文書與檔案管理范文

導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇文書與檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞 管理 文書檔案

一、文書檔案工作的現(xiàn)狀

到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負(fù)責(zé)文秘工作的人員檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作；而檔案工作人員墨守成規(guī)，也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質(zhì)量。

在日常的文書檔案歸檔管理中，會(huì)出現(xiàn)不同程度影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。例如，歸檔時(shí)出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標(biāo)注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值；紙張規(guī)格不達(dá)標(biāo)，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。文件歸檔不及時(shí)，時(shí)有漏歸，棄檔問題也相對(duì)嚴(yán)重，而相近公文重復(fù)與立卷組合無(wú)序也是一重大問題。

在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書處理，尤其是實(shí)現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個(gè)過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，也給保管和提供利用帶來(lái)了一定的困難。只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決這些問題。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程勢(shì)在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件，改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無(wú)。而要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識(shí)才能實(shí)現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺(tái)。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

（二）實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識(shí)，要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)高度上來(lái)保證檔案的質(zhì)量，來(lái)減少檔案部門的工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，從而使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時(shí)整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質(zhì)量。

（三）規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作

在文書檔案管理的實(shí)際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入。同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價(jià)值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目，對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷毀。同時(shí)，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計(jì)劃并逐步實(shí)現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以達(dá)到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺(tái)階。將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以前，利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫，各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)

檔案管理工作者的知識(shí)水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。而文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系y是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個(gè)飛躍。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動(dòng)中擺脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)這些檔案資料的自動(dòng)管理，同時(shí)又能滿足利用者的自動(dòng)查詢，這樣即節(jié)省了人力，又保護(hù)了檔案原件。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門要各司其職、各揚(yáng)所長(zhǎng)。

（作者單位為沈陽(yáng)工學(xué)院）

參考文獻(xiàn)

[1] 任愛英.用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化DD提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的探索與思考[J].商情（教育經(jīng)濟(jì)研究），2008（03）.

[2] 閔濤.淺談文書檔案工作[DB/OL].找法網(wǎng).

篇2

課程代碼：01513

請(qǐng)考生按規(guī)定用筆將所有試題的答案涂、寫在答題紙上。

選擇題部分

注意事項(xiàng)：

1. 答題前，考生務(wù)必將自己的考試課程名稱、姓名、準(zhǔn)考證號(hào)用黑色字跡的簽字筆或鋼筆填寫在答題紙規(guī)定的位置上。

2. 每小題選出答案后，用2B鉛筆把答題紙上對(duì)應(yīng)題目的答案標(biāo)號(hào)涂黑。如需改動(dòng)，用橡皮擦干凈后，再選涂其他答案標(biāo)號(hào)。不能答在試題卷上。

一、單項(xiàng)選擇題(本大題共15小題，每小題2分，共30分)

在每小題列出的四個(gè)備選項(xiàng)中只有一個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其選出并將“答題紙”的相應(yīng)代碼涂黑。錯(cuò)涂、多涂或未涂均無(wú)分。

1.根據(jù)指定教材的表述,______是文書工作的性質(zhì)之一。

A.理論性 B.實(shí)踐性

C.多樣性 D.可比性

2.按照隸屬關(guān)系，向直接上、下級(jí)機(jī)關(guān)行文，稱

A.直接行文 B.越級(jí)行文

C.間接行文 D.逐級(jí)行文

3.文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后對(duì)文件的辦理情況和辦理結(jié)果所作的說明,稱

A.催辦 B.分送

C.注辦 D.承辦

4.以年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的文書整理分類方式取代以往按幾大特征的分類方式,源自

A.《檔案館工作通則》(1983年4月) B.《機(jī)關(guān)檔案工作條例》(1983年4月)

C.《文書檔案保管期限表》(1987年12月) D.《歸檔文件整理規(guī)則》(2009年12月)

5.歸檔文件，一般要求

A.一式一份 B.一式三份

C.一式四份 D.一式二份

6.殷周時(shí)期，鑄在青銅器上作為記事和憑信的文字，稱

A.甲骨檔案 B.石刻檔案

C.銘文檔案 D.簡(jiǎn)牘檔案

7.下列屬于檔案業(yè)務(wù)工作的是

A.檔案宣傳 B.檔案鑒定

C.檔案科學(xué)技術(shù)研究 D.檔案教育

8.先將立檔單位內(nèi)的檔案按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類，然后在每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)類下再按年度分類，稱

A.組織機(jī)構(gòu)——年度分類法 B.年度——組織機(jī)構(gòu)分類法

C.年度——問題分類法 D.問題——年度分類法

9.在檔案整理工作中，文件產(chǎn)生和處理過程中所反映和涉及的工作、活動(dòng)、問題、事件、人物方面的異同關(guān)系，稱

A.來(lái)源聯(lián)系 B.內(nèi)容聯(lián)系

C.時(shí)間聯(lián)系 D.形式聯(lián)系

10.專門記錄檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)情況的一種登記形式，稱

A.全宗單 B.檔案收進(jìn)登記簿

C.總登記簿 D.案卷目錄登記簿

11.由于工作的特殊需要，履行一定手續(xù)，將檔案借出檔案閱覽室外利用，稱

A.參考咨詢 B.檔案證明

C.外借 D.檔案展覽

12.在保護(hù)電子檔案信息安全的技術(shù)中，一種自動(dòng)檢測(cè)遠(yuǎn)端或本地主機(jī)安全脆弱點(diǎn)，對(duì)重要計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)其中可被黑客利用的漏洞的技術(shù)，稱

A.身份驗(yàn)證 B.防火墻

C.漏洞掃描技術(shù) D.入侵檢測(cè)技術(shù)

13.下列選項(xiàng)中反映特殊載體檔案的共同特征的是

A.可以直接閱讀 B.載體一致性

C.內(nèi)容系統(tǒng)性 D.記錄信息的非直接利用性

14.答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)，適用

A.批復(fù) B.函

C.命令 D.報(bào)告

15.根據(jù)國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，新的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)把公文文面的各要素劃分為眉首、主體、______三部分。

A.著錄 B.版記

C.內(nèi)容 D.時(shí)間

二、多項(xiàng)選擇題(本大題共10小題，每小題2分，共20分)

在每小題列出的五個(gè)備選項(xiàng)中至少有兩個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其選出并將“答題紙”的相應(yīng)代碼涂黑。錯(cuò)涂、多涂、少涂或未涂均無(wú)分。

