城建檔案數字化管理范文

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[關鍵詞]城建；檔案管理；數字化建設

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，特別是在以互聯網為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現傳遞和共享的實際要求，且存在調閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數字化建設已經成為城市發展中的重要內容，因此必須要亟待解決的實際問題。

一、 檔案管理數字化概述

檔案管理數字化的實現是通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。檔案管理的數字化建設是一項復雜且系統的工作，主要涉及到了資料整理、數據備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內容，在科學技術水平不斷發展的現階段主要呈現出以下兩方面的的態勢：一是在全社會范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，在高校、城建、企業等各個行業領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但數字化建設已經成為檔案管理的必然發展趨勢。

二、 城建檔案管理數字化建設的意義

（一） 符合時展的需要

在城市現代化發展的過程當中，推進城建檔案管理數字化建設，創新傳統管理模式，是是到發展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統計等工作的效率實現了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現的可能。

（二） 利于城建檔案管理的規范化

推行城建檔案管理的數字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數字化管理的體系當中，通過網絡和數據操作技術等，按照統一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。

（三） 利于城建檔案的開發

城建檔案管理數字化建設，對于城建檔案的開發產生了極大的促進作用。城建檔案管理數字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業務申請，并與社會其他行業領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現了數字化資源的整合。

三、 城建檔案管理數字化建設的內容

城建檔案管理數字化建設是城市實現現代化規劃和建設的重要參考，對于城市的可持續發展具有著十分重要的現實意義，開展和完善城建檔案管理數字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內容進行著手：

（一） 規范城建檔案管理數字化的指標和要求

規范城建檔案管理數字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現對城建檔案管理的規范化和標準化控制。在參考國家和行業標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業務處理的要求要實現各部門的統一，特別是檔案數據統計口徑的統一設計，以保證檔案數據的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。

（二） 合理設計檔案信息數據庫存儲功能系統

城建檔案管理系統通常是由專業的軟件開發企業來承擔建設的，但是為了保證系統建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統的網絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩定性和可靠性；其次，要對數據庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調取所需要的內容；再次要創建高效的檢索系統，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現對檔案資源的多層次開發，以保證檔案數據信息的安全性。

（三） 加大城建數字化檔案館建設的力度

城建檔案館的建設是實現城建檔案管理數字化建設工作中的重要環節，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統之一。數字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數字信息系統平臺為途徑，以面向館內的“統一管理平臺”和面向館外的“統一門戶網站”為核心，實現信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發展規劃等多方面實現綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現資源共享和協調配合，實現城市科學合理化的未來發展。

（四） 發展城建檔案數字化管理的人才隊伍

檔案管理工作人員的自身素質和水平能力是影響其管理工作質量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數字化建設的有序性，必須要建立檔案數字化管理的專業人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現代化信息技術，提高其運用計算機網絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態的應用現狀，以提高城建檔案管理人員的素質；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數字化建設具備優秀的領路人。

結束語：綜上所述，城建檔案管理數字化建設是一項系統且復雜的工程，要想切實發揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統紙質檔案管理的模式，從發展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數據庫存儲系統等方面來實現城建檔案管理的數字化建設；當然，由于城建檔案管理數字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經濟的可持續發展。

參考文獻

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[2]賴宇凌. 信息化新時代對于城建檔案電子化的思考[J]. 辦公室業務，2014，23：71-72.

[3]傅政權. 新形勢下城建檔案管理數字化建設探討[J]. 科技創新與應用，2015，21：277.

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關鍵詞：城建檔案；數字化管理；檔案管理

城建檔案是城市規劃以及建設的重要的支持和保證，并且能夠促進城市的建設和社會的發展。目前我國正逐步呈現城市化，城建檔案的信息量也隨之攀升，為此，檔案管理所負擔的壓力也越來越大。那么更換新的檔案管理模式是我們所能想到的最好的檔案管理方法，也是當前形勢下所必須要做的。數字化管理能夠全面記錄城建信息，并且與科技掛鉤，更能夠與時俱進。除此之外，它的服務質量也是傳統的管理模式所不能媲美的。

一、使用數字化城建檔案管理的意義

過去的城建檔案大部分是依靠人力進行信息的分類和管理，并且以紙質的形式儲存的，存儲起來需要很大的空間，保存很不方便。此外，大量的城建檔案都是僅僅建立了檔案的分類目錄以及全部的宗卷目錄，在查看時需要找人來進行搜查，進而導致調檔的速度很慢，效率很低。最重要的是，由于檔案儲存的比較分散，要查詢一些信息時，必須要靠一大批人來進行查詢和整理；紙質的檔案也比較容易損壞，經過多次的翻閱，有可能會損失很多重要的信息，尤其是年代久遠的一些檔案；如果有大的自然災害或者是人為的意外發生，也會導致檔案的損壞；城建檔案是在規定的館內分類存儲的，所以只能本地閱讀，不能遠程查看，很難實現資源共享以及信息的交換；城建檔案信息的系統性以及完整性不夠好，因此在廣度和深度上不夠完善。上述一系列問題的存在，使得城建檔案的管理面臨很大的困難，相反，數字化的管理就能很好的解決這些問題。主要是因為首先它是基于數字技術，其次又是根據計算機網絡和它的儲存技術等。在結合現代信息技術的基礎上實現了分享資源，也使得檔案信息很好的發揮它的查詢以及使用的作用。

