的閱讀，以提高專業水平和專業素養。

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關鍵詞：教學評估 教學檔案 內容范疇 使用價值

中圖分類號：G642.8

文獻標識碼：A

教學評估是教育部對高校進行宏觀管理的一種手段，是對高校教學質量和水平進行監督和考核的主要形式，在教學評估指標體系中，每個指標和觀測點都需要大量的佐證材料，教學檔案材料能夠直觀的反映出學校的辦學指導思想、師資隊伍建設、教學條件及利用，教學建設與改革、教風等，豐富完善的原始教學檔案成為專家評估時最具說服力的憑證和依據。而二級學院教學檔案是教學活動最直接的產物，這些原始教學檔案絕大多數來源于二級學院日常教學過程中，是反映教學管理、教學水平、教學改革與實踐的重要信息，作為評估指標的有力證據和支撐材料，因此，規范二級學院教學檔案是至關重要的。

1 二級學院教學檔案的內容范疇

二級學院教學檔案在各個教學環節的真實記錄、經驗的總結、參考的依據，能夠完整、準確地反映教學管理的全過程。

1.1綜合教學文件

國家教育政策法規，上級主管部門下達的指導性教學文件，學校和學院各種教學管理規章制度、教學工作計劃、專業提升計劃、專業規劃和學科建設以及各種教學工作總結報告等。

1.2教務管理、教師業務

教學計劃的編制、教學任務的下達、教師課表安排、教學進程安排、教學日歷、教師調（代、停）課申請表、學生緩考、免修課程申請表；教材規劃建設、學生教材選用情況、試題庫建設、學生考試試卷、成績修改審批表、教師上課考勤記錄、考試考務安排。多媒體課件、優秀教案、教改科研項目和成果、學術交流開展情況、工作量統計表、教學情況調查表、教師先進事跡材料等；領導、系主任以及教師聽課記錄、教師學期工作總結、教研活動記錄等。

1.3教學研究

教學研究與教學改革項目立項、人才培養方案和教學大綱的修訂；專業設置、重點學科、專業建設、精品課程建設、教學團隊建設、教改論文、教學成果及教學名師獎；教學研究活動計劃、各種學術報告以及科研項目等的申報材料、規劃、中期檢查以及結題報告等等。

1.4實踐教學環節

社會實習、生產實習、專業認識實習、教育實習、畢業實習等各種實習教學環節，實習教學大綱、實習工作計劃、實習指導書、實習檢查錄像、實習工作總結報告、學生實習日記、實習報告、實習經費的使用情況；畢業設計（論文）教學大綱、工作計劃、選題表、任務書、開題報告、指導教師學歷、學位、職稱情況統計表、答辯安排、畢業設計（論文）成績匯總表、優秀畢業設計（論文）和優秀指導教師評選材料以及工作總結報告；實驗室及校內外實習和實訓基地建設規劃、課程設計、實驗報告等。

1.5學生學籍檔案

在校學生基本情況表、新生入學學籍注冊、學生各類申請、學籍變更材料、學生創新作品以及競賽材料、學生成績匯總表、畢業生畢業資格審查、畢業時信息核對、畢業證和學位證的發放，學生考研材料等。

2 二級學院教學檔案的價值

教學檔案產生于教學實踐和教學管理活動中，它不僅僅是孤立的記錄，更是豐富的信息資源，一些教學工作、管理工作上的問題都會在相關的教學檔案中體現。因此，分析、研究、總結這些教學檔案，可以發現問題、解決問題，進而推動教學質量和管理水平的提升。

2.1教學檔案是教學評估的基礎和依據

近年來，各種教學評估越來越多，有本科教學水平評估、專業認證評估以及教育部對高校進行的審核式評估等，各項評估指標的評分標準都以教學檔案作為評估憑證和依據，其內容都是教學檔案的具體體現。無論是何種教學評估形式，最終專家組都要對大量的教學檔案材料進行評閱，綜合分析，才能對某一高校或某一專業進行教學質量、管理水平和辦學條件等做出客觀、公正的評價。二級學院教學檔案是體現教學活動的最直接的產物，是反映教學規范化管理、教學水平、教學改革與實踐、教學成果的重要信息，它直接產生于日常教學活動。高校必須認識到：教學檔案是教學評估的基礎和依據，完整規范的教學檔案是高校順利通過各種教學評估的必要條件，它直接影響到評估的結果。因此，高校系統要完善地做好二級學院教學檔案的收集、整理和保管工作，發揮其重要的基礎和依據作用。

