檔案管理工作的意見和建議范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理工作的意見和建議，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：婚姻；檔案；管理工作；現狀；建議

婚姻檔案管理對于國家法規，民事案件，法制道德教育有著重要意義。而中國人口基數非常大，對于婚姻檔案管理的工作也變得相當巨大，加之市場經濟的形勢下，婚姻檔案研究相對于人事檔案研究而言，無法產生直接經濟效益，而且其間接經濟效益預期也不明顯。國內婚姻檔案管理工作者和領導也不加以重視，致使國內婚姻檔案管理工作存在著諸多問題存在。

1 婚姻檔案管理的內容

婚姻檔案是指公民婚姻狀況變更的原始材料，是婚姻當事人婚姻狀況變更或補辦結婚登記證的具備憑證作用的記錄，因此婚姻檔案管理是變化的動態的。近年來，隨著人們思想觀念的轉變，對傳統發妻從夫的觀念逐漸變為婚姻自由和追求婚姻質量，自而我國的離婚率呈現逐年上升態勢。婚姻當事人辦理結婚，離婚，再婚等手續一方面婚姻檔案要登記在冊作為婚姻憑證的原始材料，其次婚姻檔案是證明婚姻當事人婚姻變更的合法性的原始憑據。

2 當下婚姻檔案管理工作中存在的問題

2.1 地區差異引起的婚姻檔案管理工作的差異

中國地域廣博，使得各地區存在不同程度的區別：①地域經濟狀況的不同，使得欠發達地區想要規范化婚姻檔案管理卻缺乏足夠的經費；②思想觀念的差異，導致不同地區人民對婚姻的觀念和婚姻管理的重視程度有所差異，有些民眾對婚姻檔案的不重視，和對婚姻登記的忽略；③地區生活環境的區別，致使一些偏遠山區婚姻檔案的登記管理困難，一些婚姻當事人組成家庭多年而沒有結婚登記。

2.2 地區婚姻登記處不固定

有些地區的婚姻登記處設立在不同地方，且許多婚姻變更檔案的移交時間沒有規定，導致婚姻狀況變更出現時間差。并且由于經濟發展，國內流動人口數量巨大，這也加劇了婚姻檔案管理工作的困難，以及在檔案整理過程中，沒有素質過硬的工作人員，致使諸如檔案歸檔錯位，檔號重復的問題層出不窮。

2.3 婚姻檔案管理中個人隱私的泄露及監管不嚴

現在越來越多的人會做婚前檢查，而是否應該將婚檢內容歸置在婚姻檔案中，和婚姻檔案管理過程中規則的不嚴謹，以及某些部門及組織是否有權力調看婚姻檔案等問題都將會引起個人隱私的泄露問題，第三者憑借個人關系私自調看婚姻檔案也涉及到檔案信息的監管問題。目前婚姻檔案管理部門關于婚姻檔案利用的不合理性沒有明確的標準和處罰辦法。

3 對于婚姻檔案管理工作的建議

3.1 對婚姻檔案管理工作的規范化

各級有關部門應該對婚姻檔案管理工作予以足夠的重視，并且對《婚姻登記檔案管理辦法》大力宣傳和推廣，同時增加檔案工作的宣傳辦法，對于偏遠地區給予一定的政策優惠，盡力便民利民。各級部門也應該貫徹落實《婚姻法》和《婚姻登記檔案辦法》的相關法律法規。婚姻檔案管理部門應該規范化的進行婚姻登記檔案管理，對于《婚姻登記檔案辦法》的具體規定要依法制定，切實的保護婚姻當事人的合法權益。

3.2 對婚姻檔案管理人員的規范化

增加對婚姻檔案管工作人員的培訓，使得婚姻檔案工作人員有過硬的工作素質和能力，同時也增加對婚姻檔案工作人員的培訓工作。一方面避免婚姻檔案工作人員的匱乏，另一方面增加婚姻檔案工作人員的工作激情，加強工作人員依法辦事的守法意識。與此同時統一婚姻登記場所，要科學化的進行婚姻檔案管理工作，對于婚姻檔案要認真整理，分類，造冊，立卷，要做到人人有號可查，人人頁碼清晰，編號順序要準確，使得檔案查詢利用方便。

3.3 增加檔案工作人員的辦事效率

首先要要求婚姻檔案工作人員嚴格按《婚姻登記檔案辦法》中的具體規定辦事，對于婚姻檔案的使用要絕對依照規章制度，不能將原件借給外人，對于復印件也要明確使用規則和飼宄齟ΑR明列出具體的規章，譬如婚姻登記內容中的隱私不得公開部分，并且做出具體要求，切實保護婚姻當事人的個人隱私安全和合法權益。對婚姻管理工作人員進行統一標準，對于先進工作人員進行通報表彰，便于其他婚姻管理工作人員學習和促進所有婚姻檔案管理工作人員的進步。

3.4 增加電子婚姻檔案的應用查詢渠道

在現下互聯網高速發展的時代，婚姻檔案管理也應該與時俱進。應該在統一婚姻登記系統下將婚姻檔案電子歸檔，形成婚姻電子檔案。使得婚姻當事人可以使用電腦或者手機通過相應的網址或者APP查詢自己的婚姻狀況，這樣一來，不僅能讓婚姻當事人知道自己的婚姻狀況，也能減輕婚姻檔案管理工作人員的工作量，使得婚姻當事人在需要證明自己婚姻變更狀況時可以實時查詢證明。這樣也要求，婚姻登記相關部門能夠實時上傳婚姻當事人的婚姻檔案變更情況。

3.5 增加對婚姻檔案利用的新思路

可以根據婚姻當事人的婚姻狀況進行分析，為相關部門提供可靠而且有效的分析資料，增加婚姻檔案管理工作的新領域，從側面增加人們對婚姻檔案的重視，這樣一來也能減少某些領導、部門和地區對婚姻檔案不重視的情況。

4 對婚姻檔案管理工作的幾點看法

4.1 婚姻檔案管理工作者要依法行事

對于婚姻檔案管理工作，最重要的要有法可依。婚姻登記檔案工作是依據《中華人民共和國婚姻法》和《婚姻登記檔案辦法》的相關法律法規進行的。只有相關工作人員依法辦事才能使得婚姻檔案管理工作更具備說服力和可行性。