16.文書處理的基本原則有

A.聯(lián)系交流原則 B.宣傳引導(dǎo)原則

C.高效的原則 D.安全的原則

E.保密的原則

17.以下屬于文書立卷的方法的是

A.按問題特征立卷 B.按作者特征立卷

C.按名稱特征立卷 D.按時(shí)間特征立卷

E.按時(shí)代特征立卷

18.檔案的屬性有

A.科學(xué)性 B.原始記錄性

C.社會(huì)性 D.歷史性

E.確定性

19.下列______均屬于企業(yè)檔案館。

A.福建省檔案館 B.杭州市檔案館

C.鞍鋼檔案館 D.天津市檔案館

E.河南油田檔案館

20.檔案收集的要求是

A.齊全完整 B.年終收集

C.準(zhǔn)確系統(tǒng) D.平時(shí)收集

E.及時(shí)歸檔

21.根據(jù)我國(guó)制定的檔案保管期限的規(guī)定,以下屬于永久保管的檔案的有

A.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料

B.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)管理文件材料

C.本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

D.本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要材料

E.下級(jí)機(jī)關(guān)一般業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示等文件材料

22.按功能劃分的檔案檢索工具有

A.手工檢索工具 B.機(jī)械檢索工具

C.介紹性檢索工具 D.查檢性檢索工具

E.館藏性檢索工具

23.電子文件按數(shù)據(jù)格式劃分有______等。

A.支持文件 B.轉(zhuǎn)換文件

C.圖形文件 D.音頻文件

E.輔助文件

24.文書大致可以分為______、通用文書和專用文書四大類。

A.科技文書 B.行政機(jī)關(guān)文書

C.基礎(chǔ)文書 D.黨的機(jī)關(guān)文書

E.法定文書

25.下列選項(xiàng)中屬于行文基本規(guī)則的有

A.“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)的規(guī)則

B.“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的規(guī)則

C.公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

D.充分利用原基礎(chǔ)的規(guī)則

E.研究性的規(guī)則

非選擇題部分

注意事項(xiàng)：

用黑色字跡的簽字筆或鋼筆將答案寫在答題紙上，不能答在試題卷上。

三、名詞解釋(本大題共5小題，每小題4分，共20分)

26.擬辦

27.文書立卷

28.檔號(hào)

29.檔案鑒定

30.檔案檢索

四、論述題(本大題共2小題，每小題10分，共20分)

31.試論檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性。

32.檔案室的基本任務(wù)是什么?

五、案例分析題(本大題10分)

33.某學(xué)院為了科研更上一層樓,在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行招聘。某大學(xué)黃教授既年輕又學(xué)術(shù)成果突出，在眾多應(yīng)聘者中脫穎而出，成為某學(xué)院引進(jìn)人才的首選對(duì)象。由于人員編制指標(biāo)、工資報(bào)酬等人事權(quán)等歸學(xué)校人事處負(fù)責(zé)，學(xué)院沒有具體決定權(quán)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)建議，以學(xué)院人事科身份發(fā)文和學(xué)校人事處聯(lián)系。學(xué)院人事科葉秘書草擬了一份公函,希望學(xué)校人事處幫助落實(shí)解決。

請(qǐng)問：

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1、文書檔案管理的特點(diǎn)分析

文書檔案具有一些明顯的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下方面：首先，文書檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來(lái)，并分門別類地存放在擋案室中；其次，與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，檔案主要來(lái)自于文書；再次，文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實(shí)記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。

2、文書檔案管理中存在的問題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面的問題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實(shí)工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際工作中，文書和檔案實(shí)行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。

2.2文書檔案管理人員不足

一些單位缺乏專職檔案員，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占狭Σ粡?qiáng)勁等方面的問題。另外，一些檔案員對(duì)檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因?yàn)闄n案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對(duì)檔案工作缺乏能動(dòng)力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理

檔案工作在機(jī)關(guān)單位辦公室眾多職能當(dāng)中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來(lái)重要、做起來(lái)卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡(jiǎn)單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時(shí)候能夠提供參考就行。

3、完善文書檔案管理的對(duì)策分析

3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。

3.2提高對(duì)文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質(zhì)。不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，努力爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭(zhēng)使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)。在工作中變被動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料為主動(dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動(dòng)性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.3做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級(jí)形成的有關(guān)紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的鮮活和生動(dòng)的，能揭示細(xì)節(jié)的檔案資料，用心整合檔案資源，對(duì)其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設(shè)。要努力把握不同時(shí)期機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)任務(wù)，明確主題，找準(zhǔn)位置，自覺以服務(wù)大局來(lái)安排和考慮檔案工作，形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。

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關(guān)鍵詞：文秘；檔案管理；一體化

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198(2009)08-0037-01

1　檔案管理與文秘工作的關(guān)系

文書工作與檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，文書處理工作是接著機(jī)關(guān)工作活動(dòng)規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，再根據(jù)它們的連鎖反映來(lái)區(qū)分價(jià)值，反映歷史真實(shí)面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書處理工作是魚水關(guān)系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書與文書處理工作出現(xiàn)而出現(xiàn)，而且是伴隨著文書與文件處理工作的發(fā)展而發(fā)展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規(guī)律中可以看到檔案工作與文書檔案工作之間的關(guān)系，它們是一個(gè)社會(huì)分工不同的兩個(gè)專業(yè)，它們?cè)诠ぷ髦屑认嗷ブ萍s又相互聯(lián)系。

2　文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行。極為關(guān)鍵。首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息。使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增。是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

3　做好檔案工作對(duì)文書處理工作的影響

(1)檔案的利用推動(dòng)了文書處理的再生工作。

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，它是解決處理問題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識(shí)、提供信息等固有特點(diǎn)。而在實(shí)踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定規(guī)章制度、為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、準(zhǔn)備講稿、處理糾紛、落實(shí)政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進(jìn)文書處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)改革發(fā)展發(fā)揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過程中能發(fā)現(xiàn)文書工作質(zhì)量的高低。

立卷歸檔是銜接文書處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必經(jīng)之路，所以說搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎(chǔ)，而且通過它可以進(jìn)一步檢查發(fā)現(xiàn)文書工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無(wú)丟失泄密，這對(duì)改進(jìn)文書處理和檔案管理工作有極大促進(jìn)作用。

(3)通過檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能促進(jìn)文書處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關(guān)鍵。實(shí)踐證明，在文書處理文件立卷歸檔過程中，如若忽視檔案工作對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，不僅會(huì)降低對(duì)文件立卷歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，而且對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系等都是非常不利的。因?yàn)槲覀兾臋n人員對(duì)每份文件都要經(jīng)過嚴(yán)格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個(gè)特征，即問題、作者、名稱、時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)地區(qū)和文件形成規(guī)律等找到文件的歸宿。這個(gè)關(guān)口把握不好勢(shì)必要影響案卷的質(zhì)量，最好能將文、檔兩者之間的兩項(xiàng)不同專業(yè)的工作能有機(jī)結(jié)合起來(lái)，健全兩者之間統(tǒng)一的立卷歸檔制度。共同負(fù)責(zé)。使之規(guī)范化，這對(duì)檔案的管理有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