2.2教學檔案有利于制度建設

教學檔案真實記錄了各二級學院教學各環節的真實情況，各二級學院黨政領導在制定各種教學管理制度、實施教學計劃時，必須了解過去和現在教學過程中的基本信息，使教學改革在原有的基礎上進一步提高，促使教學質量穩步提升。各二級學院可以通過對教學檔案中有關信息內容進行統計分析、總結，及時發現問題，并提出改進意見。

2.3教學評估推動了教學檔案建設

自從有了教學評估，高校就感受到教學檔案對教學評估的重要性，許多高校通過各種形式的教學評估，看到了自身辦學和管理的不足，由此從規范教學檔案工作抓起，認真落實各項檔案工作，教學評估所用文件材料多數涉及到各個二級學院，要求全體師生員工重視平時的基礎檔案收集，教師必須準備教學計劃和教學大綱等教學文件材料，如考試試卷評閱、試卷分析和歸檔都要按評估要求完成，有些高校將對試卷評估、畢業設計（論文）、畢業實習評估以及專業評估等各種形式的校內評估作為日常教學工作來抓。因此，教學評估反過來又促進了教學檔案的收集工作，也豐富了教學檔案的來源，推動了教學檔案建設。

2.4教學檔案是考評教師和教學研究的重要依據

教學檔案是教學活動過程中的原始記錄，真實的反映了教師的教學水平、教學效果和創新能力等。教學檔案可作為考評教師的原始依據，并為教師的聘任、晉級、職稱評定、評優等工作提供有利的證據。教師要提高業務能力和教學水平，就要進行教學研究，不斷地豐富自己、探索新的教學方法和教學手段，也要參考優秀教案，教學指導書等資料；另外，應屆生在做畢業設計（論文）時，也需要參考前幾屆的優秀畢業設計（論文）資料。

2.5教學檔案為申報新專業、碩士點、博士點、重點實驗室等提供支撐材料

高校為了進一步提高教學質量和辦學水平、改善辦學條件和實力，都要努力做好新專業、碩士點、博士點、重點實驗室的建設。在申報過程中，高校需要提供大量有關教學、科研、實驗室建設等材料，這些支撐材料絕大部分來源于二級學院教學檔案和科研檔案。

3 加強高校二級學院教學檔案管理

3.1強化意識，更新觀念

目前許多高校對二級學院的教學檔案管理工作不夠重視，大多沒有專門的教學檔案室和專職教學檔案管理人員，許多資料都無地方存放，師生員工檔案意識薄弱，一方面要在教職員工中開展檔案管理的教育工作，不斷強化師生和教學管理人員檔案意識，提高他們對教學檔案工作重要性的認識，在教學過程中及時主動的上交各項相關教學材料，嚴格按學校統一要求歸檔，如：試卷歸檔工作，教師要認真做好試卷分析、在平時的教學過程中對學生的考評要有原始記錄，要有嚴格的評分標準和標準答案，閱卷要規范、標準要一致，要公平、公正地做好試卷評閱工作。另一方面，從根本上提高教職員工歸檔的自覺性，確立教學檔案一體化管理的理念，更新觀念，建立二級學院教學檔案室，把各教學系、辦公室和個人手中分散的教學資料集中起來進行分類、整理歸檔。

3.2加強教學管理人員業務培訓、提高教學檔案管理質量

教學檔案管理工作本身是一項系統工程和一門學科，而目前二級學院大多沒有專職教學檔案管理人員，人員變化頻繁。要提高管理質量和水平，必須要加強教學管理人員素質建設，加強業務培訓和指導、增強責任心，認真做好文件的形成、積累、保管、整理、歸檔工作，提高教學檔案管理質量。