4.2 婚姻檔案管理工作應該得到重視

婚姻登記檔案管理涉及到法律制度和道德規范，同時婚姻檔案作為婚姻的原始憑證也涉及到國家制定相關的婚姻法規，如獨生子女獎勵，申報戶口，公安部門和法院辦案等等，與公民的生活息息相關，需要得到相關民眾、領導和部門的重視。

4.3 進行婚姻等級檔案管理利用時應該保護當事人的合法權益

婚姻檔案涉及到婚姻當事人的安全隱私，在利用婚姻登記檔案時必須嚴格按《婚姻登記檔案辦法》的規定實施，明確辦事制度。相關部門應該維護婚姻當事人的合法權益，避免其受侵害。

5 總結

本篇論文主要介紹了婚姻檔案管理工作的內容和重要意義，談論了婚姻檔案管理工作現在存在的一些主要問題，也提出了幾個解決這些問題的淺顯的建議和思路，希望能使婚姻檔案管理的工作更加規范化和合理化。同時本文也說了幾點對于婚姻檔案管理工作的看法和注意事項，希望能對婚姻檔案管理工作起到一定的促進作用，同時也希望國家婚姻檔案管理更加規范有秩序。

參考文獻

[1]樊雅丹.婚姻檔案管理工作現狀及建議[J].卷宗，2015，（4）：5-5.

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【關鍵詞】檔案 質量評估 管理

一、提高認識，明確評估目的

檔案工作質量評估的目的在于通過加強黨和政府以及各級檔案行政管理部門對檔案事業的宏觀指導和管理，促進檔案管理的科學化和規范化，提高檔案工作的水平和服務效益，推動檔案事業持續健康發展，使檔案事業在為全國建設小康社會和構建社會主義和諧社會服務中發揮更大的作用。參與評估的機構和部門應該正確認識到檔案工作質量評估的重要性，不能為了應付升級評估而評估。要真正做到以評促建，以評促改，更好的發揮檔案工作質量評估的作用。第一，針對檔案工作質量評估的具體指標指導日常的檔案管理工作，可以全面提升檔案工作的質量；第二，明確檔案工作質量評估的目的，可以避免臨近評估時的突擊應對行為，不會對檔案日常管理工作的秩序產生不好的影響，可以使檔案日常工作能故繼續穩定、健康的發展，使全面工作統籌兼顧；第三，檔案工作質量評估可以使檔案工作人員充分發揮各自的專長，有利于推動各項基礎業務工作標準化、規范化的開展，能加速檔案基礎業務建設的步伐。

二、加強日常檔案工作質量的監控

（1）將評估指標量化到日常工作中。這就要求我們按照檔案工作質量評估的基本要求和標準，根據檔案管理專業人員各自的專長，在不影響日常檔案管理工作的前提下，把各項評估指標量化到個人按期完成指標任務。這樣不僅可以發揮每個檔案人員的專長，還可以加強檔案管理的規范化和標準化，進而使得檔案工作統籌兼顧，全面、協調發展。

（2）杜絕形式主義。每個檔案機構和部門的軟硬件條件參差不齊，沒有必要為了迎合評估標準而打亂自身的檔案管理，也沒有必要為了追求整齊劃一而去統一檔案裝具及設備。應該從自身條件出發，在盡可能改善檔案機構和部門硬件條件的基礎上，深入檔案工作。就檔案設備而言，要結合實際情況添置必要的檔案設備；就檔案整理而言，每個時期有每個時期的檔案整理標準，對原有已整理的檔案，只要是按照某種規律整理，而且已經建有檢索工具查閱方便。對于還沒整理的檔案，要盡可能制定統一的管理制度。此外每個檔案部門所屬機構不同，應該根據自身檔案利用者的需求，落實好檔案管理工作。

（3）充分重視評估后的整改工作。很多為了升級評估而評估的檔案機構和部門，評估完畢后，將評估小組給出的意見和建議置之不理。這樣一來檔案工作質量評估的真正目的就得不到實現。在實際的檔案工作質量評估中，我們應該根據評估小組給出的建議，仔細審視自身工作逐步完善自身的檔案管理工作。在某市醫學院的實際檔案管理質量評估工作中了解到，該醫學院認真的依據2006年評估小組給出的評估意見進行了整改，到2010年其就成立了獨立的檔案管理機構，配備了足夠的檔案管理專職人員。真正做到了通過檔案工作質量評估，促進了檔案工作的深入展開，保證了網絡和檔案數字化工作的正常開展。因此，針對評估意見進行整改是質量評估的關鍵。只有這樣才能真正促進檔案工作的進步，以及檔案事業的發展。

三、完善評估體系

（一）完善自身評估指標

檔案的價值在于為社會，各類組織，個人提供檔案資料的利用服務。做好檔案資料的服務和利用工作是檔案管理部門實現自身價值的根本途徑，也是檔案管理工作者應盡的義務和職責所在。所以檔案的利用和服務功能是檔案工作的基礎和最終，也是存在的價值所在。這就說明，檔案事業的發展，其根本就在于做好檔案利用工作，將其視為檔案工作的重中之重。通過檔案的利用，才能體現檔案的價值，培養更多人的檔案意識，使得檔案工作更加全方位的展開和發展，從而推動檔案工作各個環節的發展。因此，檔案利用者對于提供利用服務的檔案的滿意度直接關系到檔案價值的實現及滿足利用者需求的程度，進一步影響到人們對檔案工作的認同和評價。因此，檔案利用者對于檔案利用的滿意度是考核檔案工作十分重要的一個指標，應該體現在評估體系中，作為檔案工作質量評估指標體系中的一部分。

（二）借鑒ISO15489文件管理國際標準

鑒于我國集中式的檔案事業管理體制，我國的檔案工作質量評估有著其特有的特色。但在盡可能完善自身評估體系的同時，也應該結合國際形勢，借鑒國際相關標準規定，發展我國的檔案事業。基于我國文件檔案管理標準制定的現狀和需求，吸納先進的國際文件檔案管理原則ISO15489，是我國文件檔案管理的必然趨勢。ISO15489-1通用原則由11個部分構成，分別是：本標準的適用范圍、本標準所引用的標準、本標準采用的術語及定義、文件管理的意義、規章制度環境、遵守本標準的機構所需滿足的方針和職責、文件管理要求、文件系統的設計與實施、文件管理的過程及其控制、對于文件系統的監控和是否達到預期效果的審核、遵循ISO15489 的機構培訓。ISO/TR 15489-2使用指南由6個部分構成，是對ISO 15489-1通用原則的補充，而非規范性指南。該標準對于文件管理規劃的內容包括：確定每項業務中應該形成的文件及文件應該包含的信息，要以何種技術捕獲文件，應該形成哪些元數據及這些元數據該如何管理，確定用戶所需文件的檢索、利用方式及保管期限，確保文件管理遵循各種法律法規及規章制度的要求和標準，文件保管在安全的環境中等。