二、目前城建檔案管理所面臨的一些問題

檔案管理最注重的是它的時效性，因此在進行城建檔案管理時，我們首先要考慮的也是最關鍵的問題就是時效性。此外，直接影響它的因素有科學技術的進步、計算機的軟件以及計算機的硬件等問題。數字化的城建檔案信息是在物質載體的基礎上進行的，也就意味著物質載體的性能決定著存儲時間的長短。因此在進行存儲載體的選擇時一定要選擇穩定性高和使用時間長的載體。城建檔案自身的性質使得它具有一定的法律價值。由于數字化比紙質存儲更容易改變，所以在法律價值上，數字化的城建檔案的法律價值遠遠不及傳統化的城建檔案。要想實現資源的共享，就需要有一個統一的標準，可是現在我們的數字化城建檔案并沒有能夠找到一個統一的方式，進而會對資源的共享帶來一定的影響，也使得資源交換的難度上升到另一個階段。與傳統的紙質版的城建檔案相比，數字化的穩定儲存需要更高的要求，比如：良好的技術設備，嚴格的環境條件以及穩定性高的存儲載體等。

三、基于數字化城建檔案的幾點思考

1.規劃

前期的規劃對于城建檔案的數字化建設來說是一個非常重要的環節，我們可以想象將全部的紙質檔案轉化為數字化的檔案是多么大的一項工程。只有對本館的館藏檔案有一定程度的了解以及徹底的調查才能很好的進行數字化規劃。在這一過程中，執行人員需要特別認真、謹慎，找出工作的重點，按程序辦事，遵守各項規章制度，為城建檔案的數字化做好鋪墊。

2.建設標準化

數字化的城建檔案之所以要特別強調標準化，是因為它具有資源共享的性質，而這一特質的發揮對標準化的要求是很高的。所以，在數字化建設過程中就需要我們制定一個完整的制度，主要涵蓋以下內容：標準規范體系的信息化以及管理標準。所謂前者是指在使用數字化對信息進行收集、整理以及分類時要嚴格按照數字檔案所規定的格式，還要依照網站的各種相關規定。后者則是指標準的接收以及細目的管理。加強這方面的建設能夠為它的一系列的操作提供科學的依據。

3.信息建設

總的來說，城建檔案的管理還是以計算機為主，首先是創建一個管理系統（需要相應的設備和軟件），之后建立一個網絡平臺，協助檔案的管理以及資源的共享。此處，最需要的說明的是信息系統的安全性問題，需要對使用者在進入系統時進行身份的識別。避免重要信息被盜走或者非法使用，進而保證信息的安全。

4.資源庫的建設

信息資源庫的建立是城建檔案中必不可少的一個元素，是城建檔案的支柱。主要做的包括目錄數據、全文數據庫、多媒體數據庫以及目錄中心等的建設。為了凸顯數字檔案更專業，我們將會把重心放在特色資源庫的建設上，即將不同專業、不同類型的信息建立專門的數據庫，使得數據庫的管理更方便，也有利于檔案管理工作的順利進行。

5.提高檔案使用率

城建檔案作為相關資料的存儲者，除了要記錄一些信息外，還應該為使用者提供查詢、使用的功能，為社會建設奉獻自己的力量。數字化的城建檔案更要能夠滿足不同部門對相關檔案的需求，進而提高城建檔案的使用率。

四、總結

城建檔案的數字化是現代社會發展的產物，是不可避免要出現的新生事物，它對于城市的建設所發揮的價值是不可估量的。要做好城建檔案的數字化就需要檔案管理者在這方面多用一些精力，更加認真一點，只有他們這一流程能夠保質保量，才使得數字化的城建檔案具有現實的意義。與此同時，需要管理者在檔案建設過程中重視檔案信息是否安全，確保系統的穩定性是否合格，關注數據庫的建設是否完善等等。這樣才能使得數字化的使用效益大大提高，才能使得檔案管理的工作順利發展，進而為社會的快速發展提供更高效的信息服務。

參考文獻：

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關鍵詞：城市建設檔案；信息化；數字化；建設管理

一、引言

城建檔案是城市規劃、建設及其管理活動中形成的極具保存價值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設中起著不可替代的作用[1]。而現如今，傳統的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數字化管理模式所取代，因此，相關部門十分有必要加強對這方面的研究實踐，以應對未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。

二、當前實行城市建設檔案信息化與數字化建設管理的現實意義

（一）有助于滿足當前城建檔案管理需求

現如今，城市化進程的快速推進，產生了大量的城市建設檔案，而以往傳統的城建檔案管理模式卻難以與當前城市建設形勢相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現在的城建檔案管理必須要與時俱進，積極引進以及使用信息化結合數字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質檔案積壓等問題。