3.3學校應重視二級學院的教學檔案管理工作

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醫院職稱評聘是對醫務人員專業技術水平、綜合業務能力、文化素質、職業道德等各方面的綜合考核。在2009年的職稱評聘中，我院領導意識到以前的職稱評聘存在著過于注重對學歷、論文、科研、榮譽等常規硬性指標的考核，而對專業技能和實際工作能力的考查較少的制度缺陷。由此就造成了醫務人員將主要精力都放到提升學歷、撰寫論文、從事科研、爭取榮譽上，而忽視了臨床診療技術的提高，隨之出現了很多考試強實踐差的高分低能“人才”，嚴重影響了醫院人才梯隊建設、診療水平提升和醫療安全。因此，我院領導高瞻遠矚，決定對現行的職稱評聘制度進行改革，加大了對醫務人員專業技能和實際工作能力的考查。但新的問題又出現了，如何對醫務人員的專業技能和日常工作情況進行真實、準確的考核呢？為此，我院檔案工作人員積極建議嘗試利用記錄有醫務人員專業技能和日常工作情況的聲像檔案作為考查依據。我院領導經過研究認為可以在當年的職稱評聘中試行。我院檔案工作人員不辭辛苦，把參評的內科醫生和護理人員的查房錄像，外科醫生的手術錄像，交給人事科，由他們播放給外地評審專家，專家根據錄像進行雙盲式打分，成為醫務人員職稱評聘臨床技能考核部分的得分，并計入職稱評聘量化考核的總體成績。當年職稱評聘結束后，醫院對利用聲像檔案服務專業技術職稱評聘的合理性進行了問卷調查，共向專業技術人員發放問卷800份，在有效時間收回問卷720份，其中676人認為非常合理或合理，僅44人認為不合理，可見絕大多數專業技術人員認可這種形式。所以，從2009年開始聲像檔案服務專業技術職稱評聘的形式一直延續至今，共有700多名專業技術人員參與醫院職稱評聘，雖然在崗少人多的情況下必然存在著淘汰，但沒有一人對評聘結果產生質疑，沒有一人對評聘過程不滿。

通過分析總結，我們認為之所以能夠利用聲像檔案作為職稱評聘技能操作評價打分的客觀依據，是因為聲像檔案具有如下特點：一是聲像檔案客觀真實，原原本本、完完整整地再現當時發生的情形，避免人為干預造假。二是聲像檔案直觀形象、信息多元，使平常不注意或不易暴露的問題全部展現出來。比如醫務人員在探查、分離、結扎血管、術中止血等簡單、常規操作中的不規范；在刷手、鋪無菌單、穿手術衣、戴手套中無菌觀念差；在查房考試中個別醫務人員沒有針對下級醫師提出的問題回答，而是只講述自己有準備的知識點，導致答非所問。三是聲像檔案可以反復利用，專家點評、評審過程中可隨時暫停播放，詳盡指出發現的臨床質量缺陷、臨床技能考核中暴露的問題等。

利用聲像檔案服務職稱評聘不僅保證了評審的公平、公正、公開，更重要的是從技術角度支持了以專業技能作為職稱考核標準，進行職稱評聘考核制度的改革。通過改革引導醫務人員在注重學歷、科研、論文等基本要素的同時，更加注重鉆研技術、提高技能和改善服務。2012年，我院在全省醫療基本技能大賽中取得優異成績：獲河北省醫療理論技能比賽團體總分第三，六個專業獲得集體一等獎，兩個專業獲得集體三等獎；參賽的26名選手中，11人獲得個人一等獎，5人獲得個人二等獎，8人獲得個人三等獎。在河北省衛生廳護理比賽中獲得了理論考核團體總分第一名，技能考核團體總分第四名。個人技術水平的提升必然拉動醫院整體醫療水平的提高，實現了社會效益和經濟效益的雙提升：醫院行風評議連續6年優秀，獲得了“河北省群眾滿意的醫療衛生機構”、“全國百姓放心百家示范醫院”、“河北省地市級區域醫療中心”等榮譽稱號，在河北省2013年度質量評價檢查中取得了唐山和秦皇島地區第一名。