四、結論

檔案工作質量評估還在不斷的摸索發展中，但其對于檔案事業的發展貢獻卻功不可沒。我們應該更加深入、細致的研究檔案工作質量評估體系和指標，為中國檔案事業的發展貢獻力量。

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【關鍵詞】事業單位；人事檔案管理；問題；建議

一、當前事業單位人事檔案管理中主要存在的問題

（一）機構及人員缺乏較強的人事檔案意識，未充分認識人事檔案管理的重要性。一直以來，存在不少機構及人員缺乏對人事檔案管理工作的認識，對人事檔案的了解比較片面，將其認為是裁剪、裝訂以及保管等工作，缺乏對工作要求的認識，也對工作實施持以一種應付了事的心態。所以，人事檔案管理工作往往被忽略，主要就是因為相關人員缺乏足夠的了解和重視。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度，且未得到有效落實。部分單位為使管理人員的崗位職責得到明確，制定的規章制度也缺乏全面與完善；有的單位僅僅制定了檔案的借閱制度，或者有的單位即使制定了制度，卻受限于有限的管理水平，導致制度并未得到有效實施，對檔案管理工作的規范化及制度化發展造成阻礙。

（三）人事檔案管理缺乏充足的人員配備，管理隊伍水平較差。檔案管理是一項比較重要的工作，卻未得到應有的重視，導致事業單位人事檔案管理時往往設置專門的檔案管理人員，而且部分人事檔案管理人員由于缺乏系統的知識技能培訓，其管理工作能力較差。而兼職人員在人事檔案管理工作中投入的時間和精力有限，以上因素均導致事業單位人事檔案未能得到快速建設與發展，檔案管理的水平也較低，為事業單位人事檔案管理工作水平的提高帶來不利影響。

（四）人事檔案保管不具備與檔案安全保管要求相符的硬件條件。目前檔案庫房大多比較簡陋，將普通辦公用房作為檔案庫房的比較常見，也有單位將檔案庫房安置在地下室、底層或者辦公樓頂，檔案長時間在高溫及潮濕作用下極易受損。庫房的門窗也比較普通，缺乏較好的封閉效果，也不具備理想的防盜、防光、溫度及濕度控制的作用，未進行完善檔案安全保管設施的配置，與檔案安全保管的要求存在較為明顯的差距。

（五）人事檔案缺乏較高的現代化及信息化水平。當前不少事業單位的人事檔案管理工作仍然是紙質檔案的建立和保管，仍然將實體管理作為管理的重心，未隨著科技的進步而加強人事檔案的電子化建設。而部分人事檔案室只是將計算機作為檔案目錄打印的工具，未實現人事信息的查詢及檢索功能，也不能進行人事信息的有效處理，信息化水平有待提高，這使得統計只能依賴人工，嚴重浪費了人力資源。

二、加強事業單位人事檔案管理的相關建議

（一）強化宣教，提高事業單位職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門應加大宣傳，首先應該從思想層面上提高職工對人事檔案工作的重視。各級領導需要給予足夠的重視，充分發揮自身領導作用，加強對檔案工作現狀及問題的了解；并且，給予人事檔案管理制度上、組織上足夠的支持，提供充足的各方面資源，促進事業單位人事檔案管理工作的順利實施。人事檔案管理人員應強化自身服務意識，提高人事信息開發及利用的積極性，為事業單位各項重大決策，例如人才選拔、人事制度改革等提供有價值的人事檔案信息，并且確保檔案信息的可靠性與前瞻性，從而使人事檔案部門轉變成人事檔案信息中心，同時實現綜合服務職能的提升。

（二）促進人事檔案管理制度的完善與實施。通過制度的建立與完善，使人事檔案管理在制度上有所依據，有利于人事檔案管理的合理與規范。在當今社會中，需要切實按照《干部檔案工作條例》的要求，聯系事業單位人事檔案管理的實際狀況，促進各項制度的完善，明確規定人事檔案工作的各個環節，例如接收、傳遞、保管以及查閱等。檔案人員也必須嚴格遵守相關規章制度，確保人事檔案管理規范實施。

（三）加強人事檔案管理人員配備，積極提高職工的專業素質。事業單位應安排專人負責人事檔案部門的管理，根據檔案冊數的具體情況配備充足的專兼職檔案管理人員，要求檔案人員具有充足的時間和精力開展人事檔案的各項工作，包括建檔、歸檔以及檔案的開發利用等。并且，針對人事檔案工作技術含量高、專業性強、政策性嚴的特點，要求檔案人員必須嚴于律己，切實做好自身思想政治建設，提高自身各方面的素質修養，豐富知識結構，提高檔案管理人員的政策水平以及業務技能。此外，也需要憑借先進科技的應用促使人事檔案管理工作更加合理與規范。

（四）加強檔案保管基礎設施建設，提供充足的物質基礎。事業單位應采取有效措施，加強人事檔案保管的基礎設施建設，設立獨立的檔案室，并且根據檔案安全保管的要求進行檔案柜以及必需防護設備的配備，保證人事檔案保管的安全。

（五）加強人事檔案信息化建設，提高檔案管理現代化水平。事業單位領導應積極聽取人事檔案工作一線人員的意見，選擇適用于單位的人事檔案管理軟件，促使人事檔案信息化得以實現。并進行人事檔案信息查詢系統的建立，對個人及部門設置相應權限，通過網絡平臺對人事檔案信息進行了解，并進行合理公開，從而為人事工作提供更好的服務。

【參考文獻】

[1]曲健.事業單位人事檔案管理的新思路[J].辦公室業務，2013（10）：126+124.

[2].事業單位人事檔案管理的特點與完善[J].產業與科技論壇，2014（07）：248-249.