（二）有助于提高城建檔案管理效率

在過去，城建檔案的存儲媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質檔案，相關部門還需要在存儲環境以及檔案維護等方面投入大量Y本。盡管如此，紙質檔案在管理過程中依然會因反復調閱而產生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會嚴重影響到城建檔案管理效率。而在信息時代，隨著信息技術以及數字技術的靈活運用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統模式解脫出來，將紙質檔案轉化為電子檔案，在優化城建檔案管理方式的前提下，實現城建檔案管理的規范化以及標準化，以發揮其應有作用。

三、新時期強化城市建設檔案信息化與數字化建設管理的有效措施

（一）加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設

想要實現城市建設檔案的信息化與數字化管理，首先就要將檔案信息轉化為有生命力、流動的資源，即數字化信息。相關部門需要配備統一化的信息設備，完成檔案部門計算機管理系統全覆蓋，為機關、企業配備全、快、準的檔案信息。與此同時，對現有的計算機檔案管理系統進行改進以及優化，就檔案信息進行自動全文存儲、檢索、自動標引以及文檔信息系統的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲應采取高容量載體，包括計算機的磁盤存儲系統以及光盤存儲系統等。以上述方式來應對和解決檔案信息存儲難的問題，同時還能幫助相關管理人員提高工作效率，減輕工作強度。最后，各檔案管理部門需要主動學習和借鑒其他檔案館信息化管理成功經驗，將城建檔案信息化建設納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設與政府電子政務建設的和諧統一向前發展，以帶動自身進步。

（二）做好電子檔案的保存工作

目前，存儲電子文件的媒介大多為化學磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發展形成過程相對較短，實施貯存中的驗證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時會頻頻發生磨損現象，進而影響到光盤內電子文件的完整性，嚴重時還可能造成電子文件丟失等問題。基于此，一些需要長久保存且極具價值的電子文件，需要相關人員定期復制、檢查。

（三）加強人員培訓，提高管理工作效率

相關部門必須要將提高檔案管理人員自身素質以及工作能力作為重點，給予其足夠的學習以及深造機會，通過不斷的學習來提高其知識水平以及理解水平。與此同時，還需要定期組織檔案管理人員學習最新的知識與技術，緊跟時展步伐，用科學的知識以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發揮自己的優勢。另外，在平時的城建檔案管理工作中，還需要定期對人員的能力及素質進行考核，加深其對知識的理解與掌握，不斷強化自身城建檔案信息化與數字化管理水平，以此來形成一個合理的、科學的信息化檔案管理平臺。

四、結語

總之，城市建設檔案的信息化與數字化建設管理，不僅可以實現城市建設檔案管理的歷史性跨越以及質的突破，同時也能促進我國檔案業的良性發展。對此，相關部門或機構需要加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設，做好電子檔案的保存工作，加強人員培訓，提高管理工作效率，從而充分發揮城建檔案在城市建設中的關鍵性作用。

參考文獻：

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（一）資金投入少。

國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。

（二）數字化利用沒有形成氣候。

城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。

（三）數字化管理人才急缺。

城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵。縱觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。

二、城建檔案數字化管理方法

城建檔案數字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發，并符合社會對城建檔案數字化的需求。所以，城建檔案數字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。

（一）打造規范的管理體系。

在建設城建檔案數字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規范管理，即管理、技術、業務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規等促進城建檔案數字化管理制度更加規范有效。

（二）加強基礎設施建設。

城建數字檔案館必須通過空間數據集成設施、網絡基礎設施改造，打造空間數據庫、形成應用服務系統，以便于為城市的發展和建設提供有力的支持。硬件環境、網絡環境、系統軟件是三個重要的基礎設施建設內容。硬件基礎設施涵蓋了服務器、網絡通訊設備、檔案數字化處理設備；網絡環境是指檔案館內部局域網，和政府網、互聯網有鏈接的公眾網，將內部和外部網站辦公聯系起來，加強城建檔案館和相關單位及主管部門的辦公聯系，運用數字化加工、數字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發利用等技術，全面實現城建檔案的數字化管理；軟件系統則是按照城建工作實際，開發、建設數據庫管理系統、操作系統、系統軟件平臺，以促進城建檔案數字化管理服務工作順利開展，并通過和數據庫系統的聯系，讓數據錄入、數據傳輸過程實現全程應用。城建檔案館數字化建設的前提是網絡建設，而網絡環境又包括了館內局域網、政務網、公眾網等基礎設施，這些是城建檔案數字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

（三）培養專業的復合型人才隊伍。

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關鍵詞：城建檔案；數字化；發展；思考

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

引言

城建檔案的數字化，不僅是城建管理的需要，也是檔案管理工作發展的必然趨勢。數字化的核心仍然要以原始檔案為核心，以原始檔案為藍本，但是，在錄入、查詢、管理、打印等其他所有環節全部完成以后，就可以將城建的檔案原始檔案加以封存，以后的查詢只需要在計算機上就可以極其方便地查詢到城建檔案的相關內容了。在現代的互聯網的支持之下，甚至可以實現遠程的城建檔案的查詢。