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院(系)教學管理工作的定位與功能如下:①主動協助院(系)領導維護正常的教學秩序。院(系)教學管理工作中，既要尊重教育教學的客觀規律，要能突破條條框框，克服墨守成規，因循守舊，無所作為的心理，又要對工作早考慮、早研究、早動手，使院(系)教學管理工作變呆板為活躍，變被動為主動，促使課程安排最優化，促使教學管理規范化，促使偶發事件良性化，從而最大限度地提高院(系)教學管理的效率和質量;②協助領導完成院(系)教學檔案的建立與收集。所謂院(系)教學檔案，是指院(系)在教學管理、實踐、研究等活動中直接形成的、對本院(系)具有保存和參考價值的、系統整理了的各種文字、圖表、聲像及機要材料等不同形式、不同載體的歷史真實記錄的總體，它是院(系)進行決策、規劃的重要依據。院(系)教學檔案的完整程度和質量高低，是一所高校教學水平和管理水平的重要標志之一。院(系)教學檔案管理包括:收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等環節。院(系)導在進行教學管理的決策和落實這個決策全過程中，教學秘書必須適時收集決策發生期和實施全過程中的一切資料，起到資料庫作用，做到隨要隨查，活化教學檔案;③增強信息意識。院(系)教學管理工作還應體現在上傳下達和為領導適時提供信息資源方面。其職責不僅僅是簡單地收收發發，上傳下達，更重要的是善于將信息進行處理，這就要求有敏銳的現代信息意識以及時進行信息反饋。隨著教育、科技、文化各方面信息超載日益嚴重，在日常教學管理中遇到的問題也會越來越多，教學計劃的增減、專業設置的日新月異、培養目標的不斷調整等都需要提供準確的信息。因此，樹立信息意識、提高收集、分析、處理、交流和展現信息的能力，已成為教學管理工作質量的重要保障。

二、院(系)教學管理工作的環節控制

在院(系)教學管理工作中可采用環節控制以解決所存在的問題，可在參與制定教學計劃、教學質量管理、考試管理、教材建設與管理、教學檔案的建立等方面，運用環節控制理論進行有序管理，達到優化管理的目的。

(1)教學計劃環節控制。根據教學計劃的要求與本院(系)教師的實際情況，科學地安排各學期、各年級、各專業的教學環節，落實各專業課程表。掌握教學計劃的調整狀況，嚴格控制教學計劃進度的各個環節，對實習、課程設計、畢業設計的完成情況以及教學實踐性環節等予以密切注意，及時跟蹤，控制各個教學環節。同時為了保證正常的教學秩序，對于臨時性突發性事件所引起的停課、調課情況，應及時通知有關教師和學生，避免教學事故的發生。最后還要檢查落實補課情況，保證教學計劃的正常執行;

(2)教學質量環節控制。對教學質量實施過程控制中要嚴格按照院(系)有關教學質量監控標準，做到每個環節有目標、有計劃、有落實，并隨著學期階段教學工作的進程而開展，使教學質量管理過程環環相扣。例如:定期召開各種類型的教學座談會、定期聽課、期中座談、學生評教、對教學過程的信息進行匯總，了解教風狀況，促使教師樹立以育人為根本的思想。通過學生座談會、學生信息員反饋的教學信息等了解學生的學習狀態和學習需求，以便及時了解教學過程的運轉情況，掌握教學管理中存在的問題，進行質量檢查，并將每個教學質量環節監控情況反饋給院(系)領導，以便領導采取相應措施盡快解決教學過程中出現的問題，通過有效實施教學質量過程控制達到教學質量提升的目的;

(3)考試管理環節控制。考試是教學過程的一個重要環節，它能更好地檢查教學效果，督促和改進教學，是保證實現教學質量的常規性手段。要做好考試的組織、安排與管理工作，根據考試課程門數安排各門課程的考試時間及考試地點，首先要將學期各門課程按考試、考查進行分類統計，在考試的前三周通知所有任課教師并要求每位教師出好兩份難度相當的試卷。嚴格試卷審批手續，在專任教師將試卷交由教研室主任及分管教學領導簽字后，隨機抽取一份。統一調配監考教師，加強試題印制、分發、保密工作，嚴格考試過程管理工作，考試中檢查巡考監考教師的到位情況，考后檢查教師的成績評定與管理工作。所有的這些考務、考試管理過程的工作都要按一定的環節順序進行合理安排與控制，使考試工作有序進行、保證考試前后環節的順利實施;