[3]黃萍.論事業單位人事檔案管理的發展與完善[J].城建檔案，2016（02）：53-54.

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論文摘要：長期以來，我國人事檔案管理工作相對滯后，存在人事檔案意識薄弱，管理制度不健全，管理人員配備不足，硬件條件不完全符合檔案安全保管要求，信息化、現代化水平不高等問題，在一定程度上限制了人事檔案作用的發揮。本文對此進行了分析，針對這些問題，提出了全面加強高校人事檔案管理工作的幾點建議。

Key words:The university dossier management dossier control system informationization constructs

Abstract: Since long， our country dossier supervisory work relative lag， existence dossier consciousness is weak， the control system not to be perfect， the administrative personnels to provide the insufficiency， the hardware condition meets the file safe storage requirement not completely， the informationization， the modernized level not higher question， to a certain extent has limited the dossier function display. This article has carried on the analysis regarding this， in view of these questions， proposed strengthens the university dossier supervisory work comprehensively several suggestions.

Key words:The university dossier management dossier control system informationization constructs

一、目前高校人事檔案管理中存在的問題

1、相關機構及人員的人事檔案意識薄弱，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

2、人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位。有的高校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。

3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。隨著高校師資隊伍的不斷壯大，教職工人事檔案數量增多，個人材料進檔頻繁，檔案管理工作任務繁重，但由于重視不夠，高校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致高校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。

5、人事檔案信息化、現代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。這些問題的存在與高校人事制度改革的需要嚴重沖突。

二、加強高校人事檔案管理的幾點建議

1、加強人事檔案的宣傳教育工作，切實提高廣大教職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領導要高度重視，切實加強領導，經常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

2、要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規范化發展。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結合高校人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規范人事檔案管理。

3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業務素質。首先，高校人事檔案部門應該落實有專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，因此要求工作人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質、業務素質和職業道德修養，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業務技能，充分應用現代科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。

4、加強檔案保管的基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

5、加快高校人事檔案信息化建設，依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現人事檔案信息化。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優質服務。

全面加強高校人事檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使檔案管理者向信息管理者轉變，這樣，才能更好地推動人事檔案工作更好的發展。

參考文獻

[1]賀焱，改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008.3

[2]潘廷將，試論高校實施“人才強校”戰略對人事檔案管理工作的要求[J].右江民族醫學院學報，2008.4

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關鍵詞：會計檔案管理；現狀；建議

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-0-01

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，是國家和單位檔案的重要組成部分；隨著會計電算化事業的不斷發展，對電算化會計檔案的管理工作的要求也越來越高。

一、會計檔案的收集與整理

會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎，其收集范圍一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算相關資料等四個部分。會計憑證除轉賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等；會計賬簿包括總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產臺賬、低值易耗品臺賬等輔助登記備查簿。對于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總賬、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，并準確認真填列各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫；會計報表分月、季度、半年度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與會計賬簿相同；屬于財務業務范疇其他會計核算相關資料，如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

二、會計檔案形成與保管

(一)上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容

會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。月、季度財務報告(包括文字分析)3年；銀行對賬單、銀行余額調節表、固定資產卡片、固定資產報廢清理后5年；總賬、明細賬、會計憑證、會計移交清冊等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等保管期限為永久。保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監銷。

三、會計檔案管理中存在的問題

(一)對會計檔案管理工作的重要性認識不足、 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。

(二)會計檔案資料收集不全。

(三)會計檔案管理人員綜合素質有待提高。

(四)財務檔案管理不完善、不規范、不重視。

(五)紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。

四、完善會計檔案工作管理的建議

(一)各單位領導從思想上引起足夠的重視，加強培訓。《會計檔案管理辦法》第四條明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”可見從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化軌道。同時應依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗前培訓和考核的重要內容，有效地防范問題進而起到應有的重要作用。

(二)整理各類會計檔案，認真妥善保管。對存放的手工會計檔案，要及時認真細致地清理修整、妥善保管歸檔。會計電算化軟件系統、程序及存儲在磁性介質上的會計數據、資料，均應視同檔案及時整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會計檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有備份，存放在兩處不同的建筑物內。采用磁性介質存貯的電算化會計檔案，要定期進行檢查、復制備份，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。

(三)建立各種管理制度。根據本單位的具體情況，建立健全會計檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對實現會計電算化形成的會計帳簿和會計報表的保管，應打印以紙質形式便于保管，其保存期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。

(四)要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極做好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，相關人員簽字確定并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

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教學對象現狀

教學片的制作主要針對市、縣級交通質監機構的檔案管理人員，制作單位需要摸清人員情況，了解人員最需要什么，這是教學片制作的方向。（一）人員流動性大在市、縣級交通質監機構的檔案管理人員大多為兼職，多數人員身兼數職，大部分從事行政管理類工作，條口管理多，事務繁瑣，經常出現人員留不住或人員調動頻繁現象。（二）人員業務素質低，專業性不強基層多數檔案員的檔案管理業務素質低，檔案意識談溥，檔案要求執行不到位，自身檔案工作無法正常進行，更不能指導其他工作人員做好檔案工作。檔案員很少有機會接受專業性檔案培訓課程，獲得上崗證書并取得檔案專業技術職稱的更是少之又少。（三）人員有學習訴求，質監檔案培訓渠道少市、縣級交通質監機構開展質量監督工作后，建立質量監督檔案事在必行，基層檔案員希望有專業性指導，雖然有上級對口專業交流學習或考察觀摩機會，但由于時間有限，吸收與帶回的知識不多，在執行過程中仍會遇到諸多問題。基層檔案員需要條理清晰、要求明確，最好能夠手把手、面對面的教學。

制作教學片

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檔案館管理體系的核心便是檔案管理，加強檔案工作的規范化管理一方面可以有效做好檔案征集工作，不斷地豐富館藏；另一方面也可以推動檔案管理工作持續、有序的進行。要做好檔案工作，需要利用相關的法律法規規范化管理檔案的征集工作。因此，新時期下，各檔案館在開展檔案征集工作的同時，應出臺和完善相關的檔案征集管理條例和辦法，對檔案進行有效地利用和保護，從而才能更好的保證檔案工作的順利開展。