一、城建檔案數字化發展的重要性

隨著城市建設的不斷發展，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統的檔案保存方式，而必須創新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質檔案居多。但隨著每年歸檔數量的與日俱增，很多城建檔案庫房陷入了困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。此外，紙質檔案在查閱時易損壞，以及城建檔案系統開發的不完整，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內部進行，不能實現遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。

城建檔案數字化建設，能有效地使紙質檔案轉化為數字檔案信息，存儲于服務器上，可使檔案資料在發生天災人禍時不至于遭到毀滅性的破壞。同時，也可以改善檔案的利用方式，實現異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件。

二、概述城建檔案數字化建設

一個較為完善的數字化的城建檔案管理信息系統至少應包括如下幾個子系統。

（一）、接收、采集子系統

城建檔案的接收、采集子系統的工作任務就是將各個單位移交來的原始城建檔案的內容通過掃描儀、鍵盤、多媒體轉換輸入裝置等錄入到城建檔案館的大型數據庫中。

（二）、管理存儲子系統

管理存儲子系統包括在錄入過程中的檔案著錄、關聯與標引、檔案資料的編輯修改、檔案館的內部辦公自動化系統、檔案的信息管理、檔案的數據安全與維護等。

（三）、開發利用子系統

檔案的開發利用子系統即指在計算機網絡系統中所進行的檔案登記、檔案檢索、檔案的查詢調卷以及檔案的信息加工編排等工作，后期還會包括建立檔案信息網站，使得任何查詢者都可以方便地坐在家中的電腦前即可對城建檔案進行較為方便的查詢調閱。

三、城建檔案數字化建設中存在的矛盾和問題

（一）、數字檔案信息的長期存取問題

數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。一般說來，磁盤的壽命是3―5年、光盤30年左右，壽命較短，且還要受溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響。同時，計算機語言互換存在問題，對設備的依賴等對其長期存取帶來很多問題。

（二）、城建檔案數字化發展趨勢

認識不明確。建設領域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數字化發展趨勢認知不到位，對城建檔案數字化不重視，在城建檔案數字化設備配置上資金投入不足等問題。重建設、輕檔案的思想比較嚴重，只注重工程施工技術、施工工期和工程質量，卻對建設工程檔案的收集不夠重視，沒有建立一套規范的管理機制以保障建設檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套、不完整，使得檔案數字化轉換在一定程度上受到了影響和制約。

（三）、城建檔案館數字化建設的標準化問題

城建檔案館數字化建設的目的是要使當地城建檔案館、全國城建檔案館乃至全世界的城建檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。而要解決這個問題并不容易，我們面臨我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循、部分標準規范超出檔案工作的范圍、與整個檔案工作的標準相銜接的問題、與國際通用標準的接軌問題和技術設備更新對原標準影響等問題。

（四）、城建檔案館數字化建設的投入與產出問題

城建檔案館數字化建設投入的費用是巨大的，檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。

四、城建檔案數字化建設的措施

（一）、建立檔案數字化工作規程和標準

制定檔案數字化標準，為貫徹落實《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》、《城建檔案業務管理規范》等規范要求，，明確制定了城建檔案數字化的統一技術標準。

1、數字化轉換應在紙質檔案整理完畢、并經檢查審核符合歸檔要求后進行。紙質檔案數字化轉換工作的環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等。

2、數字化轉換過程的所有環節，均應符合中華人民共和國行業標準《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）的要求，確保建設數字化檔案的真實、準確性。

3、確定掃描參數，圖樣材料數字化轉換掃描采用TIF圖像格式，文字材料數字化轉換掃描采用JPG圖像格式，并統一儲存到只讀光盤保存。對于只有黑（藍）白兩種色彩的文件和圖紙、圖片、圖表，采用黑白二值模式掃描；對于有紅色文頭、印章、線條及多種顏色的文件和圖紙、圖片，則采用彩色模式掃描。掃描分辨率一般選擇100-300dpi，保證掃描圖像清晰。

（二）、整合資源，優化服務

城建部門可以依托自身的優勢，創建以城建檔案為核心的，以基礎地理信息等為特征的具有城建特色的大型數據庫信息系統。其中可以包括城市城下信息綜合管理系統大型數據庫、城市規劃的審批成果展示大型數據庫、城市的地下綜合情況管理大型數據庫、城市重要工程大型數據庫以及城建聲像資料管理數據庫等。

數字化的檔案館在傳統的檔案館的基礎之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案的查詢還是管理，都可以達到秒級操作，而傳統的實體檔案的查詢工作則是分鐘級的，有時甚至還是小時級的，這就體現出了數字化檔案管理的巨大的優勢，這種優勢不僅僅表現在時間的節省上，而且還表現在，數字檔案可以非常容易地將檔案進行分類、整合、建立關聯等操作。從而可以較為快速地建立起一套立體化、多層次化的甚至是突破館界的檔案體系。同時城建檔案也可以較為方便地在互聯網上實現資源共享。

（三）、建立健全管理機構

加強城建檔案數字化建設管理機構建設，是做好城建檔案工作的組織保證。行政主管部門應高度重視城建檔案管理機構建設，要抓住機構改革契機，主動爭取機構編制，結合工作實際，配備一定數量的專職管理人員，為開展工作創造條件。加大資金投入力度，加強管理，配置必要的設施設備，改善城建檔案的保管保護條件，確保城建檔案信息的絕對安全和有效利用。

