英語信函范文

導語：如何才能寫好一篇英語信函，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞： 英語商務函電 詞匯特點 句式特征

隨著我國改革開放的力度不斷加大及我國加入世界貿易組織（WTO），國際貿易競爭日漸激烈，國際商務交往越來越頻繁，商務信函的使用日益頻繁，商務英語的翻譯顯現出重要作用。然而商務信函不同于普通的交流信函，其特點鮮明，語言的選擇性很強，語篇的連貫性和邏輯性也很強。具體體現在表達直截了當、簡潔明快、淡于修飾，用詞規范、語法結構嚴謹、句子排列一般固定有序。

英語商務信函是涉外商務中使用的各種函件的總稱，是各項進出口業務進展情況的專業性書面紀錄。商務信函涉及的是公司之間的進出口業務往來，且同銀行、海關、運輸、法律等專業知識有著密不可分的聯系?？梢詺w結于正式的專業文體，比一般的信函顯得更正式、嚴肅，在詞法、句法和語法方面都有自己的特點。

一、英語商務信函的詞匯特點

由于英語商務信函是一種正式的公函語體，在用詞方面，大多使用正式書面詞匯，力求用詞簡潔樸素、準確具體，能充分體現商務公函的規范正式、公事公辦等特點。

1.英語商務信函的用詞規范、簡潔：英語商務信函不僅涉及獨特的專業，而且涉及實際商務工作技能，顯示貿易、金融、外匯、海關、商檢等諸多領域、多種行業的特性。信函中通常會出現許多專業詞匯，大量使用專業術語、行話、縮略語等。如：quote報價；coverage險別；bid出價；in triplicate一式三份等。這些術語經過長期的使用實踐或相關的規定，已具有特定的內涵，其意思清楚明確，能準確表達英語商務信函的內容。

2.英語商務信函的用詞準確、嚴謹：英語商業信函經常涉及貨物的型號、價格及重量，商品的發貨、到貨時間等，相關的文字或數字必須準確嚴謹，毫不含糊，以免產生誤會，引起不必要的麻煩。

如：If you buy 10000 or more，this price will prevail through 28，May.如果貴方購買10000或以上，這個價格至5月28日前有效。

3.英語商務信函經常使用固定的習語：英語商務信函是一種公函，是帶有公事公辦性質的正式信函，因此常帶有一些古詞顯示信函的禮貌和正式。這些詞語在長期的使用實踐中，固定下來，被廣泛使用于商務信函中。

如：ad valorem duty（拉?。膬r稅

insurance premium per capita（拉?。┤司ｋU費

force majeure（法語）不可抗力

Notice is hereby given that…特此函告……

4.英語商務信函經常運用委婉、禮貌的語氣：英語商務信函是一種跨國度的交往手段，非常注重信函客氣、禮貌的言語。即使是拒絕對方的要求或條件，或者表達對對方的不滿意也會用比較委婉的語氣。

如：Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday，August 24，2012.謝謝昨日來信，通知我于2012年8月24日面試。

5.英語商務信函大多使用禮貌性詞語：英語的禮貌性詞語主要強調積極意思，給人愉快的感覺。在英語商務信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等帶有感情意義的詞語層出不窮。

如：We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.欣然奉上我方產品樣品，在貴方展廳展出。

6.適當使用情態動詞：英語中情態動詞的使用可以使句子的語氣更加緩和、委婉。

如：May I remind you that we must have these manuals delivered on or before Feb 20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交貨。

二、英語商務信函的句式特點

英語商務信函的主要功能是準確傳遞經濟信息，要求在有限的篇幅內達到言簡意賅的效果，從而有效地進行商務活動，因此它的語言必須簡潔、明了、禮貌、準確，極少對所述內容進行美學加工。

1.句式正規完整。英語商務信函是一種正式體書面英語，由于常常要表示某些條款相互成立、互為條件，或對某些具有因果關系的事件進行敘述，因此通常使用層次復雜的從句和長句表達多層次的復雜邏輯關系，可以充分完整地表達相互關聯的意義。

如：In the event of accident whereby loss or damage may result in a claim under the policy，immediate notice applying for survey must be given to the Company’s Agent as mentioned hereunder.所保貨物，如發生本保單項下負責賠償的損失或損壞，應立即通知本公司下述人查勘。

2.文風樸實，少有修飾。英語商務信函的主要功能是傳遞信息，除必須使用專業術語等手段準確表達信息外，用詞簡單樸素，不帶任何感彩。這樣既能節約時間，又能使交易雙方更好地理解和接受。

如：I was very concerned when I received your letter yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the day promised.昨天收到你的來信，抱怨你新家的中央加熱系統未按規定時間裝好，對此我非常關心。

3.采用倒裝句。英語商務信函中倒裝句雖不常使用，但在表示隨函寄上某些材料時，或在表示可能在將來出現不確定性時，也會使用倒裝句。

如：Enclosed is a copy of our current catalogue。隨信附上一本我們現在適用的目錄。

4.用陳述句表達委婉的祈使意義。信函雙方為貿易伙伴，地位平等，因此在希望對方采取某種行為時，通常會使用陳述句、非真實條件句、虛擬語氣、情態動詞等表達比較委婉的語氣，而不是直接使用祈使句。

如：We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources，and ask you to reduce your price to meet the competition.我們發現你方報價比我們從其他地方收到的稍高，請你方降價，以適應競爭。

5.用虛擬語氣表達假設。英語商務信函中對于將來不太確定的假設行為或情況，通常會用虛擬語氣體現。

如：Should we get any further progressive information from our factory，we would never fail to write to you.假如我們從工廠得到進一步的消息，我們一定會通知你方。

英語商務信函比較程式化，其中有許多商務專業術語、法律專業術語和特殊詞匯，內容不允許出錯。因而要求書寫者一方面懂得、熟悉專業的行話、術語，另一方面盡可能地用比較標準的文字，將相關的信息更精練準確地表達出來。

參考文獻：

[1]王佐良，丁往道.英語文體學引論[M].北京：外語教學與研究出版社，1987.

[2]戚云方.外貿英語（函電與談判）[M].杭州：浙江大學出版社，1989.

[3]吳林康.實用外貿英語[M].北京：外語教學與研究出版社，1989.

[4]王文賢.對外經貿英文業務函電[M].青島：青島海洋大學出版社，1994.

[5]劉宓慶.文體與翻譯[M].北京：中國對外翻譯出版公司，1998 .

[6]翁風翔. 實用英語 [M].杭州：浙江大學出版社，2002.

[7]胡庚申.國際商務合同起草與翻譯[M].北京：外文出版社，2002.

[8]陳蘇紅，陳建平.商務英語翻譯[M].北京：高等教育出版社，2003.

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關鍵詞：英語 商務信函 文體

中圖分類號：H315.9 文獻標識碼： A 文章編號：1672-1578（2013）02-0032-02

近年來，隨著我國經濟的飛速發展，國際地位的持續提高，我國與國際間的交流和合作也日益加強，越來越多的國際經濟貿易的發展，對英語的使用頻率也越來越高，英語商務信函的使用范圍也日益廣泛。商務信函不同于私人信函，是貿易往來當中必不可少的溝通方式，是傳達信息的必要工具，用途和用詞都與私人信函有很大的不同。尤其是在我國加入WTO以后，英語商務信函的重要作用就更加地突顯出來了。在書寫當中需要熟練掌握英語商務信函的書寫規范，有助于幫助商家達成貿易，提高溝通效率。熟練地掌握英語詞匯和語法，充分了解英語的語言習慣和特色，并且符合商務信函的禮儀，對于書寫一封用詞恰當，禮節到位的英語商務信函是非常必要的。商務信函是以達成商務合作為目標的，具有內容格式相對固定，表達簡潔明了的特點。對英語商務信函的運用能力，也體現了一個企業的國際化水平，和商務人員專業素養。商務英語信函屬于正式的公文寫作，首先應該符合商務英語寫作的7大原則，即：簡練、清楚、正確、完整、禮貌、具體、體諒。在寫作文體的運用上，也應該符合商務英語的寫作要求和習慣，主要為以下幾個方面：