1.檔案工作中存在的問題簡析

1.1嚴重缺乏檔案征集的意識

受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機制

新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。

1.3檔案征集方式較滯后

當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對檔案工作規范化管理的探討

為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。

2.1制定合理可行的工作計劃

在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評估

在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。

2.3召開專家鑒定會

檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家庫中抽取此次鑒定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業務檔案管理部門。

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關鍵詞 事業單位；重大活動；檔案管理

中圖分類號G271 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2011）35-0064-02

重大活動檔案管理是整個檔案管理工作的重要組成部分。但由于各方面的原因，我國的重大活動檔案管理還存在一些問題，檔案部門參與重大活動的工作機制不健全；重大活動檔案管理工作協調困難，各方責任不明確；檔案部門參與重大活動的工作效率低；重大活動檔案資料收集的不完善等。這些都制約了我國重大活動檔案管理工作的發展。

1 建立檔案部門參與重大活動的工作機制

檔案管理部門一般處于管理的后端，不容易受到重視。單位重大活動涉及部門多、范圍廣，重大活動檔案收集和整理工作，要靠檔案部門自己獨立完成，協調各部門的關系存在很大的困難。要抓好重大活動的檔案管理工作，必須由辦公室出面進行綜合協調管理，建立健全檔案管理部門參與重大活動的工作機制，同時還要建立完善的規章制度。制定《單位重大活動檔案管理辦法》，落實相應人員，協助籌備機構建立必要的檔案管理規章，培訓必要的專、兼職檔案人員，幫助建立規范的檔案工作程序，做到專人管理，責任明確。重大活動是單位黨政和各部門的共同行為，檔案部門要明確自身的權限，不能包辦代替。檔案部門具有檔案管理和收集檔案的雙重職能，應主要負責單位重大活動檔案收集管理的業務指導、督促、歸檔工作。各承辦單位也應明確自己的職責，在籌備活動時就應該強調各部門之間的溝通和協調，配合檔案管理部門的工作，成立臨時檔案機構，指定專人收集檔案材料，幫助檔案管理部門收集完整、準確的檔案信息。同時要把重大活動檔案資料收集工作列入活動主辦單位、檔案部門和檔案人員的責任目標，與其他業務工作同考核、同獎懲，從而使重大活動檔案資料收集工作有章可循。

2 加強重大活動的檔案收集工作

2.1 主動參與重大活動

只有主動的參與到重大活動中來，才能更好的了解重大活動各方面的信息，才能更好的做好檔案工作。首先，要提前介入。檔案工作往往被人認為是事后工作，許多的檔案工作者往往是在活動中或者是活動后發揮其有限的作用。其實做好重大活動檔案管理工作，不僅需要檔案工作者積極地參與到活動之中，掌握活動的全過程，而且必須提前介入到重大活動中來。即對收集計劃必須作提前安排，對收集內容作提前預測。在每次重大活動舉辦之前，檔案工作者要克服畏難情緒，廣開視聽，并主動向重大活動的主辦和承辦單位發放信息表和登記表，以便及時掌握情況。根據總體活動方案為每個具體活動制定檔案工作方案，并編入活動組委會的工作大綱。其次要廣泛參與。在重大活動開展過程中，有關領導應強調檔案工作的重要性和必要性，提出具體的要求和有關建議，并指導進行重大活動的各項檔案工作，當場解答承辦單位提出的業務問題。第三，做好重大活動中檔案收集的指導工作。在單位重大活動開展過程中，檔案部門要直接對重大活動的檔案工作進行監督和指導。幫助承辦單位按照重大活動檔案管理工作的各項規章制度，指導其確定重大活動材料的收集范圍。以電視臺重大活動的檔案工作為例：電視臺重大活動的檔案管理工作在提前參與上是非常重要的。具體的講，電視臺可以根據重大活動的主題，對重大活動開展廣泛的宣傳工作。廣播電視新聞節目在做好常規宣傳的同時，還可以制作一系列的專題節目，全方位、多視角的對重大活動進行宣傳。

2.2 善抓關鍵環節和重點部位

重大活動涉及單位多，范圍廣，內容繁雜。對重大活動的檔案收集工作如果采取一把抓的形式，也是不現實的。只有針對性的進行資料收集，才能找出重大活動的精髓，因此，重大活動的檔案管理工作要突出重點和關鍵環節。第一，抓承辦單位。協助重大活動承辦單位搞好重大活動檔案工作的整體規劃和組織協調，配備具有崗位資格證書的檔案管理人做好重大活動檔案的收集、整理、保管和移交等工作；第二，抓領導機關。重大活動中的領導批示文件有的在承辦單位存放，有的在黨政機關的辦公室存放。檔案工作人員要主動與黨政機關的辦公室等相關部門聯系，及時把重要的文稿歸檔；第三，抓新聞媒體。新聞單位是宣傳重大活動的主要宣傳者，檔案工作者應引導各新聞單位在參與重大活動宣傳報道時做到專題匯集，對重大活動做到專卷拍攝。

2.3 加強事中監督

事中監督是加強重大活動檔案管理的重要保證。檔案部門在重大活動即將結束之前，要集中力量對重大活動檔案的各方面完成情況，如收集、整理情況等進行摸底調查，針對其過程中存在的問題及時向承辦部門反饋，并提出相應的整改意見。承辦部門要切實履行自己的責任，按照整改意見和要求進行整改。如在整改過程中發現其他問題，應及時的與檔案部門人員進行溝通，共同協商解決。

3 加強單位重大活動檔案的移交工作

重大活動設計的部門多、范圍廣、材料多，整個活動形成的材料分散在各部門或分管人員手中。如何快速、準確、完整的將這些資料移交給檔案管理部門是非常重要的。檔案人員應指導分管文件材料的專兼職人員，督促他們在臨時機構撤銷之前完成檔案的收集和整理工作。在整理過程中，應尊重文件的來源原則，按組織機構劃分文件，避免重復歸檔。各種重大活動檔案立卷、專題編目，按所屬類別歸檔。單位重大活動結束后，主辦單位或承辦單位應配合檔案管理部門，將重大活動的檔案進行歸檔。經過檔案部門驗收合格后，一般在活動結束后一個月之內移交單位檔案部門。