（四）、建立嚴密可靠的安全網絡保障體系

一是嚴格執行計算機安全管理制度、計算機信息保密管理制度等相關規定，追究違反相關制度的人的責任。二是在工作中全面地保證信息安全、降低風險。采用備份、加密、只讀、防火墻、身份驗證、內外網物理隔離等安全技術，安裝先進的防病毒軟件，選擇并使用安全性能高的數據庫產品，以防范病毒侵擾和黑客攻擊。三是建立嚴密可靠的信息制度，確保信息“上網不，不上網”

結束語

總而言之，城建檔案工作起步晚，但發展速度快，城建檔案的數字化，是可持續發展的戰略性資源，是城建工作提升城市品位的重要保證，在城市建設中發揮著重要的作用。數字化建設的穩步發展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作階段，進入一種良性循環狀態，并將為城市建設的管理和發展做出更大貢獻。

參考文獻

[1]李國方.城建檔案數字化建設初探[J].中國新技術新產品,2011,09:239.

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為什么會出現檔案數字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數字化探索和實踐，我們感到：檔案數字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現代化在網絡時代的必由之路，也是深化檔案社會化服務的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因為：

1.資金短缺。

各縣城建檔案數字化建設的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實行城建檔案數字化必須添置一定數量計算機及其輔助設備的資金需求。如按常規我館一年財政撥款為5萬元，包括檔案維護費及日常其他費用，而購買一臺一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數字化建設的瓶頸。

2.基礎設施相對落后。

缺少硬件設備或者現有設備老舊，不能適應數字化技術對數字處理的要求。如我館用于數字化建設的電子計算機只有4臺，這些計算機年齡在6～8歲左右。這種現象在縣級城建檔案普遍存在。

3.專業人員整體水平不高。

像我們這種基層城建檔案館，從業人員中檔案專業出身的較少，更不用說既有檔案專業又具有現代化技術的復合型人才了。城建檔案數字化建設是一個跨學科、多專業、涉及面廣的復雜系統工程，檔案管理人員的素質影響整個城建檔案數字化建設的進程。

4.館藏檔案實體不夠規范。

目前縣級城建檔案中的多數工程檔案是由施工單位進行編制，由于施工單位一般注重施工質量及安全，對于檔案的編制，多數是臨時指派些未經過專業培訓的人員來做，使報送的檔案質量較低，在檔案數字化建設中對這些檔案要重新進行整理加工。

5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。

城建檔案的數字化管理，主要依賴于強大而穩定的局域網作為技術支持,但由于計算機病毒、網絡黑客等攻擊，以及局域網運行的不穩定性，都對電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

二、解決檔案數字化問題的辦法

資金、設施、技術、規范、安全是要實現城建檔案數字化必須解決的五個實際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關鍵是要有“困難與機遇并存”意識，做好檔案數字化前處理中各項工作：

1.數字化城建檔案館建設是一項需要較大投資的工程。

“前處理”階段中，城建檔案館要進一步爭取各級領導對數字城建檔案館建設工作的重視和支持，保證數字城建檔案館建設有必要的專項資金，同時發揮主動性拓展籌資渠道,否則數字城建檔案館建設將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數字化城建檔案館建設的必要條件。

2.數字化城建檔案館建設又是一項以先進設施為依托的工程。

“前處理”階段中，必須夯實物質基礎。檔案數字化建設要求具備一定的硬件設備，如專用服務器電腦工作臺、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機、光盤刻錄機等都是必需的，檔案館增添設備、配件應因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。

3.數字化城建檔案館建設更是一項依靠技術支撐的工程。

“前處理”階段中，必須加強人才隊伍的建設，一方面加大力度，公開公平選調熱衷于城建檔案事業，并在計算機領域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復合型人才，另一方面加強培訓，對在職人員進行應用新技術、新設備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應城建檔案數字化的工作需要。

4.除上述三項外，數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，同時需要認真做好承上啟下規范化銜接工作。

（1）對現有檔案進行數字化處理。縣級城建檔案館要在短期內進行全部檔案數字化可能難以做到，可采取分步實施的辦法解決：先選擇利用率相對高的檔案進行檔案數字化，后再所有檔案數字化，開展時應將檔案實體進行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復印、編號，檢查卷內檔案內容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內頁碼在掃描、著錄過程中發生混亂。檢查案卷是否有卷內目錄，卷內目錄與卷內文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內目錄的要補上。如遇卷內目錄不符合數字化系統錄入要求，則需重新建立卷內目錄，為卷內條目和卷內電子文件的對應導入作好準備。對于破損、存放不當起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進行整理。對有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護的方法，進行掃描。（2）強化標準規范管理，檔案數字化加工的程序環節較多，包括條目的補錄、數字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗等，如果沒有規范的標準，就會影響檔案數字化的質量。（3）組織施工單位、建設單位等資料員培訓，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規范化要求。

5.數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，還應確立保證系統網絡安全的措施。

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論文摘要：分析檔案信息化建設的必要性和建設信息化管理的一些關鍵環節，最后引起檔案信息資源安全問題的防范，提出相應的信息安全保障措施。

城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對新形勢，城建檔案工作如何運用現代信息技術，加快數字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數字化和網絡化，最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務.