1 格式規范

商務信函作為公文寫作中的一種，有著相對來說比較固定的文體格式，有著明顯的公事公辦的文體特色，一般要包括以下幾部分的內容：

（一）信頭（Letter Head）：包括發信人公司的名稱、地址、傳真或電傳號碼。

（二）寫信日期（Date Line）：寫信的年、月、日。

（三）封內地址（Inside Address）：收信人公司名稱和地址，以及收信人的名字和職務。

（四）稱呼（Salutation）：對收信人的尊稱。通常為“Dear Sir”或者是“Dear Madam”，又或者是使用對方的姓氏或是職位名稱。

（五）正文（Body of the Letter）：英語商務信函一般采用的是開門見山的寫作技巧，在正文的開頭就清晰地表達出寫信的目的和來由。如果是對對方來函的答復，一般會首先簡單交代一下對方的來信時間和主要內容。從而節約讀信者的閱讀時間，提高溝通效率。然后對自己要傳達的事宜進行簡潔的說明，是正文的核心部分。為了讀信者能夠更加方便快捷地抓到核心內容，一般每一件事要分一個單獨的段落來闡述。接著是需要對方給予答復的內容，或者是需要對方完成的事件的表達。如果有附件的話，也要告知對方，提醒對方查收。

（六）結尾敬語（Complimentary Close）：書信結束時的禮貌用語。是商務信函的禮貌性和完整性的保證。

（七）簽名（Signature）：寫信人的署名，包括姓名和職務等。

自此，才能算是一封格式完整的商務英語信函。

2 用詞規范

由于商務信函區別于普通私人信函的特點，和其明顯的商務特征，在用詞的選擇方面，也需要注意。商務英語詞匯不僅具有日常英語詞匯的一般特點，還具有自身專業性的特點。商務英語信函需要使用正式的，官方的書面詞匯，盡量不使用非正式的口語詞匯。詞匯的正確選擇是商務語言和交際能力的體現，是專業知識和英語的綜合運用。例如：表達完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表達購買的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表達意向的時候，要使用“intent”，而非“want”等。

而且用詞的選擇上，要多用單詞，減少短語的使用。商務信函的目的是傳達商務信息，而不是對文章進行美化和抒情。因此要多使用簡單易懂常見的詞匯，而不是用復雜的高級的生僻的形容詞匯，還要注意減少沒必要的形容詞和狀語。對時間、數量和程度的說明要具體，盡量不使用也許、大概、可能等模糊的詞匯，具體到數字和日期。意思表達不準確，不清楚的詞匯盡量不要使用，以免造成歧義。

對專業詞匯的使用要特別留意準確性。商務英語信函中對術語的使用頻率很高，縮寫也較多，熟練掌握這些詞匯和縮寫，也是商務英語信函能力的體現，避免因術語使用錯誤造成誤會甚至損失。

3 注重禮貌

俗話說“禮多人不怪”，在日常生活中是如此，在商務往來活動中，更是如此。雙方的貿易往來是建立在互惠互利，互相尊重的原則基礎上的，因此商務英語信函也應該符合這樣的原則。雙方互相尊重，遵守合作原則，形成一種默契，才能保證商務貿易的順利開展和進行。如果在來往中缺少應有的禮貌，合作是很難進行下去的。因此商務英語信函中，語氣禮貌是非常重要的，影響著企業的商務形象和信譽。信函要寫的禮貌且有分寸，并且要符合商務英語體諒的原則，措辭和用于要站在收信人的立場上，還要尊重對方的風俗習慣。信函中減少第一人稱的使用，多使用第二人稱做主語，或者是第二人稱物主代詞。

正確使用情態動詞，如“would”，“should”等，可以使信函的語氣更加的禮貌和委婉。以商量的口吻來敘述，讓讀信者可以感受到被尊重和重視的感覺。需要對方完成的事件，注意請求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“let us…”等。還要多使用表達積極意義的詞匯，給讀信者帶來愉快的感覺。讀信者的心情愉快，更有助于商務合作的達成和實現，對商務活動的開展具有推進效果。

4 句式簡潔完整

在句式的選擇上，應該盡量使用正式的，簡單易懂的句式，不使用結構復雜的從句或者過于冗長的句子，減少讀信者在句式的理解上花費的時間。復合句并不適合在商務信函中使用，短句雖然簡單，但是表達清晰，理解容易，和商務信函的原則相符，是商務英語信函中最好的表達句式。

巧用被動語態。因為被動語態弱化了動作的實施者，強調突出動作的本身，表達更為緩和，婉轉；并且避免了過多的人稱代詞的使用，使整個句子的陳述顯得更加的客觀；被動結構的簡潔，也使得商務信函的結構更為緊湊。被動語態的使用，最能體現商務人員的英語溝通能力和書面語的掌握程度。為了表達更加委婉，語氣更加禮貌，還經常使用It作主語的句式。

多使用肯定句和陳述句，減少否定句和疑問句的使用?？隙ň浜完愂鼍涓臃e極正面，使人往好的方面去聯想，商務往來的活動中，最重要的就是信賴感，肯定句和陳述句的使用能給讀信者增加信賴感，從而產生合作的信心，更有助于商務雙方達成一種合作默契。

在商務信函中，為了避免誤會和損失的產生，對代詞的使用要特別注意，指代要清晰明確，讓讀信者一下子就明白句子的主語和賓語，明白寫信者所要表達的意思。邏輯性要強，避免含糊和混淆的出現。

句式要完整，避免出現省略句。商務信函最重要的原則就是表達要清晰，商貿活動最重要的就是要明確，清晰，交易雙方要明確地表達自己的立場和態度，也要能夠迅速地領會到對方的意圖，因此省略句的使用最好不要出現在商務英語信函當中，避免因意思表達不夠明確，引起的交易損失。

5 對固定句式的使用

在商務英語信函中，有一些句型和套句的使用頻率非常之高，可以作為固定句型來記憶和運用。例如：

Please do not hesitate to...

Should you have any questions，please...

We are pleased to inform you...

We wish you a bright and successful New Year.

It is regretful to learn of...

We would be interested to learn...

在大量的實踐中，這些句型被頻繁使用，成為商務英語信函當中的經典句型，熟練掌握巧妙使用這些句型，可以增加信函的商務氣息和職業度，讓商務英語信函更加的禮貌和正式。

6 結語

我國與國際間的交流和合作也日益加強，越來越多的國際經濟貿易的發展，對英語的使用頻率也越來越高，英語商務信函的使用范圍也日益廣泛。商務英語信函屬于正式的公文寫作，對英語商務信函的運用能力，也體現了一個企業的國際化水平，和商務人員專業素養。商務英語信函的表達應該簡潔明確清晰，讓商貿的雙方都能更好地理解對方的意思，更高效地進行溝通，在商務英語信函的文體上對格式、用詞、句型和禮節都需要加強注意。

參考文獻：

[1]王彥昌.商務英語信函的文體特征探析[J]. 商業視角，2008（5）.

[2]張巖.談商務英語信函的寫作技巧[J].遼寧高職學報，2008（11）.

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[關鍵詞] 中動語態 國際貿易 英語商務信函

一、中動語態

語態表示的是主語同謂語之間的語義關系。傳統語法家們認為,當主語為施事時,句子為主動態;而當主語為受事,謂語具有be + Ved 的形式時,句子為被動態。傳統語法的這種描寫采用的是語義和結構形式兩個標準,它區別被動句十分有效,但卻很容易使人形成一種錯誤印象,認為語態似乎只有兩種,要么是主動,要么是被動,非此即彼。其實這不符合英語語態的實際情況。例如在英語中會出現下面的說法:

(1)This pen writes smoothly。

(2)The new library is now building。

這些句子的共同特點是:主語都表示受事,但其謂語又都不具備be + 2ed 的形式標記,它們是主動還是被動? 傳統語法無法做出正確的回答。以上兩個句子就是除了主動和被動之外的另外一種語態―中動語態。

近些年來, 許多語言學家對中動語態做了大量的分析和研究。國外有不少學者像Roberts，Fagan，Iwata 等圍繞著中動語態的特征與生成機制等問題展開激烈的爭論。國內許多學者像韓景泉、何孝忠、徐盛恒等也對中動語態的生成和界定做了大量的分析和研究。功能語法對中動這一結構也進行了論述,Halliday（1994）在他的專著中專門提到及物性和語態, 從一個全新的角度詮釋了兩種不同的分析方法和語態。其中兩種分析方法是指及物性分析和作格分析, 語態分為有效態和中動態, 有效態又分為主動態和被動態。雖然在這本著作中, Halliday沒有直接用中動語態這種說法, 但從總體上來說, 屬于中動態的小句和其他語法理論中所說的中動語態大部分是指同一結構類型, 不過本質上有差異。