4 做好特殊檔案的整理工作

現階段，重大活動檔案除了紙質的檔案以外，還涉及到聲像檔案、照片檔案等。對于這些檔案的管理和保存需要注意的地方比較多。例如：數碼照片像素應在500萬以上，單幅照片不小于3M；數碼相機及與圖片掃描儀連接的計算機均應設置準確時間；歸檔的數碼照片一般要求為JPEG、TIFF格式；紙質照片一般要求沖印成6″照片；歸檔照片應為清潔、無劃痕、無病毒、未經剪切及修改的原件。對于重大活動，同一場景的多張照片選取最佳的1張~2張歸檔，涉及重要活動和重要人物的可以適當多保留幾張。目錄編制以一個活動為基本單位，目錄中應包含檔號、題名、拍攝時間、攝影者、張數、主要人員等幾個基本要素。

5 提高檔案人員的綜合素質

穩定檔案人員，提高檔案人員綜合素質是提高檔案工作效率的重要保障。首先，要提高檔案人員的工作熱忱，確保單位檔案人員的相對穩定。檔案工作是一項專業性較強的工作，沒有三五年的實際工作經驗，要想真正做好檔案管理工作是難以辦到的。尤其是對于重大活動的檔案管理，更需要有經驗豐富、專業技能扎實的檔案人員，才能確保重大活動檔案收集工作的順利進行。因此，我們要提高檔案人員的工作熱忱，使他們真正愿意留在檔案部門工作，確保單位檔案人員的相對穩定；第二，加強職業道德的培養。檔案工作是比較枯燥的工作，需要有較強的責任心，才能更好的完成檔案工作，因此，要加強職業道德的培養。第三，要提高專業技能。檔案工作人員除了要有扎實的檔案管理知識以外，還要有其他方面的知識，比如：計算機知識、攝影知識、錄像知識等以適應社會的不斷變化對檔案工作要求的不斷提高的需要。檔案工作人員當前要注意學習專業的攝影、攝像以及圖像制作體制等技術，較為熟練地掌握相關的信息化技能以及其他的相關技能。

6 結論

加強重大活動檔案的管理工作可以有效促進檔案管理工作的順利進行，提高檔案管理工作的質量；還可以完善的保存重大活動的相關資料，為以后的宣傳工作以及其他的相應工作提供依據；還可以展示我國社會主義事業的發展進程，對社會主義物質文明、政治文明和精神文明建設具有重要歷史意義和現實意義。

參考文獻

[1]崔秀博，孫秀芹.以創新意識抓好重大活動檔案歸檔監督[J].科技信息，2009(23)：734.

[2]謝江濤.重大活動檔案征收集工作的問題與對策[J].陜西檔案，2009(2)：36.

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檔案在社會各個領域發揮著舉足輕重的作用，主要記錄了個人和團隊的奮斗經過，隨著我國進入信息化時代，創新檔案管理體系與實現數字化管理具有非常重要的作用。

【關鍵詞】

檔案；創新體系；數字化建設

檔案管理在檔案工作中處于重要地位，要想實現檔案管理的價值與檔案管理的科學化發展，則需改革當前的管理模式和服務思路，引進科學化管理措施才能發揮檔案管理工作的價值。

一、加強檔案管理創新體系建設

（一）思路的創新。

1.管理觀念的創新。在創新檔案管理工作中，轉變思想是非常重要的一環。只有首先轉變觀念才有利于推進檔案管理工作的創新，在開展管理創新過程中，觀念創新首當其沖，只在轉變管理觀念，實現了觀念的創新，管理工作才能實現創新，在人們的意識中，總以為檔案管理工作就是保存檔案資料，而沒有認識到檔案資料的重要性，導致檔案文獻不能發揮應有的價值。

2.管理內容的創新。檔案室不能收藏所有的文獻，因此在利用館藏資源時會感到缺乏，不能滿足用戶查閱資料的需求，因此當前急需創新管理內容，不能滿足于當前保存的資料，而應該有目的、有計劃地搜集檔案資源，檔案資源才能做到實時、豐富、高質量，做到這些，檔案室才能發揮應有的作用。

3.管理方式的創新。管理質量的優劣決定著一種事物的成敗，因此要認真對待檔案管理工作。當前的社會要求在各個領域都實現創新，因此檔案管理方式也要實現創新和改革。改革就是改變傳統思想、傳統思路，創新就是依據當前的實際情況認真進行管理，發揮當前設備、資源、人員的最大作用，要利用現代的眼光看問題、謀發展。

4.人才資源的創新。不但包括上面的內容，人才資源的創新在檔案管理當中也屬于非常重要的一環，在確定檔案管理人員時，不但要求具備較高的個人能力而且還需擁有較強的觀察力，同時開展培訓工作，一個優秀的檔案管理人員不但要具備高超的專業技能而且還需具備較高的學習能力與靈敏的思維能力。

（二）手段的創新。

傳統檔案管理工作較多應用手工完成，隨著我國進入信息化時代，社會也得到了較快發展。如果依然應用傳統管理模式則會與當前社會脫節。利用自動化系統展示自己的要求和意見，發揮新時期計算機、網絡技術的作用，促進教研工作的順利發展，保證管理手段逐步實現社會化、多元化與優質化。

二、檔案管理創新與實踐

（一）引進以人為本的管理理念。

在檔案管理工作中要切實做到以人為本，管理人員在管理工作中發揮著舉足輕重的作用，工作人員的積極性和主動性是做好管理工作的根本，因此在檔案管理工作中要考慮到每一個工作人員的需求，真正做到以人為本，才能激發工作人員的工作熱情，檔案管理工作才能順利開展。

（二）加強信息資源建設，開展資源整合。

1.豐富室藏資源，優化館藏資源，做到物盡其用，發揮館藏的價值。

2.強化信息技術利用，運用現代化信息技術，體現了現代化信息技術的快捷、高效性。

（三）人才資源管理。

1.要考慮到員工的發展潛力，為了進一步激發員工的工作熱情可以應用績效獎勵的做法，激勵員工創新。

2.在編排工作輪崗時要做到科學，保證員工有充足的學習時間，可以利用開展講座和討論會，吸引員工參與，有利于提高員工的專業知識技能。

3.利用員工的在職培訓與繼續教育，有利于提高員工的專業知識水平，開展適量的培訓課程，將當前的新技術傳授給員工，才能不斷提高工作效率。

三、檔案數字化建設中的問題

（一）觀念問題。

不重視檔案管理工作，不進行設備的更新和新技術的引進，不能發揮現代技術的作用，管理效率低下。雖然有的部門也另外設置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒有改變實質，沒有認識到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。