(4)教材建設與管理環節控制。在教材建設和管理環節工作中，首先要了解各專業、各課程特點，收集教材的編寫、修訂、出版和使用情況，并提供給教師和有關領導;其次，要規范教材選用程序，以教學計劃和課程設置為依據預訂教材，教材預訂前先征求各專業教師意見，保證選用的教材內容結構合理;再次，對預訂教材的版本、數量、編者等要反復核對;最后做好教材的分發工作，保證學期初將要發放的教材全部發放到各有關教師;

(5)教學檔案環節控制。各種教學檔案材料的收集整理與高校教學管理活動同步開展，具有一定的科學性和規范性，例如:對于教學進度安排表、教學計劃、課程安排、教材選購等時效性極強的教學文件材料，要及時收集整理、歸檔;其次，在建檔環節工作中要明確材料形成的過程，使所形成的檔案能反映教學管理活動的全貌并保持材料原有的程序性及完整性。例如:對于畢業生論文環節的工作所形成的材料，需要收集整理的應包括院(系)畢業論文撰寫有關規定，論文提綱、開題報告、論文正文、論文答辯記錄到論文成績的所有過程材料，并按一定的順序整理立卷，若缺失其中一樣該檔案就不能準確、全面地反映學生畢業論文的工作環節。

三、結語

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1 數據來源與處理

以《管理》為數據源，在CNKI中檢索獲得2004年～2013年3111條數據，剔除新聞、通訊、卷首語、文苑、休閑等，得到2343篇論文，參照《GB/T7714-2005文后參考文獻著錄規則》，通過自編程序在SPSS19.0中輸入參考文獻相關數據，得到參考文獻引用次數5679次。

2 統計結果與分析

2.1 篇均引用及普賴斯指數（整體）。《管理》2343篇論文中被引總數660篇，引文總量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文統計的同期《通訊》和《研究》的篇均引用7.49與6.74次[1]。根據表1中的年度變化，除2010年外，整體上《管理》呈現穩健上升趨勢。普賴斯指數（引用文獻中5年內引文量與總引文量之比）是評價期刊新穎度的數量指標[2]，10年《管理》總引文量5679次，5年內引文量2619次，普賴斯指數平均值為46.12%，其中2005年達到64.05%，說明2005年引用文獻的內容新穎度最高，《管理》作者在檔案學領域新信息的吸收與使用，引文新穎度的提高方面仍是今后努力的方向。

表1 2004年～2013年載文被引及引文量情況

2.2 文獻類型分布（整體）。《管理》的引文按照中文、譯文、外文劃分，統計出中文5332次，譯文171次，外文176次，占比分別為94.3%、2.6%、3.1%，說明《管理》的主要參考來源也是中文參考文獻。比較而言，《管理》譯文外文5.7%的引用低于《通訊》《研究》12%與14%的引用量[3]。根據GB3469-83《文獻類型與文獻載體代碼》規定，將無法歸類和未說明的文獻統一歸為“Z”，并將中文參考文獻單獨統計。表2可見，中文與整體，其J、M、OL的比例和均超過了92%，其他類型差別不大，這與《通訊》《研究》的比例相當。在中文中，期刊文章和專著占比85.18%，明顯主導著參考文獻的比例。此外，網絡文獻OL占比8%左右，明顯高于除J和M外的其他類型，說明網絡在文獻引用中的作用逐漸顯現。

表2 文獻類型分布

2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，為便于與王文比較，排名前15見表3，排名前10高被引論文見表4。從統計數據可知，一是《管理》對排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性強，其中對《通訊》《研究》《中國檔案》的引用占比30.7%，雖略低于《通訊》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用總量的三分之一。二是在463本期刊引用中，僅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通訊》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，僅占7.6%，略高于《通訊》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通訊》的20.96%和《研究》的11.29%之間[7]，同時，排名前10高被引期刊論文有7篇來自《管理》，自引率高。四是《管理》對《通訊》《研究》的引用高達13.52%和8.13%，但《通訊》《研究》對《管理》的引用僅為3.16%和3.03%[8]，互引率不對等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均為檔案學專業期刊，且與《通訊》《研究》有12本期刊相同，學科獨立性強。

表3 高被引期刊分布（前15）[9]