二、中動語態的特點

中動語態是指一類在句法與語義兩方面, 既不同于主動句, 也有別于被動句的句子, 所以被學者們稱為中間結構或中動語態。中動語態具有很強的非事件性、類屬性等特征, 句子具有一種可能性意味,中動語態受到很大的時體制約, 一般來說只用一般現在時。具體的特點可以大致分為以下幾點: 第一, 和典型的施事主動句不同。這些句子里謂語動詞的施事沒有在句中出現, 很難找到合適的句法位置將其補上, 語法主語都是謂語動詞的受事。第二, 在受事做主語方面與被動結構非常相似, 但中間結構中的動詞采用的不是被動形式而是原形。第三, 語義上這些句子都是說明句中主語具有某種屬性或特征, 一般都帶有與此有關的性狀副詞。中動語態如:

(3)The bureaucrats bribe easily。

(4)The wall paints easily。

三、中動語態的界定

研究者們對中動語態的判定標準進行了不同的界定, 但總的來講大同小異。何文忠(2004) 認為中動構式的診斷標準有二,其一是被動參與者充當主語,而謂語動詞為主動態形式, 其二是被動參與者在事件發生過程中發揮積極作用,事件似乎是由該被動參與者引發。Iwata(1999)強調隱性主目語對于中間結構的重要性,主張應該將有無主目語視為中動語態的區別性定義特征。Keyser & Roeper (1984) 將中間動詞與作格動詞進行過比較, 結論是前者有隱含的施事主目語而后者沒有。韓景泉( 2003) 認為, 從語義和句法的角度看,中動語態有一系列的獨特表現,重要的包括泛指意義、狀語效應、情態意義、受事語法主語和隱含施事主語等。Keyser & Roeper(1984)指出,中動語態的作用是泛指陳述,因而不用于描述特定過去時間內的特定事件。王鳳娥和陳兵( 2006) 在考察中動語態的語義特征時, 也講到中動語態的情態性是抽象的、隱含的,與副詞修飾成分密切相關；另一方面來看, 中動語態的情態性體現了英語中動語態的語用功能, 而這種語用功能是對語法主語的某種屬性或狀態進行主觀評判。Fagan(1988) 認為,中動語態并不是用于報告行為事件,而是陳述某物體具有某一特定的屬性。典型的中動語態可以描寫為“受事主語+不及物動詞+表狀態的狀語”( 徐盛桓: 2002)。非典型的中動語態是指句中沒有使用副詞而使用了表示或標示強調、否定、情態或焦點的詞語。系統功能語言學者對中動語態的研究又有獨到之處。功能語法中所說的語態,不是從參與者和過程本身所具有的主動關系和被動關系出發, 注重的是看某一過程首先和哪一個參加者建立聯系。如果某個過程, 本身只與一個參加者有關,不涉及其他參加者,表示這個過程的小句就是中動語態。Halliday 認為被動語態中體現目標這個語義成分的主語是一定要出現的, 但體現過程的動詞形式在多數情況下雖為及物動詞,有時也可以是不及物動詞。

四、國際貿易英語商務信函中的中動語態

英語商務信函中雖然仍然以被動語態的句子居多，但是中動式結構的在商務信函中的作用越來越明顯！根據中動語態的特點，小句中只有一個參與者，這樣可以使所陳述的內容一目了然。例如，在商務信函中經常出現這樣的句式：The samples delivered sell well in our district.這是一個明顯的中動語態小句，本句對產品的銷售的描述言簡意賅，不容易產生歧義，適合商務信函的特點。另外，由于中動式結構強調參與者的積極作用，這有助于發盤方在發盤時對其價格進行強調。例如，在發盤信函中會出現這樣的中動句式: The offer in our side works well. The price goes higher and higher. 這兩個中動語態的小句強調了賣方對價格的信心，同時暗含著不希望買方進行反盤。

參考文獻：

[1]Halliday, M. A. K. An Introduction to Functional Grammar [M] .London: Arnold 1994

[2]Iwata, S. On the status of an implicit argument in Middles [J].Journal of Linguistics.1999

[3]Keyser, S. J. & T. Roeper On the Middle and Ergative Constructions in English [J].Linguistic Inquiry l5, 1984

[4]韓景泉:英語中動語態的生成[J].外語教學與研究,2003

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【關鍵詞】禮貌原則 商務英語信函

在經濟全球化和一體化背景下，各國經貿往來活動日益增加。作為商務活動的重要溝通工具，商務英語信函的使用頻率越來越高，其作用也越來越受到重視。一封規范得體的商務信函不僅可以傳遞交易信息，還有助于建立友好緊密的貿易關系，達成交易目的。因此，在商務英語信函寫作中，應遵循一定的原則，力求有效地發揮商務英語信函的作用。一般來說，在商務英語信函寫作中，應遵循7個C原則，即clarity（清楚），conciseness（簡潔），correctness（正確），concreteness（具體），consideration（體諒），completeness（完整），courtesy（禮貌）。本文擬重點介紹禮貌原則相關理論及其在商務英語信函中的運用。

一、關于禮貌原則的理論概述

20世紀50年代，美國著名社會學家爾文?戈夫曼（Erving Goffman）從人類學角度提出了“面子行為理論”，認為面子深刻滲透于人類行為中，時刻影響著人際交往。后來，英國學者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在繼承戈夫曼觀點的基礎上，提出了影響更為深遠的面子觀，建立了禮貌語言的等級模式。他們將面子分為積極面子（positive face）與消極面子（negative face），并認為生活中存在很多威脅面子的行為，但是人們可以根據威脅程度采取五種不同等級的禮貌語言進行補救。不過，在關于禮貌的理論研究中，最為突出的是英國語言學家利奇（Geoffrey Leech）提出的禮貌原則。因此，本文主要闡述利奇的禮貌原則及其運用。

利奇從語用學的角度對禮貌原則進行了新的總結和歸納，其核心觀點是，在語言交際中，應盡量多地使用禮貌的表達方式，而盡量少地使用不禮貌的表達方式。對于禮貌與不禮貌的語言標準，利奇進行了對立式的劃分，給出了禮貌原則的六條次準則，分別是：

I.得體準則（Tact Maxim）

a.盡量減少他人的損失（minimize the cost to others）；b.盡量擴大他人的利益（maximize the benefit to others）。

II.慷慨準則（Generosity Maxim）

a.盡量減少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.盡量擴大自身的損失（maximize the cost to self）。

III.贊揚準則（Approbation Maxim）

a.盡量減少對他人的貶損（minimize dispraise of others）；b.盡量增加對他人的贊揚（maximize praise of others）。

IV.謙虛準則（Modesty Maxim）

a.盡量減少對自身的贊揚（minimize praise of self）；b.盡量增加對自身的貶損（maximize dispraise of self）。

V.贊同準則（Agreement Maxim）

a.盡量縮小與他人的不同意見（minimize disagreement with others）；b.盡量擴大與他人的相同意見（maximize agreement with others）。

VI.同情準則（Sympathy Maxim）

a.盡量減少對他人的厭惡（minimize antipathy towards others）；b.盡量增加對他人的同情（maximize sympathy towards others）。

可以看出，得體準則與慷慨準是關于交際雙方利益分配的兩個方面；贊揚準則與謙虛準則是關于情感評價的兩個方面；贊同準則與同情準則是關于的兩個方面。

二、禮貌原則在商務英語信函中的運用

1.詞匯層面。

（1）合理使用積極詞匯。在商務英語信函中，應盡可能多地合理使用積極詞匯。根據贊揚準則，積極詞匯能較好地傳達對對方的認可與贊美，有助于拉近雙方的距離；同時，根據贊同準則，積極詞匯能有效地縮小與對方的分歧，有助于建立一個融洽的交易氛圍。此外，當交易中出現一些突發問題時，合理使用積極詞匯能反映交易一方積極解決問題、減少對方損失的態度，這也符合得體準則的要求。

例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 該句使用了steady， cordial， pleased等積極詞匯，一方面突出了對方的主置，另一方面肯定了雙方的利益一致性，更容易讓對方接受我方的報盤。

例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 該句采用贊揚準則，而且“appreciate”、“reputed”等詞能讓對方更容易接受我方在交易價格上的不同意見，避免分歧擴大。

（2）靈活運用模糊語。在商務信函中，關于交易條款的信息應該清楚、具體，但在拒絕對方條件或表示不同意見時，不宜直截了當地告訴對方，而應采用語氣比較緩和的模糊詞進行表達，照顧對方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊詞有I’m afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。當然，在具體的語境中，還可以靈活使用其他很多模糊語。

例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. I’m afraid it can’t be done until May 10. 該句中的模糊語“seem”含蓄地表達了對交付日期的不同意見，而“I’m afraid”就間接地提出了我方認為合適的交付日期，避免了生硬的語氣對對方面子的損害。