（二）技術層面的問題。

1.在數字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數據庫不能實現傳統文字信息的結構化關系，因此要根據實際情況建立非結構化多媒體數據庫。

2.互聯網不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當前的互聯網安全不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現狀都嚴重制約著數字檔案室的順利發展。

3.要想建立規范的數字檔案室，首先要具備系統化的標準，但當前的標準還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實際中應用；

4.建立數字檔案就是為了保證讓更多的人享受資源，但當前網絡安全還不能達到人們的滿意。

四、檔案數字化建設相關問題解決對策

（一）加快檔案標準化制定。

檔案管理工作要想實現數字化，首要問題就是制訂系統化的標準，只有具備規范的標準才有利于順利實施，因此制訂科學的標準才有利于實現檔案管理信息化工作的規范化。

（二）重視檔案管理軟件的開發和應用。

隨著計算機的出現，當前已進入信息化時代，在檔案管理工作中應用先進的管理軟件，才能保證數字化管理的實現，因此可以與軟件公司合作，也可以開展自主研發，從而確定自己的管理軟件。

（三）安全性方面的建議。

保證信息安全在數字化檔案管理中具有舉足輕重的作用，因此要提高信息安全意識，建立完善的管理制度，及時備份館藏資源，專門針對電子檔案中的盒音像檔案建立專庫，切實保障數字化管理的安全。

總之，隨著檔案管理工作的不斷發展，只有實現管理上的創新和數字化，才能與時展相適應，才能逐步實現創新與完善，才能促進檔案管理工作的健康發展，才能滿足人們的需要。

作者：董源 單位：白城市政府辦公自動化管理中心

【參考文獻】

[1]于明明.淺論事業單位人事檔案管理創新[J].城建檔案,2013(01).

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前言

醫院人力資源管理是指通過人力資源規劃、組織結構設計、招聘與配置、教育培訓、績效評估、薪酬與激勵、職業發展等管理形式對醫院內部與外部的相關人力資源進行有效運用，以保證醫院目標的實現與醫院員工發展的最大化。醫院人力資源檔案即是醫院在人力資源管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。通過收集、鑒別、整理、立卷保存起來的記述和反映醫院職工在社會生活和醫院工作中的歷史經歷、思想品德、知識才能、獎勵懲罰、工作業績等情況的原始記錄。如何管理好、利用好醫院人力資源檔案，是關系到醫院醫療水平提升、醫院事業發展的重要環節。本文試從醫院人力資源管理工作實踐入手，淺談對提升醫院人力資源檔案管理的六點建議。

1醫院人力資源管理實踐工作的六大模塊

醫院人力資源管理是預測醫院人力資源需求并做出人力需求規劃、招聘選擇人員并進行有效組織、考核績效支付報酬并進行有效激勵、結合醫院與職工個人需要進行有效開發以便實現最優績效目標的全過程。在具體實踐工作中主要包括：醫院人力資源規劃、醫院人才招聘與配置、醫院人才培訓與發展、醫院人力資源績效管理、醫院人員薪酬福利管理、醫院人員勞動關系管理等六大模塊。

1.1醫院人力資源規劃

根據醫院內外環境和條件的變化，通過對醫院未來的人力資源的需要和供給狀況的分析及估計，運用科學的方法進行組織設計，對人力資源的獲取、配置、使用、保護等各個環節進行職能性策劃，制訂醫院人力資源供需平衡計劃，以確保組織在需要的時間和需要的崗位上，獲得各種必需的人力資源；

1.2醫院人才招聘與配置

根據醫院人力資源規劃的要求，尋找、吸引那些有能力又有興趣到醫院任職的人員，從中選出適宜人員予以錄用，并根據醫院崗位設置和崗位用人需求合理將新錄用人員進行崗位配置的全過程；

1.3醫院人才培訓與發展

科學評估醫院內部的培訓與發展需求，提供有針對性的、高效率的培訓與設計，以滿足醫院的事業發展需要；

1.4醫院人力資源績效管理

通過對醫院員工的工作業績、醫德、醫風等績效考核，結合工資薪酬、職務職稱、福利待遇的獎懲激發員工工作業績和工作效率的提升，推進醫院事業發展目標的有效實現；

1.5薪酬福利管理

在現行法律、法規體制框架下，結合醫院人力資源規劃和醫院人力激勵制度設計和提供科學合理的薪酬和福利方案標準，以激勵員工創造更高的工作業績，確保醫院發展目標的實現和穩定的優秀人才；

1.6醫院人員勞動關系管理

依照《勞動法》等法律、法規實施醫院員工勞動合同管理，規范和明確醫院和醫院員工間的權利與義務，推進醫院與醫院員工間關系更加法制化、和諧化。上述六大模塊是醫院人力資源管理的核心工作，在具體工作中形成大量的文字、圖表、音像等檔案資料，這些在醫院人力資源管理工作過程中形成的醫院人力資源檔案關系到醫院人力資源科學發展和優化配置的成敗，關系到醫院整體事業發展目標的實現程度與績效優劣，因此，醫院人力資源檔案管理工作的重要作用就不言而喻。

2制約醫院人力資源檔案管理的四大癥結

目前制約醫院人力資源檔案管理發展主要包括：檔案管理制度不健全、檔案管理隊伍不專業、檔案管理安全保障弱、檔案信息化管理程度低等四大癥結問題。

2.1檔案管理制度不健全

“人力資源”這一概念最早是1954年由彼德·德魯克在其著作《管理的實踐》提出并加以明確界定，20世紀80年代以來，人力資源管理理論不斷成熟，并在實踐中得到進一步發展，為企業廣泛接受，并逐漸取代原有的人事管理理論。進入20世紀90年代，人力資源管理理論不斷發展，也不斷成熟。但在國內，雖在以往的人事管理理論基礎上，對人力資源管理理論進行一些有益的探索與實踐，但仍處于初步階段，理論體系尚不健全和成熟，體制、機制尚不完善，相關配套制度尚未建立和健全，這對醫院人力資源檔案管理的發展來說是最關鍵的制約因素之一。