4　如何實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

(1)強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)。

雖然文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立“文書處理工作與檔案管理工作一體化”的指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理規(guī)范化的人口關(guān)，切實(shí)做好實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文處理程序，文件在閱辦前首先要進(jìn)行登記，登記內(nèi)容一般包括文件責(zé)任者、文號(hào)、標(biāo)題、形成時(shí)間等內(nèi)容，這與以“卷”為單位整理時(shí)抄寫卷內(nèi)目錄的工作非常相似。我們可以把一個(gè)年度內(nèi)的檔案視為“一卷”。把文件登錄作為這“一卷”的內(nèi)目抄寫工作。在保管期限屬于永久或長(zhǎng)期(保管期限屬短期的單獨(dú)處理)的文件左上角編號(hào)。從當(dāng)年的第一份文件編起。考慮到隨后要移交給綜合檔案室，件號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、文件所屬年度和文件順序號(hào)，順序號(hào)應(yīng)一年編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)后，按所編順序號(hào)將文件正文掃描入計(jì)算機(jī)。這樣，文件原件與計(jì)算機(jī)內(nèi)保存的文件在內(nèi)容上是相同的，并且是一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后將文件發(fā)出供部門閱辦。每隔一段時(shí)間，將閱辦完畢的文件全部收集起來(lái)，按件號(hào)先后順序裝人卷盒。在不改變?cè)屑?hào)的前提下，利用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)內(nèi)文件進(jìn)行分類，模擬人工立卷，然后按類別將屬于目錄條的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成時(shí)間先后順序排列后進(jìn)行打印。這樣，整理工作就在平時(shí)的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中完成了。

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關(guān)鍵詞：文書與檔案管理；課程教學(xué)

《文書與檔案管理》是職業(yè)教育文秘專業(yè)一門有很強(qiáng)的應(yīng)用性和操作性的課程，在傳統(tǒng)的教學(xué)方式上，主要方式還是通過教材，進(jìn)行純粹的理論授課。最后，當(dāng)課程結(jié)束，很多學(xué)生連歸檔文件、案卷、檔案柜等基本物品都沒有見過，所以在以后的綜合實(shí)習(xí)和工作中就很難動(dòng)手操作。因此職業(yè)教育的根本目的沒有達(dá)到，特色也無(wú)法體現(xiàn)。筆者認(rèn)為，在《文書與檔案管理》的授課中，思路模式、內(nèi)容方法等方面都要體現(xiàn)職業(yè)教育的特色，教師一方面要不斷地提高自身的素質(zhì)，另一方面還要在教學(xué)中運(yùn)用一些新穎而且實(shí)用的教學(xué)方式和途徑，以激發(fā)學(xué)生對(duì)這門課程的興趣，甚至促成學(xué)生對(duì)本課程更深層次的探索、研究和創(chuàng)新。下面就是筆者結(jié)合自身教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，做出的一些小結(jié)：

一、案例教學(xué)法的運(yùn)用

依據(jù)教學(xué)環(huán)節(jié)的要求，通過案例教學(xué)的方式，調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性。這種方式的優(yōu)勢(shì)就是可以在已進(jìn)入課堂狀態(tài)就能吸引學(xué)生的注意力，引發(fā)學(xué)生的課程認(rèn)同感以及體驗(yàn)滿足感，進(jìn)而引導(dǎo)對(duì)課堂全身心的投入。只有這樣，學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性、主動(dòng)性、求知欲以及探索未知的興趣都能夠被有效地激發(fā)起來(lái)。這種從已知引向未知、從淺入深的教學(xué)方式是教師能夠輕松掌控課堂氣氛、提高教學(xué)質(zhì)量的有效途徑之一。

與此同時(shí)，案例教學(xué)法一樣能夠在教學(xué)過程得到充分而有效的運(yùn)用，課程教師可以將學(xué)生引導(dǎo)到一個(gè)模擬情景，討論一些典型案例，讓學(xué)生自發(fā)地進(jìn)入到文檔工作的操作現(xiàn)場(chǎng)，成為其中的“角色”。并以此為契機(jī)，舉一反三，逐漸提高學(xué)生的學(xué)習(xí)遷移能力。其次，通過對(duì)模擬案例的討論，還能促成學(xué)生積極思考、經(jīng)常分析、準(zhǔn)確決策良好習(xí)慣的養(yǎng)成。所以，從根本上講，這個(gè)過程也就是引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行思考、探索與實(shí)踐的一個(gè)過程。教師的重要職責(zé)就是要給學(xué)生的討論、實(shí)踐創(chuàng)造良好的氛圍與環(huán)境，保證討論的內(nèi)容與方向的掌握，也要保證學(xué)生成為討論過程中的主角，并適時(shí)地給予學(xué)生針對(duì)性和鼓勵(lì)性的指導(dǎo)。總而言之，這種授課方式對(duì)教師來(lái)說，是一種嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也是一種技能與素質(zhì)的提高，是真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)相長(zhǎng)的有效途徑。

二、演示法的充分運(yùn)用

核心內(nèi)容就是充分搜集、挖掘各種資源，為學(xué)生做好比如設(shè)施、文件、圖片、案卷等實(shí)物資源的準(zhǔn)備工作，然后在課堂上進(jìn)行展示或演示。另外，學(xué)院的檔案室、辦公室也可以為教學(xué)提供各項(xiàng)教育資源，比如說場(chǎng)地、設(shè)施、輔導(dǎo)教師、檔案材料、信息等相關(guān)資源；同時(shí)也要利用好網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙雜志等多媒體資源，以便提供行業(yè)中最新的信息，行業(yè)法規(guī)文件，典型的案例，形象的圖片等，充分利用好這些資源，也能夠?qū)⒖菰锏睦碚摻榻B轉(zhuǎn)換成真實(shí)而直觀的形象展示，便于學(xué)生的理解和接受，提高教學(xué)效果，為實(shí)踐教學(xué)法奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

必須了解的是：課堂教學(xué)作為素質(zhì)教育實(shí)施的最重要途徑，其改革也是教科研工作中非常重要的工作，是促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，促進(jìn)教育的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可靠保障。有一位經(jīng)驗(yàn)豐富的授課教師說過：“課堂教學(xué)中包含著非常大的生命活力，只有讓師生們的活力有效地發(fā)揮在課堂教學(xué)中，才能真正促進(jìn)學(xué)生的教育以及教師的成長(zhǎng)，課堂才叫真正的課堂。”所以，我們要將課堂教學(xué)進(jìn)行改革的核心集中在不斷激活學(xué)生思維、促進(jìn)學(xué)生發(fā)展上面，因?yàn)橹挥羞@樣，才能讓課堂充滿激情與活力，這樣的課堂，才是高效的。

然而，教學(xué)的改革不能局限在課堂上，我們要不斷拓展思路，擴(kuò)大教學(xué)視野，通過文檔課程實(shí)踐教學(xué)法的實(shí)施，將課堂從狹隘的轉(zhuǎn)移到社會(huì)這個(gè)大課堂中。