例4：I’m grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”對我方期待的價格調整幅度進行了模糊處理，給對方保留了價格調整的自，體現了對對方的尊重，符合得體準則的要求。

（3）恰當使用情態動詞。情態動詞體現了說話者的態度與意愿，能較好地傳達情感。在商務英語信函中，經常使用could， should， may， might， would等情態動詞，一方面可以弱化命令、指責的語氣，保全對方的面子，另一方面也符合得體準則與謙虛準則的要求，降低自己身份，突出對方主體地位，減少對對方的貶損。

例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 該句較委婉地傳達了一個命令，使對方更容易接受。

2.句法層面。

（1）正確使用“you-attitude”。根據得體準則和慷慨準則，在商務信函中正確使用“you-attitude”能有效突出對方的主體地位，體現從對方的利益出發，尊重對方的立場和態度。但應注意，在傳遞消極信息時，不宜過多地使用“you-attitude”，否則會使對方處于不利地位，并擴大對方的損失或對對方的貶損。

例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

顯然，例6比例7更凸顯了對對方的尊重與重視，更有助于建立長期穩定的合作關系。

例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 該句使用“you-attitude”無疑加重了指責力度，置對方于尷尬境地，不利于解決問題。

（2）充分運用肯定句。在商務信函中，應盡量多地使用肯定句，盡可能避免消極否定的語氣。依據贊揚準則與贊同準則，使用肯定句有助于構建愉悅、和諧的交易氛圍，減少雙方在情感上的對立，避免直接貶損對方。該策略與上述關于積極詞匯的使用很相似。

例9：Your order hasn’t specified the size of the clothes you require.

例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9與例10分別用否定語氣和肯定語氣表達了同一意思，但顯而易見，例10比例9顯得更加真誠、更加有禮貌。

（3）巧妙運用被動語態。被動語態具有隱去動作實施者、強調動作客觀結果的特點，因此，根據同情準則，在商務信函中可以巧妙地運用被動語態，表達一些負面或消極信息，諸如拒絕、抱怨、投訴、指責等，達到客觀地“就事論事”的目的，減少對對方的厭惡或反感，避免咄咄逼人地表達不滿。

例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例11運用被動語態主要表達的是“沒有按規定時間發貨”這個事實，而例12運用主動語態傳達出的突出信息是“你沒有按規定時間發貨”，有責備之嫌，會讓對方面子受損。

（4）靈活使用虛擬語氣。虛擬語氣的句子語氣委婉、客氣，因此，在商務信函中，可以根據實際情況采用虛擬語氣的表達方式，做到“有禮有節”。在提出請求或建議時，使用虛擬語氣能有效避免陷入命令的誤區，讓對方心理上更容易接受；在提出問題或表示拒絕、不滿時，使用虛擬語氣能減輕對方的心理抵觸程度，避免裸地抱怨或指責。下面的兩個例子可以明顯看出虛擬語氣句的“神奇”作用。

例13：1） We cannot offer a lower price.

2） We wish we were able to offer a lower price.

例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

（5）恰當運用復合句。在商務信函中，復合句不僅使得行文更加嚴謹正式，還具有以下功能：第一，復合句的信息焦點通常在主句上，因此，在表達消極信息時可以使用復合句，將消極信息置于從句中，以淡化消極信息對對方帶來的負面影響；第二，一些復合句（如條件狀語從句、讓步狀語從句）可以較委婉地提出建議或不同意見。

例15：I’d like to remind you that the goods must be delivered immediately， or we’ll be obliged to ask for a refund. 該句使用復合句減輕了消極信息的沖擊力。

例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.該句使用條件狀語從句委婉地提出了我方的要求。

三、結語

綜上所述，在商務英語信函寫作中，靈活運用Leech的禮貌原則具有很重要的現實意義，不僅能增強信息傳遞的有效性，還有助于消除影響交易的負面因素，促進交易的順利進行。因此，在商務信函寫作中，應加強對禮貌原則的理解，掌握禮貌原則的運用策略，真正做到禮貌得體。

參考文獻：

[1]陳曦蓉.論報憂類英語商務信函中情態動詞的人際功能[J].集美大學學報（哲學社會科學版），2013（3）：106-111.

[2]劉剛.禮貌原則的普遍性和特殊性[D].長沙：湖南大學，2001.

[3]劉潤清.關于Leech的“禮貌原則”[J].外語教學與研究，1987（2）：42-46.

篇5

[關鍵詞]商務英語 電子郵件 寫作技巧

商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業的方式跟買家進行有效的溝通,在業務往來中占據著舉足輕重的地位。因此商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。

盡管寫作在今天已經被列為商業領域的關鍵技能之一,但在這一領域接收過全面訓練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學有專攻,要么就是專攻學術寫作之道,而學術寫作與商務寫作不是一回事。

學術寫作與商務寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學術寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業領域的博學。讀者通常也是行業內的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。

而在商務英語寫作領域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業的讀者看的。商務文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復雜的文章,因此,今天的商務溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風。

因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業,以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。

一、讀者

了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。

二、遣詞

簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產生誤解的可能。

行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業內使用的專業語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確的解釋某些概念,也有助于于技術人員讀者建立起和諧友好的聯系。

三、造句

句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。

商務應用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細節,要么就會錯誤的理解句意,因此長度應切成兩到三個短句為宜。

最佳的商務信函應該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。

標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀點。

表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。

四、分段

信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達的越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,

位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8行長。今天的讀者已經不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內是最好的。

電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長,主題部分段落長度不應該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。

五、外觀

外觀是非常重要的。大多數人并不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以后再閱讀。

選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準。現在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。

絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用――即對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。

參考文獻:

[1]侯曉莉.商務英語函電教學探討[J].北方經貿,2004,(2).

篇6

soleagency----retail

Dear:____

_____[company]isoneoftheleadingcompaniesin_____retailbusine.Wehaveoutletsthroughout_____[country/area].Weareinterestedinyour_____[products]dilayedat_____[exhibition]andwouldliketoknowwhetheryoucouldofferusasoleagencytoretailyourproductsin_____[country/area].Weareconfidentthatthereisagrowingmarketforyourproductsin_____[country/area],duetotheincreasingdemandfor_____.

Weoperateona___commiionbasisonnetlistprices,withanadditional___delcrederecommiionifrequired.Weusuallypayourprincipalsbybillofexchangeonaquarterlybasis.

Ifyouareinterestedintheaboveproposal,wewillsendourrepresentativetodiscufurtherdetailswithyou.Welookforwardtohearingfromyousoon.

Yourssincerely,

______[name]

______[title]

Encl.

buyingagent

Dear:____

Iamreplyingtoyourcompany’sadvertisementin_____[commercialjournal]inwhichyouindicatedtheneedforabuyingagenttorepresentyourgroupin_____[country/area].

Mycompanyecializesinbuying_____[products]andwehaveactedforseveralfirmsin_____[country/area].Wehavewell-developedcoectiowithleadingbrandmanufacturersin_____[country/area].Weareabletokeepyouwellinformedofnewproductsfromthe_____industryandpurchaseawiderangeofproductsatreducedexportprices.Inaddition,wecanofferexcellenttermsforfreightandiurance.

Ourusualcommiionis_____onc.i.f.invoicedvalues,andwemakepurchasesinourprincipals’names,sendingthemaccountsforsettlement.

Ihaveenclosedliteratureprovidingdetailsaboutourservicesandterms.Ifyouareinterested,pleasecontactmeattheaboveaddre.Iamlookingforwardtohearingfromyou.

Sincerelyyours,

_____[name]

_____[title]

Encl

二、指定商

acceptingproposal

Dear:_____

Thankyouforyourproposaltoactasouragentforthesaleof_____[products]in_____[country/area].Iampleasedtoinformyouthatwehavedecidedtoacceptyourproposalonthebasisofa_____percentcommiion,payableonallordersreceivedthroughyou.Inaddition,wewillrefundexpeesreasonablyincurredinpromotingoursales.

Providedthatthearrangementsyoumakewithcustomersarefavorabletoourinterests,wewilltrusttoyourjudgementsuchmattersasdiscountsandthegrantingofcredit.Wetrustthattheorderswereceivethroughyouandthetermsonwhichyouhaveacceptedthemwilljustifyourconfidenceinyourabilitytopromotethesaleofourproductsin_____[country/area].

Sincerelyyours,

_____[name]

_____[title]

letterofauthorization

Dear____

Thankyouforyourletterof____[date].