一、城建檔案的必典性

城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門。開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中.通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配里、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。

二、城建檔案信息化的環節

檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題:

1.是電子檔案的法律憑證問題

電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。

2.是數字化檔案信息資源的長期存取問題

數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。

3.是統一數字化標準格式問題

檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。

三、數字化檔案具備的功能

數字檔案館與傳統愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數字化、檔案管理現代化、資源利用共享化、信息傳遞網絡化和數據結構連接化。

1.館藏檔案數字化:通過運用計算機技術與多媒體技術將各類傳統介質的檔案資料進行處理并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，這是檔案館數字化建設的核心.

2.檔案管理現代化:數字化檔案館不僅包含了傳統檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等，這是實現檔案館數字化建設的基礎.

3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現檔案利用的信息資源共享。

4.信息傳遞網絡化:數字檔案館的服務通過以網絡為主的信息基礎設施，實現標準規范的信息傳遞.

5.數據結構連接化:通過統一規劃的，標準的，規范化的數據結構，各部門之間可以方便地進行數據交換和數據轉換。

四、.數字城建檔案的安全閱.

如何保障數字城建檔案館信息安全決定著能否全面實施檔案的網絡服務，可采用包括操作系統及數據庫安全技術、網絡安全技術、信息加密與身份認證技術、防病毒技術等在內的多種安全技術。(1)采用高安全性能的操作系統和數據庫系統，采用高安全性能的操作系統和數據庫系統。(2)綜合使用多種網絡安全技術與產品，實現對網絡的安全保護。(3)采用信息加密技術與身份認證技術。(4)采用最新的防病毒產品，建立病毒檢測制度.（5)加強各應用系統的安全管理，統一管理、分工負責、及時維護，確保系統穩定、安全運行及高效服務。加強對用戶的管理包括加強對用戶權限的管理即加強對用戶的監督、審計、跟蹤，同時控制上網信息范圍。(6)加強計算機網絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環境事故。

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關鍵詞：信息化；城建檔案信息化；發展

中圖分類號：G270文獻標識碼： A

引言

隨著科技的迅猛發展，城建檔案管理信息化越來越普及，信息化為城建檔案提供便利的同時，也存在著一些傳統城建檔案管理不存在的問題，本文就新時期城建檔案管理信息化所遭遇的挑戰，以及如何將信息化運用于城建檔案管理，做了調查研究。

一、城建檔案信息化現狀

1、計算機軟硬件配置情況

近年來，絕大部分設計單位已經“甩掉圖板”，采用計算機軟件進行設計與繪圖，絕大部分施工單位和監理單位已使用資料管理軟件，利用計算機填寫各種施工管理表格。信息化的發展大大方便了設計、施工、監理等單位，但在向城建檔案館移交檔案時，這些單位卻一點也沒有感到方便，甚至更加麻煩，因為盡管他們形成的文件資料是電子形式，但向城建檔案館移交時，必須以紙質形式提交，而且要求雙套制――紙質檔案、電子檔案各提交一套，這樣，工程檔案形成單位不僅沒有減輕負擔，反而增加了負擔。

2、信息資源建設薄弱

（1）紙質檔案數字化情況

有相當一批城建檔案館開展了紙質檔案數字化工作，天津、上海、杭州、武漢等市城建檔案館的檔案信息數字化工作已達到相當規模。目前各地紙質檔案數字化基本上有兩種做法，一是全部館藏檔案數字化，典型代表是武漢市城建檔案館，該館是全部館藏檔案數字化的第一家；二是僅對館藏重要檔案、利用率高的檔案進行數字化，大部分城建檔案館采用的是此種做法。從實際效果看，全部館藏檔案數字化資金投入大，但相當一部分檔案數字化后沒有實際用途。

（2）城建檔案信息數據庫建設情況

從城建檔案專題數據庫建設情況看，絕大多數城建檔案館基本上只建立了竣工工程檔案數據庫，其他各類數據庫，如：市政工程檔案信息數據庫、地下綜合管線信息數據庫、城市基礎地理信息數據庫、建設工程規劃審批檔案數據庫、建設用地規劃審批檔案數據庫、城市規劃成果數據庫等，只有很少的城建檔案館開展了這些建設。

3、信息資源開發利用不力

信息化對檔案信息資源開發利用的作用，目前主要表現在通過檔案目錄數據庫實現了快捷方便的計算機檢索，提高了查閱效率，但從全文檢索、圖文聲像一體化檢索等方面還遠遠不夠，查全率、查準率還有待提高。在利用網站開展檔案信息服務方面，各地基本上尚未開展網上查詢和利用服務，就連檔案目錄都沒有上網，更不用說具有專業特色的城建檔案原文信息了。至于利用信息化手段對城建檔案資源進行深度開發方面更是路途遙遠。