三、實(shí)踐教學(xué)法的實(shí)施

實(shí)踐教學(xué)法一般有兩種：觀察型學(xué)習(xí)與實(shí)踐型學(xué)習(xí)。

第一種是觀察型學(xué)習(xí)，主要就是讓學(xué)生們直接地觀察或者通過觀看展覽的方式對(duì)文書與檔案工作各環(huán)節(jié)的全部過程進(jìn)行記錄和體會(huì)，加上指導(dǎo)教師的指導(dǎo)和講解，讓學(xué)生從感性的角度，對(duì)文書與檔案工作的整體特點(diǎn)進(jìn)行探索式認(rèn)識(shí)，或者在一定程度上了解文書與檔案工作發(fā)展的情況和時(shí)事熱點(diǎn)。當(dāng)然，如果具備良好的條件，可以通過與演示法的結(jié)合，讓學(xué)生對(duì)某個(gè)具體的工作步驟進(jìn)行細(xì)致深透的了解。觀察型學(xué)習(xí)是該課程實(shí)習(xí)過程中的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，接觸到文檔理論之后，學(xué)生首先可以在學(xué)校的檔案室初步觀察和了解文書與檔案工作的基本情況，然后再到檔案館進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)。在檔案館的觀察實(shí)習(xí)中，學(xué)生可以清楚地了解檔案的分類、存放和檢索編制等基本實(shí)務(wù)知識(shí)以及當(dāng)前檔案利用的信息；通過觀察實(shí)習(xí)，既可以加強(qiáng)對(duì)檔案安全的認(rèn)識(shí)，又可以加強(qiáng)對(duì)檔案工作概況的了解，促進(jìn)對(duì)檔案查找、利用技能的掌握；值得重視的是，通過觀察對(duì)破損檔案補(bǔ)救過程的演示，可以加深對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，激發(fā)興趣度和關(guān)注度，樹立起對(duì)將來(lái)工作的信心。

觀察型學(xué)習(xí)有著其他途徑與手段不可比擬的優(yōu)勢(shì)，不僅可以加強(qiáng)對(duì)學(xué)生觀察問題和發(fā)現(xiàn)問題能力的提高，促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣的培養(yǎng)，找尋心底的求知欲。而且這種形式最大的好處就是能夠?qū)W(xué)生放置到文檔課程學(xué)習(xí)的過程中，促進(jìn)理論和實(shí)踐的最佳結(jié)合，促使學(xué)生的理論能夠更好地在實(shí)踐中發(fā)揮出來(lái)，激發(fā)學(xué)習(xí)積極性、主動(dòng)性與專注度，保障長(zhǎng)期的自主學(xué)習(xí)。

第二種是實(shí)踐型學(xué)習(xí)。學(xué)生的實(shí)踐地點(diǎn)設(shè)在企事業(yè)單位辦公室或者檔案室，讓學(xué)生參與到文檔處理的各個(gè)流程當(dāng)中去。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)為學(xué)生的實(shí)踐型學(xué)習(xí)尋找合適的場(chǎng)所、創(chuàng)造合適的機(jī)會(huì)和資源，保障實(shí)踐型學(xué)習(xí)的順利進(jìn)行。這種學(xué)習(xí)方式可以讓學(xué)生全面地融入到文書與檔案工作中去，讓學(xué)生深入到文書與檔案工作的具體實(shí)踐當(dāng)中去；能夠很好地鍛煉學(xué)生的工作技能，加深對(duì)文書與檔案工作的親身體驗(yàn)，培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐操作動(dòng)手能力，最終達(dá)到運(yùn)用理論知識(shí)和技能解決實(shí)際問題的效果。實(shí)踐型學(xué)習(xí)的時(shí)間一般安排在3-6周為佳。

四、靈活互動(dòng)的考核評(píng)價(jià)

（一）課程考核階段。主要包括基礎(chǔ)理論考核與基礎(chǔ)技能考核。基礎(chǔ)理論考核以筆試為主要方式，實(shí)踐性教學(xué)考核通過工作目標(biāo)來(lái)定制。通過團(tuán)隊(duì)合作的形式進(jìn)行專題考核和綜合考核。旨在檢驗(yàn)學(xué)生基礎(chǔ)知識(shí)的掌握程度、技能的熟練程度等。不但要注重學(xué)生的基礎(chǔ)理論知識(shí)和基本技能的檢驗(yàn)，也要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生創(chuàng)新能力與團(tuán)隊(duì)合作能力的考核。

（二）實(shí)踐性教學(xué)總結(jié)。項(xiàng)目教學(xué)總結(jié)是在學(xué)生項(xiàng)目教學(xué)完成之后的一次交流活動(dòng)，是在實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)中必須的一個(gè)環(huán)節(jié)。只有通過總結(jié)和交流，才能更好激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的成就感和學(xué)習(xí)的積極性、主動(dòng)性。

五、結(jié)語(yǔ)

職業(yè)教育《文書與檔案管理》課程教學(xué)的技能培養(yǎng)是一個(gè)不斷探索而艱辛的過程。教學(xué)方法的探討僅僅是這個(gè)系統(tǒng)工程中的一個(gè)步驟。作為一名本課程的授課教師，必須充分考慮職業(yè)教育文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，從國(guó)內(nèi)文書與檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，為各級(jí)各類政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)部門和社會(huì)團(tuán)體培養(yǎng)出大量的具備較高綜合素養(yǎng)的適用型文秘人才，與此同時(shí)，要把自身的發(fā)展貢獻(xiàn)與學(xué)校教育的全面改革聯(lián)系在一起，促進(jìn)職業(yè)教育的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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篇6

內(nèi)蒙古錫林郭勒盟疾病預(yù)防控制中心　錫林郭勒盟　026000

【摘　要】隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科技水平蓬勃發(fā)展，人們開始越來(lái)越注重文書檔案管理工作。而文書檔案管理工作的好壞也直接影響著機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。因此，本文主要探討如何有效完善文書檔案管理，首先對(duì)文化檔案管理當(dāng)中所存在的問題進(jìn)行探討，其次起初對(duì)策。

關(guān)鍵詞 文書檔案管理；研究；完善

文書檔案對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展具有重大的意義，文書檔案包括單位的重大事件、人事檔案、歷史、行政檔案、簽訂的各種協(xié)議等，文書檔案一般一紙質(zhì)為主，并且還有影響、電子檔案、照片等檔案記載。而隨著文書檔案管理的不斷改革，文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊隨腳步，不斷進(jìn)步。

1 目前文書檔案管理當(dāng)中所存在的問題

1.1 文書檔案管理制度以及人員相對(duì)落后

文書檔案管理的工作人員與檔案管理有著直接的關(guān)系，同時(shí)也決定著文書檔案管理的水平。目前，存在一些文書檔案管理人員知識(shí)缺乏并且只是單一。一方面缺乏專業(yè)的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知識(shí)，同時(shí)許多文書檔案管理依舊停留在傳統(tǒng)的管理水平上，沒有進(jìn)行創(chuàng)新一級(jí)思考，對(duì)于新問題的出現(xiàn)，難以作出有效合理的文書檔案工作解決方法，致使文書檔案管理一直停留在原來(lái)的基礎(chǔ)上。因此，對(duì)于現(xiàn)代化文書檔案管理人才的培養(yǎng)十分重要。