Bythisletter,wenowformallyauthorizeyoutoactasour_____agentin_____[country/area].Enclosedaretwocopieseachofthefollowingdocuments:

1._____

2._____

3._____

Pleasesignandreturnustheduplicatecopyofthisletter,togetherwithonecopyeachoftheabovedocuments.Welookforwardtoapleasantbusinerelatiohip.

Yourssincerely,

_____[name]

_____[title]

三、委托

coignee’srequestfortrialcoignment

Dear_____

Wearealargeretailchainecializingin_____busine.Wehaverecentlyreceivedanumberofinquiriesfromourcustomersin_____[area/country]foryour_____[product].Wehavealsolearnedfromothersourcesthattherearegoodproectsforthesaleofthisproduct.Wewouldliketosuggestthatyousendusatrialdeliveryforsaleoncoignmentterms.

Wemakethisproposal,hopingthatwewillplacefirmorderswhenwefeelsurethatthemarketisestablished.Ifyouagree,wewillgetdowntodetailsinregardtopayment,commiion,andsoon.Youmaycheckourstandingwith_____[bank],ourbanker.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Sincerelyyours,

_____[name]

_____[title]

coignor’sitructionforcoignee

Dear____

Wehaveshiedtoyoutodayacoignmentoftencasesof_____[goods]by_____[ship],whichisduein_____[port]on_____[date].

Wearenowenclosingtheshiingdocumentsforthis coignment,aproformainvoice,andapricelistofalltheitemsshied.

Youwillofcoursesellatthebestpricesyoucanget.Thelistedpricesareforguidanceonlyandrepresentthelimitsbelowwhichthe_____[goods]maynotbesoldonourbehalf.

Wehopetohearfromyousoon.

YoursSincerely,

_____[name]

_____[title]

Encl.

總結：

soleagency：獨家

outlet：出口

dueto：由于，歸咎于

commiion：傭金

delcrederecommiion：保證收取貨款傭金（注：delcredere意大利語，是指專門的一個agent，為買方或賣方提供擔保，保證他的客戶可以收到應得的貨物或貨款，承擔風險）

principal：貨主

CIF:shortfor:cost,iurance,freight.是一種交貨方式，由賣方提供運輸貨物的所有運費以及保險，并把這些記入他們的成本。是所有運輸形式中最貴的一種。其他如：FOB,C&F,FOR,等等，遇到時我會說明的。

coignee代銷人

coignor委托人

篇7

[關鍵詞] 商務英語信函 語言特點 語氣特點 辨析

商務英語信函是一種常用的英語應用文體，它在貿易往來中發揮著重要作用。隨著信息技術的突飛猛進，信息量的劇增，商務英語信函越來越趨向實用簡潔，用簡單樸實的語言，準確地表達自己的意思。本文通過實例進行辨析，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。

一、語言特點

商務信函的寫作秘訣就是用平實無華的的語言，仿佛“書面交談”。簡言之，就是自然、禮貌、簡潔、準確地傳遞信息。現代商務信函更多地采用非正式書面語，而不是過于正式。

1.自然真切

盡管每個人都會體現自己的撰寫風格，但要讀著真切、自然，如同當面交談一般。試比較:(1)I have pleasure in informing you...與 I am pleased to tell you...(2)We do not anticipate any increase in prices.與 We do not expect prices to rise.(3)I should be grateful if you would be good enough to advise us...與 Please let us know...(4)Please favour us with a prompt reply.與 Please let me have your comments as soon as possible. 后句用的都是一些簡單明了的語句，信函讀起來自然真切熱情，反而能促進雙方的了解和友誼的建立。

2.直截了當

商人有許多文件要讀，對他們來說，時間就是金錢，因此，他們更欣賞直截了當的信函。試比較:(1)We shall in a position to...與 I shall be able to…(2)In the course of the next few weeks...與 During the next few weeks...(3)Would you be so kind as to let us know...與 Please let us know...(4)I should be glad if you would...與 Please...(5)I would like to remind you that...與 Please note that..., Please remember that...前句都顯得冗長，不如后句直截了當又不失禮貌，讀起來節省時間。

3.簡潔明了

用簡潔明了的詞匯會使你的信函意思更清楚，信息表達地充分、有效，不易引起歧義，更符合現代商務信函的特點。好的信函只要求清楚、準確，從不用多余的詞。試比較:(1)We are in receipt of your letter of 12 June.與 Thank you for your letter of 12 June.(2)I am writing with reference to your letter dated 12 June in which you requested information about the courier services provided by this company.與 Thank you for your letter of 12 June enquiring about our courier services.(3)Enclosed herewith you will find...與 I enclose...(4)Please be good enough to advise me...與 Please let me know...前句顯得陳舊、過時、累贅，而后句就簡潔明了得多。

再者，用簡單常見的短單詞代替復雜華麗的詞。不用 with reference to, in reference to而用 about，不用 due to the fact that，而用because，不用take into consideration，而用consider，不用 with the exception of，而用except，不用for the purpose of，而用 for，不用in the event that， 而用if, when，等等。

二、語氣特點

這里所探討語氣，是指信函的語調， 態度，包含英語的虛擬語氣但不限于此。商務信函表達上一般都比較委婉、含蓄，體現為他人考慮，體諒對方心情和處境的態度。即使是寫信抱怨或回復抱怨，語氣語調的度把握的好也不會有粗魯冒犯之嫌。

試比較:(1)We can not do anything about your problem.與 Unfortunately we are unable to help you on this occasion.(2)This problem would not have happened if you had connected the wires properly.與The problem may be resolved by connecting the wires in accordance with the instructions given.(3)Your television’s guarantee is up, so you will have to pay for it to be fixed.與 The guarantee for your television has expired. Unfortunately you must therefore bear the cost of any repairs.(4)I am writing to complain because I am very unhappy with the way I was treated in your store today. 與 I was most unhappy with the standard of service I received in your store today.

不難看出，前句讓人讀起來感覺不舒服，容易激化矛盾，后句就委婉禮貌的多，有利于問題的解決。當對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據理力爭，說明您的觀點，這時就講究有理有節，語氣語調要把握好“度”，表現出技巧策略，達到預期的效果。

參考文獻：

篇8

關鍵詞： 商務英語 銷售信函 寫作技巧

一、引言

整個商務交往過程可以劃分為建立商務關系―銷售―詢盤―回盤―還盤―索樣―訂貨―付款―生產―包裝―出貨―保險―押匯等環節，銷售是整個過程的第二步，作用舉足輕重。書寫銷售信函能力至關重要，因為好的銷售信會幫助公司獲得利潤、擴大市場份額、提高商業形象和名譽，而水平低劣的銷售信則會讓公司損失很多訂單和機會。從中，我們不難發現銷售信函書寫的重要性。因此，筆者主要探討商務英語寫作中銷售信函的寫作技巧。

二、銷售信函的寫作技巧

究其本質，銷售信函是一種特殊的商務信函，其目的主要是擴大業務、說服消費者購買產品。這跟廣告在很多方面不謀而合，如“服從你的渴望”（雪碧）、“成功之路，從頭開始”（飄柔）、“汾酒必喝，喝酒必汾”（汾酒）、“眾里尋他千百度，想要幾度就幾度”（伊萊克斯冰箱）、“人類失去聯想，世界將會怎樣”（聯想）、“我們的光彩來自你的風采”（沙宣洗發水）、“放低偏見，你會有出色發現”（柯尼卡）等。兩者都是要盡力推銷自己的產品，讓消費者對產品有全面詳細的了解、有購買的欲望，并進一步付諸實踐。

一般來說，在寫作銷售信函時，我們提倡要盡量遵守AIDA原則，也稱“愛達”公式。它是國際推銷專家海英茲?姆?戈得曼總結的推銷模式，是西方推銷學中的重要公式，具體指一封成功的銷售信函必須把買方的注意力吸引或轉變到產品上，使買方對銷售信函推銷的產品產生興趣，這樣買方的欲望隨之產生，爾后再促使其采取購買行為，達成交易。AIDA實際上是四個英文單詞的首字母。A為Attention，即吸引客戶的注意；I為Interest，即引發客戶的興趣；D為Desire，即激發客戶的欲望；最后一個字母A為Action，即鼓勵客戶采取購買行動。銷售信函的寫作一般分為四個步驟。

1.介紹促銷商品，使買方產生興趣。這時，賣方需要對自己的產品進行詳盡的介紹，包括銷量、性能等方面。例如，本公司的產品深受廣大消費者的歡迎、銷量非常好、品質優良、價格公道、設計精美、顏色匹配、規格齊全、溫暖舒適等。