4、人才缺乏

信息化建設需要大量既懂得計算機技術、又掌握檔案管理知識的復合型人才，但這樣的復合型人員在城建檔案行業非常稀缺。一方面城建檔案館福利待遇不高，難以招來這樣的高素質人才，另一方面，即使招來了，受到傳統用人觀念的局限，人才競爭難以開展，優秀人才難以走上管理與領導崗位。由于既不能給予福利待遇，又不能給予政治前途，優秀人才最終還是難以留住。

5、觀念陳舊

長期以來，城建檔案界對信息化建設的作用、地位認識不足，認為搞不搞信息化對城建檔案事業影響不大，甚至認為不搞信息化照樣能管好城建檔案，還有一些陳舊、錯誤的觀念，比如：檔案是保密文件，不能上網、不能信息化；電子文件沒有法律憑證作用，接收電子檔案費力費勁沒有任何意義等等，這些陳舊觀念嚴重影響了信息化建設的發展，必須及時轉變。

二、當前城建檔案信息化的工作重點

1、切實加快推進城建檔案信息化標準與制度建設

在應用大量的先進設備和技術之后，城建檔案信息化建設工作可以用“一日千里”來形容，面對突飛猛進的工作成績，我們必須在制度上有所建樹，否則很容易出現一些隱患。本文認為，必須認真貫徹執行國家標準《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《紙質檔案數字化技術規范》和國家檔案局頒發的《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享。已經試行的檔案信息化標準，要認真總結，不斷完善，爭取上升為地方標準。只有這樣才能在客觀方面和主觀方面都達到一個較好的標準，同時為日后的工作樹立一個符合實際的原則。

2、切實加快城建檔案的數字化建設

城建檔案信息化建設經過一段時間的發展，已經初具規模，在我國的大部分城市當中，這種措施已經在大范圍的實行。對于將來的發展而言，必須進行一定的深化措施，比方說加快城建檔案的數字化建設。嚴格來說，數字化建設屬于信息化建設中的一部分，但數字化建設更加的高端，運用的技術和設備更加符合社會的發展速度。比方說結合城建檔案自身的特性，信息資源數據庫的建設應采用GIS軟件，建立GIS數據庫，以便能真實地反映城市地上建筑、地下管線、地下設施及相關信息的空間分布特征。以便于數據的管理、查詢檢索、數據進一步提取、加工以及信息的輸出。這樣一來，數字化建設就能夠有效在工作中有所體現，同時能夠產生實質化的效果。

3、切實加快城建檔案信息化網絡化建設

我國的發展與國外有很大的區別，自古以來，我國實行一向都是“親民政策”，因此在將來的工作中，城建檔案的信息化建設需要趨向于網絡化建設，這樣可以向廣大的居民公布一些信息，讓居民對城市的發展有一個直觀性的感受，通過系統的資料加上實際的變化，讓居民對城市有一個全面的了解。還有，網絡化建設能夠實現一定的共享功能，加強地區間的合作與發展，避免兩極化的情況發生。網絡化的建設不僅僅存在于城建檔案信息化建設工作中，還有很多的行業都在進行，從現有的效果來看，還是比較積極的。

4、切實加強檔案管理員隊伍建設

在城建檔案的信息化建設中，所有的工作都需管理員來完成。因此，管理員的素質直接影響到城建檔案信息化建設的質量。在將來的工作中，我們要加快培養檔案信息化建設所需各類專門人才，引進緊缺人才，利用社會力量，構筑檔案信息技術人才高地。要逐步配備計算機專職人員并接受繼續教育，獲得有關部門頒發的計算機等級考試證書。

三、城建檔案信息化的發展趨勢

1、城建檔案信息資源的建立必須迎合全球信息化的新趨勢

隨著計算機技術的不斷更新開發利用，對城建檔案信息中聲像、電子文件的接收管理，將檔案信息數據庫進行控制和優化其質量，推動建立科學化的檔案信息數據庫。城建檔案信息化的建設能夠為城建相關工作者提供豐富的信息資源，推動著城建檔案迎合并且融入全球信息化的數字時代，也將成為城建檔案信息化建設的必由之路。

2、城建檔案工作必須走數字信息化之路

傳統的城建檔案信息已經不能滿足當今社會發展的需求。很多中小型城市城建檔案機構鑒于各個方面的制約因素，信息化程度低，管理方法相對與大型城市比較落后，依然采用人工檢索，工作量負荷重，導師工作效率比較低。因此，中小型城市應當以提高工作效率為目標，利用計算機整理歸檔實現信息化管理和建立城建檔案檢索目錄數據庫，通過數據庫自動化檢索來推動工作效率的提高，將成為中小型城市城建檔案信息化建設的重要戰略之一。順應數字信息化之路，將推動城建檔案的服務功能產生變化，在施工管理過程中，必將整理歸檔大量的電子檔案，這就促使城建檔案工作必須邁進數字信息化之路。