1.2 文書檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化

目前，隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化技術(shù)不斷應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，而文書檔案管理同樣也應(yīng)當(dāng)采取科技技術(shù)，使得管理工作更為便捷。由于一直以來(lái)，文書檔案管理，主要是利用人工的方式對(duì)檔案實(shí)行收集、整理、保管和查閱，需要消耗大量的人力資源與時(shí)間，并且工作效率低下。而現(xiàn)在人們生活、工作節(jié)奏越來(lái)越快，顯然傳統(tǒng)的管理手法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)。因此，將信息化技術(shù)運(yùn)用在文書檔案管理當(dāng)中，在很大程度上提升了檔案的存儲(chǔ)量，并且還減少了人力資源，提升了工作效率，促進(jìn)檔案信息化轉(zhuǎn)換為實(shí)際生產(chǎn)力。

1.3 文書與檔案工作銜接有待改進(jìn)

文書和檔案管理工作，二者之間有著密切的關(guān)系，同時(shí)二者之間又存在一定的區(qū)別。在實(shí)際生活當(dāng)中，文書工作人員對(duì)檔案管理不太重視，而檔案工作人員對(duì)一般情況下不太考慮文書的工作；在文書檔案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文書與檔案之間應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)和銜接的問題。而這樣的問題十分容易致使文書工作人員書寫不規(guī)范等情況出現(xiàn)。

2 有效完善文書檔案管理的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)

應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，加強(qiáng)文書檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)干部、工作人員的文書檔案管理意識(shí)。

2.2 重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)工作

在對(duì)文書檔案管理人員的人才培訓(xùn)中，可以通過專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，將文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提高。加強(qiáng)文書檔案管理人員的創(chuàng)新能力，使其系統(tǒng)地了解文書檔案的新知識(shí)。無(wú)論是文書檔案專業(yè)主體知識(shí)還是對(duì)于主體知識(shí)密切相關(guān)的知識(shí)都需要進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠得到不斷的完善以及創(chuàng)新。與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的思想價(jià)值觀，使得文書檔案管理工作能夠更加深化。

2.3 加強(qiáng)現(xiàn)在化技術(shù)在文書檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用

采用信息化技術(shù)，能夠使歸檔的資料格式以及紙張都保持統(tǒng)一的字體。因此，這樣能夠確保歸檔資料的格式以及字體等統(tǒng)一，如此一來(lái)不需要工作人員進(jìn)行手寫，保證了資料信息的規(guī)范、整潔，便于閱讀。并且傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都需要在庫(kù)房進(jìn)行，從而使得庫(kù)房的占有量增加，導(dǎo)致浪費(fèi)許多可以利用的空間，同時(shí)由于繁多的文書檔案，在需要和尋找時(shí)也耗費(fèi)時(shí)間精力，為工作人員帶來(lái)極大不便。但是利用信息化技術(shù)管理，不但能夠使得服務(wù)器的空間優(yōu)化，節(jié)約人力資源，并且在很大程度上改變了管理的模式，提升了工作效率。

2.4 加強(qiáng)部門合作，做好銜接工作

文書檔案管理需要各個(gè)部門一起合作才能夠得到更好的發(fā)展。由于檔案的基礎(chǔ)是文書，因此對(duì)于文書工作人員而言，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案意識(shí)，規(guī)范書寫，及時(shí)記錄和查找文件是否有誤，及時(shí)更改。并且需要文書工作人員主動(dòng)積極了解各個(gè)部門的動(dòng)態(tài)、工作等，獲取一手資料。在工作的過程當(dāng)中要嚴(yán)格遵守規(guī)定和程序，將文書和檔案工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和銜接。

2.5 建立完善的文書檔案管理制度

首先需要建立有效的文書檔案管理的制度，可以根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制定保管規(guī)定、保密規(guī)定等條款。如此有利于發(fā)揮避免出現(xiàn)隨意管理的現(xiàn)象，保證文書檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于文書案管理工作所涉及到的方面的內(nèi)容比較多，所以，更需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立有效合理的文書檔案管理制度，并且在實(shí)踐的過程當(dāng)中不斷完善管理制度。同時(shí)還應(yīng)該注重收集以及傳遞和登記制度的設(shè)立，一旦發(fā)現(xiàn)檔案遺失或者損壞，能夠第一時(shí)間查找和補(bǔ)救，保證其完整性。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前我國(guó)科技水平不斷進(jìn)步，文書檔案管理占據(jù)著越來(lái)越重要的位置。想要進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，不僅需要加強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)、重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)工作、加強(qiáng)現(xiàn)在化技術(shù)在文書檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，還需要建立完善的文書檔案管理制度，才能夠有助于單位或企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇7

關(guān)鍵詞：文書檔案 整理 保管方法

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，文書檔案已經(jīng)成為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的記錄方式。所以文書檔案的整理和使用方法要緊隨時(shí)代的發(fā)展，不斷的與時(shí)俱進(jìn)。文書檔案工作記錄了各個(gè)企業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要手段。因此做好文書的整理和保管工作是檔案管理中非常重要的一部分，相關(guān)部門要做好對(duì)文書保管方法的創(chuàng)新的工作，提高檔案的管理效率。

一、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的工作職能不同，所以各個(gè)單位的文件種類也不同，歸檔的范圍也各有其區(qū)別。但是我們也可以從中發(fā)現(xiàn)它們之間的共同規(guī)律，通過他們之間的內(nèi)在聯(lián)系，判斷它們對(duì)公司發(fā)展的價(jià)值。經(jīng)過仔細(xì)的分析我們就可以了解文檔對(duì)公司發(fā)展的價(jià)值和重要性。

上級(jí)文件歸檔的主要有二部分文件材料：一部分是針對(duì)本單位發(fā)的文件，如有關(guān)本單位機(jī)構(gòu)、人事、職稱、工資、福利、經(jīng)費(fèi)、物資、獎(jiǎng)懲等方面的批復(fù)、通知、通報(bào)，這是最重要的依據(jù)材料，有的要永久保存，有的要長(zhǎng)期保存。另一部分是國(guó)家、省、市縣各部門發(fā)的法律、法規(guī)、政策規(guī)定，以后要作為執(zhí)行的依據(jù)，要?dú)w檔作為短期保存。

對(duì)單位文件資料的歸檔，不僅要正是的文件，對(duì)工作的總結(jié)、匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)的講話等都要?dú)w檔。對(duì)重要的文檔要永久性的保存，對(duì)于一般的文檔，要做好長(zhǎng)期保存的準(zhǔn)備，對(duì)于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。同級(jí)的單位或者具有聯(lián)系的單位要保持文檔之間的聯(lián)系，一般的參閱件不必歸檔，對(duì)重要的合同、協(xié)議都要進(jìn)行準(zhǔn)確的歸檔，與本單位的重要文檔要進(jìn)行永久的保存。