2.比較商品，體現本商品的優勢。在這個步驟中，賣方通過將產品和其他廠商同類產品的比較，凸顯出自己產品在質量、工藝、價格、式樣等方面的優勢，讓買方先心動，繼而行動。

3.提出優惠條件。在進行商務合作時，當交易量達到一定數量時，如5000件或10000件，可以給予買方一定程度的優惠。因此，在第三個步驟中，賣方可以提出相應的優惠條件，進一步激發客戶對產品的興趣。

4.勸導客戶最終行動。銷售信函最重要的目的及最終目的就是成功地說服買方下訂單，購買其產品。因此，最后這個步驟不可或缺。在信尾，賣方要力勸買方采取相關行動，如邀請買方代表訪問賣方的公司，并參觀其廠房，對賣方有更多實質性的了解，或下試銷性訂單，促成雙方之間的合作。

另外，筆者在此分享一些銷售信函中常用的短語。

首先，在介紹產品銷量時，可以采用以下短語：have a good market（暢銷），sell fast/ well和enjoy good sales（銷路好），meet with warm reception（很受歡迎），等等。此類短語較多，寫作時只需掌握其中一種即可。

其次，在介紹產品性能時，可以使用以下七個短語：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification（質量上乘、價格合理、工藝精湛、式樣美觀、顏色匹配、設計新穎、規格齊全）?？傮w來說，以上七個短語放之四海皆準，適用所有產品。

最后，在向買方提出優惠條件，即提供折扣時，可以借鑒以下表達：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount（給某人打折）。此處需注意，中文及英文的表達在很多方面都存在巨大差異，如此處如果說give sb.a 40% discount，其漢語意思并非是打四折，而是打六折。因此，在學習英語時，讀者一定要對此類中英文表達及文化上的差異細加揣摩、究其原因，并最終牢牢掌握。

三、結語

不難看出銷售信函在商務應用文寫作中的地位，以及對于賣方的重要性。因此，在銷售信函寫作的過程中，一定要仔細斟酌、多加思量、注意措辭。另外，在書寫銷售信函時，我們還應注意一切從買方角度出發。這是商務寫作7C原則中一個非常重要的原則：體貼原則。即盡量站在買方角度考慮他們的各種愿望、要求、興趣和困難，行文中盡量采用第二人稱“您”而非第一人稱“我”或“我們”。如“祝賀您！您所訂的產品已經開始生產了”和“我們非常高興地通知您我們已經開始生產您所訂的產品了”。買方肯定樂于看到第一種表達，因為第一句話重點突出買方，這會讓他們感到自己很受關注。另外，信函正文要簡潔全面，每段最好包含一個主題，在首段就要吸引客戶的注意力，行文中盡量避免晦澀的用詞，以便客戶閱讀。

篇9

[關鍵詞] 商務信函 英語長句 理解和翻譯策略

一、引言

商務英語是一種包含各種商務活動內容、適合商業需要的標準英文。隨著我國國際貿易的發展，商務英語在國際交流中起著越來越重要的作用，各種涉外合同協議、公函、書信、通知、電報、演講等日益增多。同時，在涉外合同翻譯中不可避免地出現了一些失真問題。由于商務英語中信函協議是具有法律效力的契約性文件，所以，對涉外談判工作人員、涉外企業管理人員和涉外翻譯工作者來說，熟悉商務英語相關專業知識，掌握商務英語語言特點，遵循準確嚴謹、規范統一的翻譯原則，研究翻譯策略是應當具備的必要條件。

二、商務信函長句的翻譯方法

商務信函中英文長句的出現頻率高，句子結構復雜，邏輯性強，無疑給譯者增添了許多困難，但是，無論多長的句子，多么復雜的結構，它們都是由一些基本的成分組成的。只有弄清了信函原文的句法結構，找出整個句子的中心內容及各層意思，然后分析各層意思之間的邏輯關系，再按漢語的特點和表達方式組織譯文才可能保證合同翻譯的準確性。

1.“順流而下”和“逆水而上”?！绊樍鞫隆钡姆椒ㄊ侵?，在翻譯英語長句時基本保持原文的語序。也就是說，漢語譯文的語序與英語長句的語序基本保持一致，從而產生一氣呵成的效果。這種翻譯方法也可稱為“自上而下”的方法。 “逆水而上”的方法是指，在翻譯英語長句時顛倒原文的語序，或者說，把漢語譯文的語序與英語長句的語序基本顛倒過來。這種翻譯順序恰巧與“順流而下”的翻譯方法相反、采用這種翻譯方法時，不僅注意內容的連貫和譯文的流暢，而且要兼顧原文的邏輯關系和時間順序?！澳嫠稀钡姆椒ㄒ部梢苑Q為“自下而上”的方法。

例1 It is clearly stipulated in the contract that for the shipment covered the certificate of quality and quantity issued by the China Commodity Inspection Bureau shall be regarded as final and binding on both parties.

合同中清楚地規定，對于所涉及的貨物，中國商品檢驗局出示的質量和數量證明書應被視為最后的證明，對雙方都具有約束力。

例2 There may, of course, be a number of reasons why our bilateral trade negotiations at Beijing should have been terminated so abruptly.

為什么我們之間在北京的貿易談判結束得如此突然？當然會有許多原因。

2.“重重疊疊”?！爸刂丿B疊”的方法是指，在翻譯時將英語的長句采取拆句、斷句的方法，在漢語譯文中重疊使用這些詞語，從而保持原文的暢通。這種方法也可以稱為“串聯而下”的方法。

例3 This important meeting is followed by a period of scientific certification during which not only first-hand investigation takes place but also such other related information is sought as has been agreed by both parties.

這次重要的會議后，進入科學論證階段。在科學論證階段，不僅要做實地考察，而且要收集相關的信息。實地考察和收集相關信息須經雙方同意。

3.“化整為零”。 一般而言，漢語句子比較短，較少使用從句和關聯詞，而英語的句子較長，且多使用從句和關聯詞。在商業信函中，為了體現商業信函的嚴密性和準確性，多種從句（主語從句、定語從句、表語從句或同位語從句）并存的顯現比比皆是?；麨榱愕姆椒ㄊ侵福诜g英語長句時利用英語句子和漢語句子的不同特點，采用拆句、斷句、分割、詞性轉換、省略關聯詞等手段，將一句英語長句譯成若干個漢語短句，以便對方正確的理解。這種方法也可以稱為“零打碎敲”的方法。

例4 Referring to your request to act as our agent for the computers we have passed it on to our manufacturers for their study and are informed that they will consider this question seriously when business between us is further development.

關于你方當我們的計算機的請求，我們已向我方的廠商轉達，供他們研究。他們告訴我們，當我們之間的業務進一步擴大時，他們會認真地考慮這個問題。

4.“先里后外”的方法是指，在翻譯英語長句時采用改變順序或調整句子結構的方法，首先完成長句中間的翻譯，然后完成長句部分的翻譯。采用“先里后外”的翻譯方法時，不僅應該注意內容的連貫和譯文的通暢，而且兼顧原義的邏輯關系和先后順序。這種方法也可稱為“由內向外”的方法。和“先里后外”的方法恰恰相反，“由外向內”的方法要求首先完成長句部分的翻譯，然后完成長句中間部分的翻譯。

例5 Unlike marketing establishment, which depend on marketing profits as their primary source of revenue, our company has access to a variety of profit sources.

銷售公司依靠銷售利潤，把它作為穩定收入的主要來源。與銷售公司不同的是，我公司擁有各種各樣的利潤來源。

例6The technical and professional demands of appraising a worker’s performance---involving, for example, a high level of interviewing and working observation skills---are such that high quality training is essential.

評價工人表現的技術要求和專業要求很高，高質量的培訓是必要的，例如，評價工人表現要涉及到高水平的面談技巧和工作觀察技巧。

5.“先總后分”的方法是指，在翻譯長句時首先對總體內容進行概括或歸納，然后對具體內容依次進行翻譯。

例7 We are disposed to believe that we should safely recommend the institution both of the raw material examination, on the line of the present examinational rules made by provincial government, to insure the quality of the raw material, and of the finished product examination, on the national standards instead of the provincial rules, in order to keep the high rate of accepted products.