表4 高被引期刊論文（前10）

2.4 圖書（中文）。中文圖書被引1074次，涵蓋492本圖書，其中僅被引1次的圖書有343本，占69.72%，高于王文圖書被引1次的66.11%[10]。其中，馮惠玲、周雪恒、吳寶康、何嘉蓀、陳兆?、鄧紹興等6人7本專著位列《管理》《通訊》《研究》高被引專業書籍的前10，說明此6人的書籍在檔案學領域影響力很大；非專業書籍排名前10的無一相同。詳見表5。

表5 高被引圖書（前10）

2.5 學位論文、報紙、報告等其他類型文獻（中文）。學位論文、報紙、會議集、標準等在參考文獻中有372次，占6.98%，詳見表2。（1）學位論文。涵蓋30所高校，僅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的數據；被引5次以上的集中在蘇州大學（18），黑龍江大學（7），安徽大學（6），中北大學（5），其中蘇州大學與安徽大學在王文統計中亦位列前六[11]。（2）報紙。涉及24份報紙，其中，中國檔案報（19）、中國青年報（9）、光明日報（8）、人民日報（8）排名前四，僅被引1次的報紙有15份，占62.5%，與王文61.22%相差無幾[12]。（3）會議論文集。54次被引涉及35個會議，其中17個涉及歷屆檔案工作年會，9個屬于檔案工作文集、文選，9個無法核實到具體會議；被引頻次最高的是“曾三檔案工作文集”，其次為2010年全國檔案工作者年會。（4）標準。排名前2的是GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》與GB/T20988-2007《信息安全技術――信息系統災難恢復規范》。其他類型數據甚少，不再贅述。

2.6 網絡文獻（整體）。《管理》網絡文獻引文有507篇，占8.93%，篇均數不到0.4，低于《通訊》《研究》的23.34%、24.48%[13]，雖所占比例很小，但整體數量上在逐年增加。按照丁敬達的檔案學期刊網絡引文類型分類[14]，《管理》10年間網絡引文以靜態類網頁（244）為主，占48.13%，其他網站類（164）占32.35%，動態類網絡（99）最少，占19.52%；整體可訪率為41.8%，而動態類網絡可訪率最低僅為21.21%，說明動態類網絡穩定性和持久性較差，作者在引用時要更加審慎[15]。從網絡引文域名來看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，與丁敬達統計的2002年～2011年《通訊》《研究》的數據一致[16]。

2.7 譯文、外文文獻（整體）。在171次引用中，圖書引用 121次，涵蓋50本，只被引1次的有36本，最高被引的為謝倫伯格的《現代檔案：原則與技術》，高達52次；期刊35篇，僅被引1次的有13篇，高被引前3的均為（加）特里?庫克

表6 網絡文獻引用年度變化表

的文章，即：“銘記未來――檔案在建構集體記憶中的作用”“檔案學與后現代主義：舊意新解”“電子文件與紙質文件觀念：后保管及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命”，與王文統計一致。

表7 譯文類型分布

外文被引共176次，表8可見。整體上外文引用呈上升態勢，平均篇引用為0.07次，低于《通訊》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在網絡文獻（88）和期刊（43）上，說明作者對外文的獲取主要依靠網絡渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊與王文統計相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。

表8 外文引用年度變化表

3 結論與探討

3.1 加強參考文獻著錄規范性。參考文獻作為一種引證憑據和對他人成果尊重的表達，其著錄規范性可在一定程度上反映作者的學術研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺標題（178次）、缺來源（124次）、缺時間（250次）；“五錯”，即：作者名字錯，如“劉東斌”標成“劉斌東”，類型錯，如“N”標成“J”，文獻標志碼與期刊位置放錯，出版時間標錯，刊名寫錯；“兩不規范”，即：多名作者間的標注符號用“、”“，”不一，文獻標志碼“M”“C”“G”混用。

3.2 增強檔案學科開放性。參考文獻主要分布在“理論探討”（2798）、“業務研究”（1153）、“爭鳴”（362）等19個欄目中，從學科內交流來看，高被引論文前10中有5篇來自“爭鳴”，作者就同一主題探討較多，檔案學科內、作者間的交流較多，開放性較高；從學科間來看，檔案學科與關聯學科、交叉學科、工具學科的交流甚少；“海外采風”（104）采的多，批判、移植、“本土化建設”寥寥無幾。