下屬單位的重要文件、制度、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表要?dú)w檔，重要的長(zhǎng)期，一般的短期。

具體歸檔范圍：企業(yè)的歸檔主要是黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理這四類。機(jī)關(guān)事業(yè)單位按各自的歸檔范圍執(zhí)行。

二、文書檔案的整理方法

（一） 文書立卷責(zé)任部門：文字檔案一般由文書、收發(fā)人員進(jìn)行收集，立卷歸檔，這是我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)的立卷制度。1956年4月 16日國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中規(guī)定：“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。”這一決定說明了文書立卷的重要性，確立了文書立卷是文書處理部門。檔案對(duì)企事業(yè)單位起到的是一個(gè)監(jiān)督的作用。一些小規(guī)模的單位沒有健全的文件管理制度，檔案工作也不規(guī)范，檔案整理工作一般都是文員在做。還有一些其他的單位建立了規(guī)范的檔案室，把立卷的任務(wù)交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規(guī)性，但是無(wú)法確保檔案收集的全面性。文件材料的產(chǎn)生規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系都不清晰，導(dǎo)致檔案的內(nèi)在質(zhì)量不高。所以建立標(biāo)準(zhǔn)的立卷制度十分必要，有關(guān)部門要明確文書檔案管理的工作。

（二）文書立卷的基本要求和主要方法：

文書立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客觀規(guī)律，維持文件的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)不同價(jià)值加以區(qū)別和認(rèn)定，為文檔的保管和使用提供方便。

文書立卷的主要方法是“四分四注意”。

1、分年度，注意把文件形成年度和針對(duì)年度相結(jié)合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對(duì)年度立卷，如計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表要按針對(duì)年度立卷。

2、分級(jí)別，注意上下級(jí)文件之間的密切聯(lián)系。一般文件應(yīng)把上級(jí)、下級(jí)與本級(jí)文件分開組卷；但請(qǐng)示與批復(fù)，來(lái)文與復(fù)文應(yīng)與本單位文件一起組卷，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件可以與上級(jí)文件一起分類組卷。

3、分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系，按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

4、分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件應(yīng)分別組卷，但為了保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長(zhǎng)的文件一起組卷時(shí)，保管期限從長(zhǎng)。

（三）文書立卷的操作程序：

1、初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量， 剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2、擬寫案卷題名。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確，一般案卷題名應(yīng)具備作者、內(nèi)容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標(biāo)出地區(qū)，涉及特定時(shí)間的要標(biāo)出時(shí)間。

3、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)

a卷內(nèi)文件排列

密不可分的文件應(yīng)當(dāng)依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報(bào)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列；案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問題或時(shí)間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁(yè)號(hào)，

卷內(nèi)文件凡有文字、圖象等頁(yè)面都應(yīng)每頁(yè)編寫一個(gè)號(hào)，空白頁(yè)不編號(hào)。編寫應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁(yè)號(hào)。不裝訂的文件編件號(hào)，要蓋檔案號(hào)章，在檔案號(hào)章內(nèi)寫檔號(hào)、件號(hào)。

三、文書檔案的保管措施

計(jì)算機(jī)輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要是使用的是比較抽象的方法，可以在月末或者年底進(jìn)行分批的處理，也可以及時(shí)的對(duì)特定的單獨(dú)文件進(jìn)行處理。

1.編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報(bào)表，并按上述分支對(duì)每個(gè)詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行找出。另一方面，我們可以通過對(duì)列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質(zhì)進(jìn)行合理的歸檔。

2.根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責(zé)任者、內(nèi)容、文種；模版二：內(nèi)容、文種。這樣可以為計(jì)算機(jī)的自動(dòng)抽詞提供方便。

3.編制計(jì)算機(jī)的歸檔程序。對(duì)電子文件的標(biāo)題名中各個(gè)字段進(jìn)行比較，對(duì)責(zé)任者、內(nèi)容進(jìn)行一次性的抽取，并給予相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。它們共同組成了編制工作的核心

4.每一份文檔形成電子文件后，需要在設(shè)計(jì)好的程序中運(yùn)行，通過對(duì)運(yùn)行后的總分?jǐn)?shù)確認(rèn)可以實(shí)現(xiàn)初步的保管期限，并對(duì)其進(jìn)行人工審閱。

四、結(jié)束語(yǔ)

文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責(zé)所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對(duì)文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細(xì)闡述，提出了對(duì)檔案創(chuàng)新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助文檔的管理，達(dá)到管理的合理性和科學(xué)性，為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供完整的參考資料。

參考文獻(xiàn)

[1] 史衛(wèi)軍. 新時(shí)期檔案工作的走向[J]. 吉林水利. 2003（S1）

篇8

[關(guān)鍵詞]文書辦公；檔案；現(xiàn)代化管理

1 前言

所謂的文書辦公檔案管理，就是針對(duì)文書辦公檔案的收集、鑒別、整理、存檔、保管、統(tǒng)計(jì)等所進(jìn)行的一系列活動(dòng)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，加強(qiáng)文書辦公檔案的信息化和科學(xué)化管理，使其能夠在個(gè)人及組織單位的發(fā)展過程中發(fā)揮積極的作用，具有現(xiàn)實(shí)的意義，是各街道機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革、創(chuàng)新發(fā)展的的必然選擇。

2 文書辦公檔案管理工作的重要性

首先，做好文書辦公檔案管理工作是為了保守人員檔案機(jī)密。文書辦公檔案，真實(shí)的記錄了個(gè)人的成長(zhǎng)，是個(gè)人經(jīng)歷的客觀體現(xiàn)。目前，個(gè)人的工資漲幅、福利待遇、職務(wù)晉升、醫(yī)療保險(xiǎn)等諸多方面都與文書辦公檔案有著密切的聯(lián)系。

其次，雖然文書辦公檔案管理工作起步較晚，但是經(jīng)過近些年的發(fā)展，辦公檔案管理已經(jīng)在促進(jìn)街道單位和諧發(fā)展方面發(fā)揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性，避免人事資料的遺失或損壞。

最后，做好文書辦公檔案管理工作，便于辦公檔案的使用。科學(xué)有序的檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效使用的前提條件，在維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

3 文書辦公檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題

目前，我國(guó)的文書辦公檔案管理工作的發(fā)展主要受以下幾方面因素的制約：

第一，主觀方面，主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒有充分認(rèn)識(shí)到文書辦公檔案管理工作的重要性，管理意識(shí)不足。人在社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，是各項(xiàng)社會(huì)和工作活動(dòng)的載體。現(xiàn)階段的文書辦公檔案管理工作中，部分工作人員的思想不夠重視，沒有充分的認(rèn)識(shí)到文書辦公檔案管理工作的重要性，還有部分工作人員缺少工作責(zé)任心，崗位專業(yè)技術(shù)欠缺，這些都是制約文書辦公檔案管理工作發(fā)展的主要原因。