我們傾向于相信，我們應該有把握建議建立原材料檢測制度和成品檢測制度：原材料檢測制度應該以目前省政府制定的檢測條例來進行，旨在確保原材料的質量；成品檢測不以省的條例進行，而以國家標準來檢測，目的保持產品的合格率。

三、總結

商務英文信函為了在有限的內容中完整、明確地表達各方的權利和義務，大量使用信息包涵量大的復雜長句，給譯者造成一定困難。但不管遇到何種類型的長句，譯者都可在對原句進行分析的基礎上，根據漢語行文習慣，靈活采用以上幾種方法準確翻譯原文。

參考文獻：

篇10

關鍵詞:商務信函;語氣;熱情;友好;委婉;禮貌;有理有節

一、前言商務信函是一種書面的談判形式。在這種談判中，雙方當事人無法見面，只得通過文字來傳遞思想、要求和情感。雙方能否順利地進行洽商，一方的要求能否被對方接受，關鍵要看對方是否從文字中讀到了尊重、誠實和情感。因此，商務信函一般都應充分考慮對方的感受，注重語氣的恰當性。如果語氣生硬，咄咄逼人或居高臨下，都是讓人難以接受的。這就對商務信函的選詞造句有著特殊的要求。二、語氣在商務交往中的作用1.商務信函涉及談判的各個環節，需要表達各種各樣的語氣和情感。比如，表達己方觀點時，一定要熱情、肯定，因為這樣可以提高對方的興趣和欲望，增強其對成交的信心。要求對方做事時，一定要表達得委婉禮貌，因為這樣可表現出對對方的尊重和友好，從而縮短雙方之間的情感距離。所以，在大多數情況下都應表現出禮貌、友善和以對方為中心的態度，多使用表達“請”、“感謝”、“高興”、“滿意”、“歉意”、“希望”、“盼望”、“意愿”、“建議”、“相信”、“保證”等詞語。而且，由這些詞所構成的格式化套語可以使商務信函的呆板的公文體語言顯得熱情禮貌，有人情味。比如:(1)You r p rom p t a tten tion and coop era tion in th is m a tterw ill be h igh ly app recia ted.(此事若蒙貴方及時處理并給予合作，將不甚感激。)(2)T here w ill be a flow of o rders if th is in itia l o rderp roves to be sa tisfacto ry.(如果首批訂貨讓人滿意的話，我方日后愿大量訂購。)2.雖說書信的內容才是真正起作用的東西，但是語氣在讀者接受信息方面仍然起著重要的作用。因為語氣是語言表達的態度和風度，它常常決定讀者的情感反應。不過，由于所陳述的內容的不同，語氣可以是各種各樣的。有時需要熱情友好，做到“生意不成，仁義在”;有時需要委婉禮貌，做到“和氣生財”;有時又需要果斷堅決，做到“有理有節”。比如:(3)P lea se do no t m isin terp ret the above rem a rk s.T heydo no t im p ly dissa tisfaction.W e a re qu ite sa tisfied w ith theam oun t of bu siness you have done w ith u s.(請不要誤解上述說明，這并不表示不滿意。[實際上]我們對貴我雙方現有的成交量相當滿意。)這是一封拒絕函的部分內容，共三句，前兩句是以雙重否定形式表達的，其中“m isinterpret”含有“非故意”的意思，而“imply”表面意思是“暗示”，其實是說“(明里和暗里都)表明(并非不滿意)”，語氣委婉。第三句是一個肯定句，而且加了修飾詞“quite”，語氣強調。整個表述由“do not m isinterpret”到“do not imply dissatisfaction”再到“quite satisfied”，語氣委婉，言辭禮貌，讓人心悅誠服。商務談判中常用委婉語，因為，如果一方語氣委婉，對方就會愿意思考他提出的問題，樂于接受他提出的建議或批評，而仍保持友好的關系。當然，如果既能語氣委婉又能確實替對方著想的話，交際效果就會非常好。比如:(4)W e a re therefo re no t respon sib le fo r the dam age;bu ta s w e do no t th ink tha t it w ou ld be fa ir to have you bea r thelo ss a lone，w e suggest tha t the lo ss be pided betw een bo thof u s，to w h ich w e hop e you w ill agree.(因此，我方對此項損失不負有責任。但我方認為讓貴方獨自承擔損失是不公平的，所以，我們建議由貴我雙方分擔此項損失，望能同意。)這是在對對方提出的索賠理由進行分析后所提出的建議。從內容上講，充分考慮到了對方的利益;從用詞用語表達上講，其中用到了“we don’t think”，“we suggest”，“we hope”，第一人稱加表意動詞;從語氣上講，委婉、禮貌、熱情?？傊钦驹诩悍浇嵌日f話，站在對方角度思考問題，表達效果非常好。其實，商務英語信函的委婉禮貌性不僅表現在向對方提出要求或拒絕對方提出的要求，而是表現在說明各種問題時，包括在表達遺憾不滿情緒時，也最好使用一些語言手段來避免生硬，減輕令人不愉快的信息所帶來的副作用。比如:(5)A s stip u la ted in the con tract，the above goods shou ldhave been sh ipp ed in th ree equa l lo ts in A p ril，J une and A u2gu st resp ectively.B u t so fa r the first lo t ha s no t beensh ipp ed.O u r endu sers have been exp ecting the goods and a revery su rp rised a t you r delay in sh ipm en t.(按合約規定，上述貨物應分別于四、六、八月分三批平均裝運。但至今連第一批都還沒有收到。我方用戶一直等待此貨，他們對你方如此拖延感到十分驚訝。)雖然對方已嚴重違約，但寫信人一開始仍然保持克制，只是說明事實，表達驚訝(而且是借用戶之口)。所以，如果你能冷靜地考慮問題，并能控制住自己的怒氣的話，那么你的語氣就將會十分有效。如果你能使不滿都集中在講話方式上而不是講話內容上，就可以削弱批評的銳氣。即使偶爾需要表示不友好，也可以表達得婉轉一些，因為態度過于傲慢，對別人的困難漠不關心，也不可能建立和維系長期的友好關系。3.熱情禮貌并非只是說一些客套話，重要的還在于尊重對方的意見，表現出欲與對方成交或友好解決糾紛的誠意。為了達成互利互惠的交易，作一些合理的讓步，在語言文字上盡量表達得謙虛禮貌一些，并非就是懦弱退讓。但必要時仍需表現出有理有節、不卑不亢和莊重大方。例如:(6)A lthough w e a re keen to m eet you r requ irem en ts，w e regret being unab le to com p ly w ith you r request fo r a re2duction in p rice.(雖然我們極愿滿足你方要求，但歉難按你方要求降低價格。)該句雖語言表達禮貌，語氣卻很堅決。這樣的例子在外貿信函中很常見。再比如，在向對方報價或提出要求時，不管是試探性的還是決定性的，都要堅決果斷，因為這樣才會給對方留下誠實認真的印象。如果你用一些“大約”、“據說”、“大致”等之類的詞語，語氣就顯得不夠堅決，對方就會把這作為你還可以再讓步的信號。因此，在寫信之前，我們既要照顧到對方的感情，還要對自己的感情心中有數，這樣你才能確定我們想給對方留下什么樣的印象(哪怕是假裝的)，然后才能據此選詞組句。三、語氣對選詞用語的影響1.力求正面肯定地談問題寫信時要能體諒對方，顧及對方的要求，愿望和情感，力求正面肯定地談問題，盡量避免使用“失敗(w rong)”、“錯誤(w rong)”、“不合適(inadequa te)”等詞，特別是“愚蠢(stup id)”。因為這些詞明顯給人一種居高臨下的教訓感覺，甚至涉及到侮辱，極易讓對方產生敵意。比如:(7)T he p a rts you r com p any sen t u s la st tim e w ere thew rong size.Don’t do th is aga in.(貴公司上次運交零件型號有錯，下次可別這樣。)此句中“w rong”即有批評之意，而“Don’t do this again”則明顯是在教訓對方。試改為:T he size of the p a rts you r com p any sen t u s la st tim edidn’t confo rm to tha t stip u la ted in the sa les confirm a tion.W e hop e a better a tten tion w ill be p a id to ou r nex t o rder.(貴公司上次運交零件與銷售確認書規定型號不符。下次訂貨時，望多加注意。)另外，人稱代詞(尤其第一人稱代詞復數)的使用也是正面表達，也能起到緩和語氣的作用。比如:(8)W e need you r fo rm s by nex t F riday.(我們下周星期五前需要你的表格。)c.f.①It is im po rtan t tha t a ll fo rm s reach th is office bynex t F riday.(所有表格均須于下周星期五前交到本辦公室。這一點很重要。)②You should get your form s to us by next Friday.(你應該于下周星期五前把表格交給我們。)當然，正面表達不能聽起來不忠實，那樣會使對方馬上失去信心。2.