2.2檔案管理隊伍不專業

據統計，目前我國HR（人力資源管理人才）缺口達50萬之眾，隨著人力資源管理在全國各企業、事業單位需求的大幅增加，人力資源管理類職業證書含金量大幅提高，目前，人力資源管理師、助理人力資源管理師、人力資源管理專員三個級別職稱考核通過率僅為30%左右。因此，目前醫院人力資源管理部門中的在崗員工取得上述三種級別職稱的人員少之又少，甚至基本沒有。醫院如何“引才、用才、留才”是決定醫院發展成敗的關鍵所在，而專業的人力資源管理團隊則是這一關口的核心把控者，在這種現實情況下，醫院就需更多的具備人力資源管理職稱的、同時具備檔案管理知識素養的專業人才隊伍來推進醫院人力資源檔案管理事業發展。所以，專業的人力資源檔案管理隊伍的缺失是制約當前醫院人力資源檔案管理發展的另一個核心因素。

2.3檔案管理安全保障弱

當前，隨著人力資源檔案管理在各行各業起到的重要作用和直接效益的不斷提升，社會對人力資源檔案資料的安全意識也在不斷增強，2016年，國家檔案局印發了《關于進一步加強檔案安全工作的意見》，強調檔案安全是檔案工作“底線”的地位。但在實際人力資源檔案管理過程中，由于受到檔案管理人員素質低下、檔案安全管理意識薄弱、個別部門檔案管理重視程度不高等客觀因素影響，醫院人力資源檔案管理仍然存在檔案收集整理不及時造成檔案資源缺失、檔案存儲不規范造成檔案丟失或毀損、檔案歸集標準不統一形成檔案資料不完整、檔案借閱管理不規范造成檔案資源流失等檔案安全管理隱患。由此可見，檔案管理安全保障弱化是制約醫院人力資源檔案管理發展的又一重要因素。

2.4檔案信息化管理程度低

時代的發展和科技的廣泛應用使檔案管理發生質的變化，過去以紙質為主要載體的檔案存儲模式已逐步被當前以磁帶、磁盤、光盤、膠片、云盤等為主要載體的檔案存儲模式所替代，在檔案的檢索、調閱、利用和開發等檔案管理工作中，也逐步實現檔案信息數字化、系統軟件模塊化、數據信息云計算等大變革。但由于醫院人力資源檔案管理具有其醫療職業的專業性特點，近年來，專業性開發應用的醫院人力資源檔案管理系統仍不多，醫院人力資源檔案管理在電子信息化建設仍處于探索與實踐的起步階段，檔案管理信息化程度仍不高，這也是制約當前醫院人力資源檔案管理發展的主要因素之一。

3提升醫院人力資源檔案管理的六點建議

綜合當前醫院人力資源檔案管理發展的四大制約因素分析，筆者以為要提升醫院人力資源檔案管理應從提升檔案管理意識、健全檔案管理制度、打造專業管理團隊、強化檔案安全管理、推進檔案信息化建設、提升檔案開發利用等六方面入手，以推動并提升醫院人力資源檔案管理水平。3.1提升檔案管理意識推動醫院人力資源檔案管理，首先要提升醫院領導決策者的思想認識，讓醫院領導決策層充分認識到醫院人力資源檔案在醫院事業發展、人力資源建設中起到的重要作用和積極意義，全面提升對醫院人力資源檔案管理的重視程度；其次要提升醫院人力資源管理部門的檔案管理意識，從人力資源檔案管理的專業角度上領會和掌握人力資源檔案管理的理論知識和專業技能，推進醫院人力資源檔案建設。

3.2健全檔案管理制度

醫院人力資源檔案管理制度建設重點在于健全和完善具有醫院人力資源管理特色的檔案管理制度。

3.2.1健全和完善醫院在招聘、配置、辭退等人力資源使用方面的檔案管理制度；

3.2.2健全和完善醫院在薪資待遇、績效考核等人力資源激勵方面的檔案管理制度；

3.2.3健全和完善醫院在教育培訓、勞動關系等人力資源發展方面的檔案管理制度；

3.2.4健全和完善醫院在人力資源檔案存儲、轉移、借調、利用等環節中的檔案安全管理制度；與此同時，應將醫院事業發展規劃和人力資源管理規劃融入到醫院的人力資源檔案管理工作制度中，切實保障醫院人力資源檔案管理制度緊扣醫院事業發展的脈搏，有效推進醫院整體事業發展進程。

3.3打造專業化管理團隊

醫院人力資源檔案管理團隊不僅要具備醫院人力資源管理的專業理論知識和業務技能，還需要同時具備檔案管理的理論知識和專業技能，這就需要醫院人力資源管理部門強化人力資源管理和檔案管理雙重專業知識的學習和培訓，建立崗位競爭機制，優先聘用具有人力資源管理和檔案管理雙重職稱或執業資格的員工進入醫院人力資源檔案管理隊伍，逐步淘汰無執業資格、專業知識和技能水平較差的員工，全力打造專業化的醫院人力資源檔案管理團隊。

3.4強化檔案安全管理

堅決貫徹落實國家檔案局《關于進一步加強檔案安全工作的意見》精神，守牢檔案管理“安全”底線，在醫院人力資源檔案收集、整理、存儲、轉移、借調、利用等環節中強化制度約束、規范工作標準、建立機制監督和加強績效考核，確保醫院人力資源檔案在檔案管理的全過程中實現收集及時、整理規范、存儲集中、轉借備案、利用登記，有效保證醫院人力資源檔案歸集安全、存儲安全、流轉安全和利用安全。

3.5推進檔案信息化建設推進醫院人力資源檔案管理信息化建設可從三方面入手：

3.5.1推進醫院人力資源檔案的紙質化向電子數據化轉變，切實提升檔案檢索、查閱、和開發利用的工作效率；

3.5.2推進醫院人力資源檔案管理系統軟件開發和應用，將醫院人力資源檔案管理工作涉及到的六大模塊集成嵌入系統軟件，引入數據匯總、篩選、分析功能，提高醫院人力資源檔案信息的匯總整理和分析利用效率；

3.5.3推進醫院人力資源檔案信息云平臺大數據建設，實現醫院人力資源檔案信息在區域間、行業間甚至跨區域、跨行業的大數據資源共享，推進區域間、行業間醫院人力資源流動與交流。