第二，文書辦公檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)，相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)組織的文書辦公檔案管理人員配備數(shù)量不足。檔案管理人員供求機(jī)制體制的不完善、不健全，是制約文書辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書辦公檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，文書辦公檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了文書辦公檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動(dòng)力。

第三，檔案資料流于形式，內(nèi)容缺乏，檔案資料缺乏真實(shí)性。檔案資料來(lái)源于自然個(gè)人，不可避免的存在主觀因素的影響。此外，文書辦公檔案管理工作量較大，要求相關(guān)工作人員細(xì)致、認(rèn)真，重復(fù)性的工作容易使人產(chǎn)生疲憊、懈怠的心理，直接導(dǎo)致文書辦公檔案管理工作形式化嚴(yán)重。

4 如何做好文書辦公檔案管理工作

新的發(fā)展形勢(shì)下，做好文書辦公檔案管理工作不僅僅可以維護(hù)個(gè)人的合法利益，更重要的是可以維護(hù)單位的和諧穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)的繁榮發(fā)展。具體來(lái)說，可以從以下四個(gè)方面來(lái)改善目前現(xiàn)有的文書辦公檔案管理工作：

第一，加強(qiáng)檔案管理工作的思想宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)干部及相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識(shí)，重視文書辦公檔案管理工作。文書辦公檔案管理工作的重要性，已經(jīng)越來(lái)越凸顯，對(duì)于各類不同的單位來(lái)講都是不可缺少的重要管理手段，應(yīng)該引起單位和組織管理層的充分重視，將文書辦公檔案管理工作中納入到常規(guī)的管理手段中來(lái)，積極主動(dòng)地做好文書辦公檔案管理工作，支持和推動(dòng)文書辦公檔案管理的合理發(fā)展。

第二，思想上的不重視，導(dǎo)致文書辦公檔案管理工作資金投入不足，專業(yè)技術(shù)人才短缺。一方面，政府及街道應(yīng)該把文書辦公檔案管理納入正常的財(cái)政預(yù)算，加大資金投入，并將此項(xiàng)工作作為意向長(zhǎng)遠(yuǎn)的任務(wù)有效的開展下去；另一方面，相關(guān)的文書辦公檔案管理人員應(yīng)該在崗位上加強(qiáng)自身主頁(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)，努力使自己成長(zhǎng)為具有主頁(yè)素養(yǎng)的辦公檔案管理人員。

第三，文書辦公檔案材料客觀真實(shí)地反應(yīng)街道單位的人事狀況和組織架構(gòu)，同時(shí)也見證了街道的發(fā)展和變革，其重要性對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。健全檔案材料的核實(shí)制度，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，必要時(shí)可以實(shí)行檔案管理工作的實(shí)名制管理模式，將每一份檔案資料的存檔實(shí)施落實(shí)到人，減少工作懈怠心里。

第四，通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立更加完善的文書辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發(fā)展的積極因素。將現(xiàn)代化的統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與傳統(tǒng)的文書辦公檔案管理模式相結(jié)合，能夠更加有效地促進(jìn)文書辦公檔案管理工作開展和高效發(fā)展，使得文書辦公檔案管理與快速的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書辦公檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，具有復(fù)雜性和嚴(yán)謹(jǐn)性的顯著特點(diǎn)。本文從四個(gè)具體的方面探討了提升和改進(jìn)文書辦公檔案管理工作的方法。如何讓文書辦公檔案管理工作更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，仍然要求我們相關(guān)的單位組織提高思想認(rèn)識(shí)，加大相關(guān)資金投入，檔案管理工作人員加強(qiáng)自身檔案管理技術(shù)水平，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理技術(shù)，更好的服務(wù)于文書辦公檔案管理工作，促進(jìn)文書辦公檔案管理工作的不斷發(fā)展。

篇9

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù)；電子檔案管理

信息時(shí)代人們進(jìn)行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡(jiǎn)便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對(duì)于其中具有保存和利用價(jià)值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲(chǔ)方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫(kù)就成為必然,就是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實(shí)現(xiàn)方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫(kù)的組成和特點(diǎn)

1.組成:(1)用戶終端。電子檔案庫(kù)應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡(jiǎn)便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡(jiǎn)單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫(kù)的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實(shí)現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機(jī)服務(wù)擴(kuò)大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲(chǔ)存,由數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn),通過聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和檢索系統(tǒng),是關(guān)系到電子檔案庫(kù)正常運(yùn)行的關(guān)鍵。

2.特點(diǎn):(1)管理對(duì)象數(shù)字化。隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理對(duì)象將轉(zhuǎn)向以機(jī)讀檔案一一存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對(duì)象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統(tǒng)檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術(shù)在辦公、控制、科研等各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案信息將以圖像、動(dòng)畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機(jī)讀文件和機(jī)讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫(kù)為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進(jìn)行。(4)工作方式計(jì)算機(jī)化。管理對(duì)象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計(jì)算機(jī)化。沒有計(jì)算機(jī)及一些必要的輔助設(shè)備機(jī)讀檔案就無(wú)法存取、管理、傳遞和開發(fā)利用。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫(kù)以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

二、信息時(shí)代電子檔案管理應(yīng)解決的問題

1.抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西,包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料,把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來(lái)。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫(kù),不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時(shí)也是保護(hù)檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來(lái)看,系統(tǒng)處理對(duì)象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時(shí)期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的研究和建設(shè)

電子檔案庫(kù)有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲(chǔ)和管理,檔案信息分發(fā)技術(shù),信息安全和權(quán)益管理,支持和實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫(kù)的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù),同時(shí)也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè),目的是實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲(chǔ)空間緊張等問題。有利于各級(jí)各類檔案、圖書、情報(bào)、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。超級(jí)秘書網(wǎng)

3.促進(jìn)和推動(dòng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案信息載體的多媒體化,是檔案信息載體發(fā)展進(jìn)程中的一種必然趨勢(shì)特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開發(fā)利用,使檔案信息存儲(chǔ)向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤以其存儲(chǔ)量大、檢索速度快、使用查找方便、人機(jī)界面具有圖文并茂的特點(diǎn),很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)可以對(duì)文書檔案、科技檔案、專門檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理,并能很方便地進(jìn)行有關(guān)圖形、圖像的存儲(chǔ)、顯示和打印,特別是能夠?qū)n案庫(kù)中保存的檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存與管理,以保護(hù)檔案原件,并可對(duì)某些因時(shí)間太長(zhǎng)而破損的重要的歷史檔案原件,利用多媒體計(jì)算機(jī)的編輯功能進(jìn)行存儲(chǔ)、修補(bǔ)和復(fù)原,以提高檔案信息的管理能力。可以建立一個(gè)多媒體檔案信息管理系統(tǒng),把各種媒體有機(jī)地結(jié)合起來(lái),改善檔案信息的表示方法,使其輸入輸出盡量按人類最習(xí)慣自然的方式進(jìn)行人機(jī)界面直觀、友好,即使完全不懂計(jì)算機(jī)的用戶,也能通過屏幕模擬按鍵進(jìn)行操作。