多使用表示理解、相信、歉意等標記語商務書信中多使用一些由表意動詞構成的標記語如:“我們理解(W e understand)”，“我們抱歉(W e regret)”，“我們相信(W e trust或W e are convinced或W e have muchconfidence)”，“我們希望(W e hop e)”，“我們想(W esuppo se)”，“我們認為(W e th ink)”，“我們建議(W e suggestrecomm end)”等。這些標記語使用得好，能表達出恰當的語氣。比如:(9)W e understand tha t you w ill trea t th is info rm a tion a sstrictly confiden tia l.(我們理解你們會對此情況嚴加保密的。)c.f.W ou ld you p lea se trea t th is info rm a tion a s strictlyconfiden tia l?(請你們對此情況嚴加保密好嗎?)顯然前者比后者語氣更讓對方愿意接受，因為前者的陳述語氣表達了對對方的信任，而后者的疑問語氣隱含有對對方的懷疑。但是，在提要求時，采用疑問語氣則可以誘導對方自發地采取行動，而不用去催促對方。所以，恰當的語氣可以避免對抗。應當注意的是，除非你先錯了，否則不要輕易講“對不起”，因為不必要的道歉會適得其反。比如:(10)I’m so rry you r m ach inery b roke dow n bu t un less w ereceive the p a rts by nex t w eek w e sha ll have to p lace ou r o r2der elsew here.(很遺憾，你方所供機器壞了，如若下周收不到零件，我方以后只得轉向他處訂貨。)這句話聽起來像是抱怨，甚至隱含威脅，不會使聽者有好感。3.大量使用情態動詞交易雙方希望通過商務信函表達各種意愿和情感，比如“愿望”、“承諾”、“期望”、“能力”、“允許”、“建議”、“義務”、“可能”、“肯定”、“不確定”、“否定”、“拒絕”等。而情態動詞則可以通過各種語氣的表達來實現理想的交際效果。比如:(11)W e shou ld like to discu ss aga in th is question of act2ing a s you r so le agen t in Sw eden.(我們想就在瑞典擔任貴公司獨家人一事再次提請討論。)在這一句中，“should like”表示的是一種請求的語氣。如果去掉“should”就變成了間接的命令，對方就會比較難以接受。需要說明的是，情態動詞多用于(條件-)結果句中，幫助寫信人表達各種語氣。4.大量使用條件句或不完整句在對外貿易中，由于交易雙方不在同一個國家或地區，而且交易過程一般較長，交易中存在著許多潛在的風險。所以交易雙方事先必須進行充分的估計。比如，對方違約該怎么辦?假如發生不可抗力又該怎么辦?另外，在交易洽商過程中，雙方為了求得更好的交易條件，都希望自己的讓步能夠得到相應的妥協。因此，條件句用得比較多。使用較多的邏輯關系詞有if，on condition that，in case，provided that，等。比如，假如你打算有所妥協的話，一個常用的句型為“if...，then...”.一個更加委婉的表達是“if we...，whether you...”。(12)If w e p lace regu la r o rders，w hether w ill you agreeto p aym en t by L C a t 60 days’sigh t?(如果我方大量訂購，貴方是否同意以60天期的信用證方式付款?)或者:Fo r regu la r o rders，w e w onder w hether you w ill agree top aym en t by L C a t 60 days’sigh t.除此之外，由if，when，where等加形容詞或分詞等構成的不完全句式，也起著緩和語氣的作用。比如:if any，wherenecessa ry，if ca refu lly done，if so requ ired，等。5.多使用“正如您所知道的，”之類的表達如果突然向對方提出新知識，會讓對方覺得你是在用他不知道的知識嚇唬他，從而產生警惕心理，抵觸情緒。然而，加上“您大概已經知道了(as you m ight probably knowno tice)”，“眾所周知(it is w ell know it is no secret)”等，對方就會變得寬容，就可以解除對方心理上的抵觸情緒。比如:(13)A s you p robab ly know，the sock s ava ilab le a t p re2sen t on the m a rket m anufactu red by severa l Hongkong facto2ries a re of good qua lity and the p rice is 10-15%low er thanyou rs.(你方也許知道，目前市場上可供的由幾家香港廠商生產的短襪，品質優良，且價格要比貴方的低百分之十到十五。)這里寫信人實際上是想以香港產品來對對方施壓，要求對方降低價格。這實在是一件不會讓對方高興的事情。但寫信人加上“您也許知道(A s you probably know)”，語氣就變得緩和了。因為這一方面表明我方沒有亂說，另一方面又肯定了對方對市場信息的把握能力。這種強調共同觀點的做法(哪怕實際情況并非如此)，可以抬高對方使其自尊心得到極大的滿足，從而在某種程度上可以消除對手的競爭意識，解除對手心理上的抵觸情緒。6.“但是(bu t)”的用法盡量避免使用“yes...，but...”的句型，因為這聽起來就象是在拒絕。這一結構的比較好的表達是“yes...，and...”或“yes...，therefore...”.這種結構在口頭表達中用得較多，但書面語一樣可用。比如:口頭表達:(14)A:You p robab ly know tha t ou r drillers a re by fa rthe best in Eu rop e，and p robab ly，in the w o rld.(你方也許知道，迄今為止，我公司產品在歐洲，也許在全世界，都是最好的。)B:Yes.A nd you r p rice is by fa r the h ighest.(是的。而且目前為止你方價格也是最高的。)書面表達:(15)(Yes)W e don’t deny tha t you r drillers a re of topqua lity.(T herefo re)If you cou ld go a little low er，w e’d giveyou the o rder righ t aw ay.([是的]我方并不否認貴公司產品的優良品質。[所以]如果你方能稍微降低價格，我們愿意馬上訂貨。)這一表達實際上就是一個“yes...，therefore...”的結構。它用肯定推理的方式，既對對方的說法予以禮貌的回應，又委婉地提出了己方的要求。對方在情感上是容易接受的。7.同義詞的選用英語中有許多詞在語義上相同或近似，但在語用上卻有明顯的差別。這些詞的恰當使用可以使書信語言的修辭效果達到較好的境界。下文略舉幾例:1)requ ire，dem and及request“require”表“需求”、“要求”，常表示出某種權利或某種權威。“demand”表“要求”、“請求”，常表示出語氣比較生硬，似乎有某種權利或者似乎在下命令?！皉equest”也表“請求”，但語氣委婉，禮貌。所以，商務語言中常使用的是“request”，或“as re2quested”或“You a re k indly requested”。2)po ssib le與p robab le“possible”表示有可能，但不肯定，而“probable”卻很確定，強調很有可能成為事實。3)a s to與a s fo r兩者都表示“關于”，但“as for”則主要用于提及麻煩事。4)be liab le fo r與be respon sib le fo r“be liable for”主要表示“對……負(法律)責任”，而“berespon sib le fo r”則主要表示“對……負有(賠償)責任”。商務語言中更常用的是后者而不是前者，因為交易的目的主要是經濟利益。5)riva l與com p etitive“rival”指“競爭的”、“對抗的”，而“competitive”則指“有競爭力的”。前者強調對立性，后者強調重在參與競爭。比如，“ri2va l p roducts”是“競爭對手的產品”而“com p etitive p roducts”則是“有競爭力的產品”。6)difficu lt，im po ssib le及no po ssib le“difficult”是泛指做事難，“impossible”則是相當難，而“nopo ssib le”則是難得一點可能性都沒有了。需要說明的是“im 2po ssib le”的詞典釋義是“canno t be done”，但實際應用中則應理解為“幾乎不可能”。也就是說，在條件充足的情況下是有可能(實現)的。四、結束語語氣是一種副語言，它對有聲語言和書面語言均有很重要的影響。要使我們的書信內容被對方接受，必須要考慮對方的感情，把握好寫信的語氣。有時需要委婉禮貌，有時又需要果敢堅決。有的時候要用陳述語氣，有的時候則需用疑問語氣?？傊?，同樣的內容，不同的語氣，表達效果就很不一樣。在商務書信的交往中，富于情感的語言，委婉禮貌的語氣必須貫穿于整個交際過程。

參考文獻

[1]多湖輝.語言的魔術師[M].高湘蓉譯.北京:商務印書館國際有限公司，2002.

[2]瑪麗·特納，羅泊特·亞伯拉罕森.商務英語寫作[M].劉舟，趙毅譯.西安:世界圖書出版公司，1999.[3]甘長銀.論商業書信的語用準則[J].四川三峽學院學報，1999(6).