3、城建檔案信息化決定了城建檔案工作產業化的形成

由于大量的電子文件與電子檔案需要整理歸檔，讓城建檔案信息能夠得到有效地應用，就必須將城建檔案信息的真實歷史永久的存儲并且能夠很好的服務于社會，推動著提供信息、服務社會的城建檔案工作融入信息產業化的潮流之中。

結束語

本文對城建檔案的信息化建設進行了一定的探討，無論是主觀方面，還是客觀方面，我國的城建檔案信息化建設都達到了一個新的標準，而且有效的提升了工作的效率和工作質量，將其中的一些問題也有效的解決了。相信在將來的發展中，還會有一個更大的成就。

參考文獻

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1.1計算機信息技術使城建檔案精細化。在城建檔案資源中弓}入信息化技術,把城建檔案資源以電子數據的形式分門別類保存起來,查詢使用起來更為方便。在現實檔案庫中繁雜的城建檔案資料類別不明顯,分類并不精細,存貯也或有偏差,查找使用起來會有困難。通過電子信息方式的錄入,該類檔案的各方面信息均可被檢索到,可以作為多方面數據分析,作用發揮的就更加全面了。城建檔案信息的這種改變使其具備了“戰略性質”,除了傳統的服務性質外,參考性作用也顯現出來,這對城市發展建設很有幫助。

1.2計算機信息技術拓展了城建檔案資源的開發范圍。由于存貯及傳遞技術的限制,傳統城建檔案管理資源的開發對象主要是已有的圖文資料和較易獲得的小范圍資源。采用電子信息技術后,可創建強大的城建檔案信息管理系統,在時間和空間上,城建檔案管理都將獲得較大突破,并且城建檔案的服務性和作用也能增強。

2城建檔案計算機信息化建設

2.1城建檔案計算機信息化設備配備。城建檔案計算機信息化建設必須配備相應的設施,在整個過程中投入最多的環節就是軟硬件系統,該設備是最為基礎的設施,它是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎是建設數字城建檔案館的有形部分。硬件系統方面需要有計算機及必要的網絡設備、掃描儀、數碼照相機等,才能適應了網絡化和數字化城建檔案管理服務的需要。在軟件系統方面需要具備數據管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統維護等基本功能,并且能夠覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統計六大環節;具有良好的實用性、通用性及可擴展性。

2.2忍城建檔案電子信息系統建設。城建豐案電子信息系統主要內容包涵:目錄數據庫建設工作、構建城建檔案基本數據庫、城建檔案數字化、電子城建檔案管理,結構設計要符合檢索優先的原則,以DBF交件格式或通過XML及其它通用格式文檔進行數據交換,并具備安全、合理、高效、靈活等特性,各種不同類型的城建檔案數據,其文件格式均要盡量采用通用文件咯式。

(1)城建檔案電子信息目錄建設。目錄建設是城建檔案信息系統建設的首要步驟,為的是提高城建檔案資源的效率和質量。我國城建檔案信息化建設規劃和實施綱要中指出:要逐步實現全國城建檔案館全部館藏檔案的計算機檢索,繼續開展并加快城建檔案目錄數據庫建設,重要檔案、使用率高的檔案實現文件級計算機檢索、因此,區域城建檔案電子信息系統建設時除了根據各地城建檔案管理需要按建立城建檔案信息目錄、及時更新目錄數據外,還要逐步實現城建檔案信息在互聯網上的查詢檢索。

(2)城建檔案電子信息數據庫建設。構件城建檔案電子信息數據庫的方法有很多,其中常見的有收錄現有的電子城建檔案、將聲像檔案進行數字化轉換、摘錄文字信息、掃描已有的城建圖紙和文件等等。數據庫構件過程中可應用先進的計算機新型技術,比如地理信息技術。該技術采用地理模型分析方法,實時提供多種空間和動態的地理信息,將表格數據轉換為地理圖形顯示,真實反映城市建設信息的空間分布特征,可作為城市規劃設計的重要依據,對城市可行性發展大有裨益。地理信息技術是數據庫建設中可應用技術中的一種,多種計算機信息技術的聯合應用使城建檔案電子信息數據庫具備安全、合理、高效、靈活等專業特性。為了提高城建檔案電子信息系統的應用效率,管理人員可以將數據庫分類管理。具體類別可為基礎地理信息檔案。重要竣工項目檔案、城市規劃方案、地下管線綜合檔案。規劃審批成果檔案、音像檔案等,在數據褲建設初期就這樣分類的話,能夠提高檔案錄入的精準度,同時這樣做還為以后檔案查詢打下堅實的基礎。

(3)城建檔案電子信息數字化建設。城建檔案實現信息化,需要將現存紙質資料、音像資料進行數字化轉換,通常采用的是人工錄入或掃描錄入的方式,轉換后的信息計算機才能識別和處理,這是一項繁瑣的工作,而且工作量會很大,需要管理部門投入較大的人力和物力。因此,城建檔案電子信息數字化建設中,管理部門可根據單位的經濟實力和具體需求,有選擇進行檔案資料的數字化轉換。首先選擇珍貴城建檔案和高使用率的城建檔案進行數字化轉換,之后再城建檔案電子信息系統使用中逐漸實現所有城建檔案的數字化;

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[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。

追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。