篇10

關(guān)鍵詞:高校檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化問題分析

眾所周知，隨著我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的顯著提高，促使我國(guó)的各行各業(yè)迅猛發(fā)展。其中教育行業(yè)尤為突出，得到質(zhì)的飛躍，各個(gè)高校檔案管理工作也得到顯著提升。隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，數(shù)字化管理高校檔案方式應(yīng)運(yùn)而生，高校檔案管理需要不斷創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的腳步，緊扣時(shí)代的需求。今天，本文就以“高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題”為主題進(jìn)行探析。

1.高校檔案管理創(chuàng)新

據(jù)調(diào)查可知，現(xiàn)代管理方案是我國(guó)各高校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化的必要前提和必然基礎(chǔ)。現(xiàn)代管理方案中具有先進(jìn)的管理觀念以及管理形式，我國(guó)各個(gè)高校有效結(jié)合先進(jìn)的管理形式，從而能夠有效打破傳統(tǒng)落后單一的檔案管理形式，促使高校檔案管理能夠進(jìn)行有效創(chuàng)新，高校檔案管理形式能夠逐漸變得規(guī)范化、科學(xué)化以及系統(tǒng)化。筆者通過查詢高校傳統(tǒng)的檔案管理形式發(fā)現(xiàn)，將傳統(tǒng)檔案管理形式與現(xiàn)代化檔案管理形式進(jìn)行對(duì)比分析，現(xiàn)代化檔案管理形式具有多種多樣的特征，呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。主要表現(xiàn)為占據(jù)空間較小，有效減少教學(xué)資源的流失，檔案信息儲(chǔ)藏形式豐富多樣。

2.高校檔案數(shù)字化管理的具體含義

據(jù)調(diào)查可知，檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高校檔案資源巧妙轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲(chǔ)方式呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢(shì)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的形式將諸多檔案信息進(jìn)行連接，進(jìn)而結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)統(tǒng)一進(jìn)行管理，形成一個(gè)有結(jié)構(gòu)性、有序性的高校檔案信息庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，推動(dòng)高校的進(jìn)一步發(fā)展。顯而易見，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，能夠緊跟時(shí)展的腳步，順應(yīng)時(shí)代潮流，高校檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

3.高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理中存在的主要問題

眾所周知，隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國(guó)各個(gè)高校的檔案管理工作取得一定成效。然而“金無(wú)足赤人無(wú)完人”，高校檔案管理以及數(shù)字化管理中不可避免地存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

3.1檔案管理工作缺少統(tǒng)一性

眾所周知，我國(guó)各個(gè)高校的發(fā)展時(shí)間以及發(fā)展形式都存在差異性，從而促使各高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。各個(gè)高校的發(fā)展時(shí)間不同，從而導(dǎo)致管理技術(shù)存在差異，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理工作沒辦法進(jìn)行統(tǒng)一。并且，高校檔案管理室的設(shè)施應(yīng)用的效率以及使用時(shí)間也存在不同，種種因素導(dǎo)致高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。

3.2檔案管理形式缺少創(chuàng)新性

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案管理發(fā)展趨勢(shì)逐漸演變?yōu)閿?shù)字化管理。眾所周知，隨著我國(guó)的信息技術(shù)的不斷提高，我國(guó)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展越來(lái)越重視。然而，筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)多數(shù)高校檔案管理工作存在局限性，檔案管理形式缺少創(chuàng)新性。由此可見，高校檔案管理應(yīng)該具備創(chuàng)新觀念，緊跟時(shí)代的腳步，緊扣時(shí)勢(shì)的需求，進(jìn)而能夠促使檔案管理不與時(shí)代脫軌。

3.3構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)缺少實(shí)用性

目前，我國(guó)在投資高校管理經(jīng)濟(jì)上，對(duì)檔案管理工作的資金投入比較少，沒有重視高校檔案管理工作。正因如此，我國(guó)多數(shù)高校在開展工作的時(shí)候存在局限性，不能夠及時(shí)更新一些優(yōu)質(zhì)的管理設(shè)備，從而促使構(gòu)建出的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)缺少實(shí)用性、檔案管理形式比較單一、落后，高校檔案管理工作不夠規(guī)范化，大大減少了檔案管理的完善性。

4.高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理的有效措施

各個(gè)高校負(fù)責(zé)人應(yīng)該針對(duì)檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理中存在的種種問題，進(jìn)行具體問題具體分析，進(jìn)而尋找促使高校檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理的有效措施，并將措施加以落實(shí)，進(jìn)而能夠有效推動(dòng)高校檔案管理具有創(chuàng)新性，并且能夠做到數(shù)字化管理，有效提高高校檔案管理水平。筆者結(jié)合自身多年的工作以及查詢相關(guān)資料，提出以下見解：

4.1完善高校檔案管理的系統(tǒng)

各高校負(fù)責(zé)人想要有效創(chuàng)新檔案管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先就必須完善高校檔案管理的系統(tǒng)，一定程度上減少網(wǎng)絡(luò)影響，開發(fā)出有效的高校檔案管理軟件。一般情況下，優(yōu)秀的檔案管理數(shù)字化技術(shù)需要具備以下幾個(gè)特征：（1）必須滿足各種各樣形式的檔案需求，做到“有求必應(yīng)”；（2）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用起來(lái)非常容易；（3）能夠有效保障高校檔案管理信息不受網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的約束。高校負(fù)責(zé)人應(yīng)該結(jié)合以上三個(gè)特征來(lái)進(jìn)行高校檔案管理創(chuàng)新，進(jìn)而能夠促使數(shù)字化技術(shù)滿足管理人員的需求，保障檔案信息的有效性。

4.2構(gòu)建數(shù)字化檔案管理

據(jù)調(diào)查可知，構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是推動(dòng)科技技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展的必要前提和必然基礎(chǔ)，能夠有效創(chuàng)新檔案管理形式以及檔案管理方向。基于此，為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新以及數(shù)字化管理，我們應(yīng)該構(gòu)建數(shù)字化檔案管理。隨后，檔案管理人員可以通過掃描以及手工錄入的形式將優(yōu)秀的信息資源儲(chǔ)存到U盤以及光盤等系統(tǒng)中。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，人民群眾的物質(zhì)生活水平得到顯著提高，促使人們對(duì)學(xué)習(xí)形式的要求越來(lái)越高。在信息數(shù)字化的社會(huì)背景下，現(xiàn)代化管理形式應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能與時(shí)代接軌，需要將其摒棄，從而靈活運(yùn)用現(xiàn)代化管理形式，推動(dòng)高校檔案管理創(chuàng)新，從而能夠推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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